Проблемы мобильных стеллажей

Время от времени на международном форуме (листе рассылки) специалистов по управлению документами RECMGMT-L (  https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L ) проходят очень содержательные обсуждения важных для практиков вопросов.

15 сентября 2016 года Кармен Лоу (Carmen Lowe) задала коллегам следующий вопрос (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1609C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=1185 ):

У нас есть клиент, который рассматривает вопрос об установке системы мобильных стеллажей с целью максимизировать площади хранения. Они уже получили смету от местной фирмы, которая будет устанавливать рельсовую систему мобильных стеллажей компании Montel ( http://www.montel.com/en ).

Я обращаюсь к Вам с тем, чтобы узнать, есть ли какие-либо извлеченные из опыта уроки, плюсы / минусы, или же факторы, которые необходимо принять во внимание при переходе на такие системы и при их использовании. Советы не обязательно должны быть связаны с продукцией конкретной компании, и я буду признательна за любые соображения по части установки и использования системы мобильных стеллажей.

Заранее большое спасибо,

Кармен Лоу
Документновед-архивист отдела государственных документов Архивов провинции Манитоба, Канада

Ниже приведена сводка полученных от коллег ответов.

Если пол ровный, можно увеличить емкость стеллажей

У них есть новый вариант рельсов – это рельсы, которые крепятся к полу. Если пол достаточно ровный и отвечает стандартам компании, они просто приладят их к полу. В этом случае не нужно делать фальшпол, и в результате можно получить дополнительную полку.

Сюзан Бимер (Susan Beamer)

Главная проблема - прочность пола и предельная нагрузка на него …

Позаботьтесь, чтобы пол под стеллажами был укреплен. В противном случае Вы рискуете его повредить, и он потенциально может обрушится от веса подвижных стеллажей. Если Вы располагаетесь на первом этаже, то данный вопрос может быть менее острым, но даже если у Вас подвал или нечто подобное, проблема всё равно может возникнуть.

Дженни Дюбин-Роден (Jennie Dubin-Rhodin)

… в том числе динамическая

Наиболее серьёзной проблемой, с которой мне приходилось сталкиваться при установке мобильных стеллажей, был вопрос прочности пола в случае динамической нагрузки на него.

Будут ли стеллажи устанавливаться на первом этаже или в полуподвале, где имеются основательные, способные выдерживать большую нагрузку конструкции пола? Или же система устанавливается на верхнем этаже здания?

Нужно обязательно провести инженерный анализ способность пола выдерживать динамические нагрузки при работе полностью загруженных стеллажей. Динамическая нагрузка гораздо более критична, чем статическая нагрузка на пол от мебели и оборудования, поскольку стеллажи будут перемещаться по полу. В высотных зданиях ряды полок также следует устанавливать перпендикулярно к опорным балкам пола, с тем, чтобы равномерно распределить вес по балкам. В прошлом нам пришлось перепроектировать ряд помещений, чтобы решить этот вопрос, а также отказаться от части планируемых мобильных стеллажей, чтобы остаться в допустимых пределах веса.

Томас Майерс (Thomas L. Myers)

… и в случае намокания документов

Если у Вас имеются спринклеры в помещении, где будут установлены стеллажи, не забудьте учесть дополнительный вес, который добавится к весу системы в случае, если спринклеры заработают при пожаре. 

Билл Роуч (Bill Roach)

Необходимость аккуратно размещать материалы на полках

Мобильные стеллажи невероятно полезны, поскольку позволяют практически удвоить количество полок на той же площади, но у них есть та особенность, что единицы хранения не могут по размеру превышать глубину самой полки. Я имею в виду то, что никакая часть короба не может свисать с полки, или иначе Вы не сможете закрыть секцию.

Дженни Дюбин-Роден (Jennie Dubin-Rhodin)

Удобство доступа к документам

Позаботьтесь о том, чтобы документы - хранятся ли они в коробах или просто сложены на полке - находились на подходящей высоте для людей, которые работают в центре хранения документации и будут с этими документами иметь дело.

У нас есть лестница на колёсах, и наша система мобильных стеллажей отвечает прочим требованиям по высоте, связанным с системами пожаротушения и и т.д. Но, когда я вижу в нашей базе данных, что нужный короб зарегистрирован на верхней полке секции, перспектива его доставать никогда меня не радует, особенно если он тяжелый. Наши мобильные стеллажи при проектировании имели ограничения на горизонтальный размер. Я бы предпочел, чтобы по высоте они были ниже на одну полку. Мы можем справиться с этой проблемой, но я всегда напоминаю нашим людям действовать не торопясь и аккуратно, доставая короба с двух верхних полок.

Роб Сайболт (Rob Seibolt)

Самым большим раздражителем в нашем хранилище документов является то, что мы можем единовременно открыть только один проход. Это означает, что если в стеллажной системе должны работать несколько человек, им приходится работать в одном и том же проходе - и лучше, чтобы у них были по-настоящему дружеские отношения!

Лора Чэпмен (Laura Chapman)

Проблемы с освещением

Один из уроков, через который мы прошли какое-то время назад, был связан с освещением и расположением в помещении стеллажного оборудования. К сожалению, к проекту установки стеллажей меня привлекли уже впоследствии, - в общем, создаваемые при работе мобильных стеллажей проходы были перпендикулярны (а не параллельны) рядам светильников на потолке, и в этих проходах возникали очень тёмные зоны. Почти невозможно было что-либо увидеть или прочитать на нижних полках, так что в итоге мы вместо хранения дел стали использовать их для складирования различных объектов.

Эрл Джонсон (Earl Johnson)

Если у вас освещение проложено с севера на юг, а стеллажи перемещаются в направлении восток-запад, то света Вам может хватать ... Если же они идут в одном направлении, то стеллажи могут перекрыть освещение.

Ларри Медина (Larry Medina)

Спринклеры

Позаботьтесь о том, что Вы понимаете требования норм пожарной безопасности в отношении соответствующего расстояния между верхней полкой и головками спринклеров, которые могут быть установлены в Вашем хранилище документов.

Эрл Джонсон (Earl Johnson)

Если стеллажи мешают спринклерам функционировать правильно, у Вас есть проблема с защищённостью документов. Кроме того, Вы должны обеспечить зазор как минимум в 18 дюймов (46 см) от верха стеллажей до нижней части спринклерных головок.

Ларри Медина (Larry Medina)

Риск быть зажатым в проходе

Пользователи также должны быть осторожными и проверять, что замки должным образом сработали – чтобы людей по ошибке не сплющило между полками (Да, я говорю это по личному опыту. К счастью, мой коллега услышал мой визг и перестал пытаться открывать нужный ему ряд. Он не понял, что я нахожусь в проходе, а я не заметила, что замок не был установлен должным образом).

Дженни Дюбин-Роден (Jennie Dubin-Rhodin)

Дополнительные меры безопасности

Мы также можем заблокировать определенные секции, чтобы никто не мог их открыть, но это фактически оказалось пустой тратой денег, поскольку доступ в помещение в любом случае ограничен.

Сюзан Бимер (Susan Beamer)

Соблюдение правил пожарной безопасности

Требования норм пожарной безопасности налагают очень серьезные ограничения на возможность использовать пространство помещения. Мне пришлось привлекать архитектора, чтобы убедиться в соблюдении всех требований, предъявляемым к расстояниям до дверей / дверных проемов, потолка / спринклеров и т.д.

Сюзан Бимер (Susan Beamer)

Вам реально необходимо, чтобы на проект взглянул лицензированный инженер по противопожарной безопасности. Короба бумаги образуют значительную горючую массу, и проектирование системы обнаружения и тушения пожара следует считать  не менее важным, чем решение вопроса о нагрузке на пол.

Фредерик Гревин (Frederic J.  Grevin)

Необходимость правильно оценить затраты при выборе решения

Мобильные стеллажи стоят дорого, а если учесть и другие факторы, на которые указали коллеги - укрепление пола, проблемы пожаротушения и т.д., - то затраты могут ещё сильнее увеличиться. Будем надеяться, что в Вашей организации в каком-то виде сделали сопоставление затрат и выгод, и уверены в том, что установка мобильных стеллажей является наилучшим вариантом.

Дэвид Лоури (David F. Lowry)

Источник: лист рассылки RECMGMT-L
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L