среда, 14 сентября 2016 г.

Готовящиеся стандарты ИСО: Документационный анализ в целях управления документами


Данная заметка, подготовленная руководителями рабочей группы WG15 технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО) – координатором группы (convenor) Касси Финдлей (Cassie Finslay) из Австралии и руководителем проекта (project leader) Ваутом ван дер Рейденом (Wout van der Reijden), представляющим Голландию, - была опубликована на новом сайте подкомитета 5 сентября 2016 года.

Касси Финдлей и Ваут ван дер Рейден

В новой редакции международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Управление документами» подчеркивается важность ключевой профессиональной практики анализа деловых процессов организации с точки зрения управления документами и экспертизы ценности документов (далее документационный анализ – appraisal). Понимания, что в разных регионах мира эта практика понимается по-разному, на недавней встрече в мае 2016 года членов технического подкомитета SC11 в Веллингтоне, Новая Зеландия, было принято решение о подготовке технических спецификаций ISO/TS 21946 по документационному анализу, которые будут поддерживать стандарт ISO 15489-1:2016.

Мой комментарий: Статус «технических спецификаций ИСО» примерно соответствует статусу предстандарта, используемому другими органами по стандартизации.

В обновленном стандарте ISO 15489 термин «appraisal» (традиционно понимаемый как «экспертиза ценности документов» - Н.Х.) трактуется как анализ условий деловой деятельности (делового контекста), деловой активности и рисков, проводимый с целью принятия на его основе решений о том, какие документы следует создавать и захватывать (сохранять), и как обеспечить надлежащее управление документами во времени.

Стандарт в качестве основных элементов документационного анализа рассматривает:
  • Углубление понимания характера деловой деятельности, её правовых условий, ресурсного обеспечения и соответствующей технологической среды; и

  • Использование оценки риска для определения того, какие документы должны быть созданы и как ими следует управлять, чтобы исполнить весь спектр требований к документам. Эта работа включает, в том числе:

    • оценку рисков, в целом влияющих на деловую деятельность, и

    • оценку рисков, которыми можно управлять посредством создания документов, их сбора (захвата) и управления ими.
Большинству специалистов, работающих с документами, знакомы различные итоговые документационного анализа: это иерархическая классификационная схема для деловых функций и видов деятельности; анализ рабочих процессов; сформулированные требования к документам; оценки риска.

В конечном счете, документационный анализ позволяет разработать меры, средства и инструменты контроля и управления документами, включающие перечни документов с указанием сроков хранения и выполняемых по их истечении действий, классификационные схемы, номенклатуры и т.д. Документационный анализ позволяет собрать информацию о создании и управлении документами, которая в дальнейшем используется при проектировании и внедрении новых систем и процессов. Важно отметить, что документационный анализ является не разовым упражнением, а регулярно повторяемым действием.

Рабочая группа WG15 технического подкомитета TC46/SC11 работает над созданием документа, который более подробно расскажет (по сравнению с ISO 15489-1:2016 – Н.Х.) обо всех элементах эффективной программы документационного анализа, в том числе о следующих:
  • Определение области охвата и целей деятельности по проведению документационного анализа;

  • Методы анализа делового контекста и деловой деятельности;

  • Источники, используемые при выявлении требований к документам;

  • Оценка рисков в контексте управления документами; и

  • Управление документацией, создаваемой в процессе документационного анализа, и версиями получаемых результатов.
Нашей целью является подготовка практичного ресурса с использованием примеров, отражающих различные условия ведения деловой деятельности.

Касси Финдлей и Ваут ван дер Рейден

Источник: сайт технического подкомитета ISO/TC 46/SC 11
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/ongoing/appraisal-for-managing-records.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий