Управление документами – ключевой элемент обеспечения непрерывности деловой деятельности

Данная заметка была опубликована 4 августа 2015 года на южноафриканском сайте ежедневных новостей ИТ-отрасли ежедневно Южная Африка «IT-Online».

Хорошее управление документами имеет решающее значение для успешного обеспечения непрерывности деловой деятельности - и наоборот; одно без другого находится под угрозой, говорит Луиза Вентер (Louisa Venter), старший консультант по корпоративному управлению информацией компании Datacentrix и председатель Южно-Африканского технического комитета по стандартизации SABS TC46D, зеркального техническому комитету ИСО TC46 «Информация и документации».

Обеспечение непрерывности деловой деятельности можно определить как способность организации продолжать поставки товаров или услуг на приемлемом, заранее установленном уровне после деструктивного инцидента, прервавшего нормальную деловую деятельность.

Далее, менеджмент непрерывности деловой деятельности (business continuity management, BCM) – это процесс достижения непрерывности деловой деятельности и подготовки организации к реагированию на деструктивные инциденты, которые в противном случае могли бы помешать организации в достижении ею своих целей.

Система менеджмента непрерывности деловой деятельности (business continuity management system, BCMS) представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, используемых организацией для формирования, внедрения, эксплуатации, мониторинга, анализа, поддержки и совершенствования своих возможностей по обеспечению непрерывности деловой деятельности. Эти элементы включают в себя кадры, политики, планы, процедуры, процессы, структуры и ресурсы.

Основные задачи системы менеджмента непрерывности деловой деятельности BCMS заключаются том, чтобы выявить текущие и будущие угрозы для организации и управлять ими, используя проактивный (профилактический) подход для минимизации последствий этих угроз; поддерживать работоспособность критически-важных подразделений и служб во время кризисов, сократить время простоев и ускорить восстановление нормальной деловой деятельности после инцидентов.

Именно здесь управление документами становится критически-важным для успешного решения задачи по обеспечению непрерывности деловой деятельности. Память организация содержится в её документах. Помимо содействия эффективным действиям организации в ходе её повседневной деятельности, в случае катастрофы заключенные в документах организации информация и знания становятся ключевым фактором для её выживания.

Организациям поэтому следует интегрировать свою систему менеджмента документов с системой менеджмента непрерывности деловой деятельности, так как эти две системы дополняют друг друга.

Система менеджмента документов помогает:

• Эффективно вести деловую деятельность и оказывать услуги;


• Исполнять законодательно-нормативные требования и требования по подотчетности;


• Оптимизировать процесс принятия решений, согласованность и непрерывность оперативной деятельности организации;


• Обеспечить защиту и поддержку в случае судебных споров и разбирательств;


• Сохранить корпоративную и коллективную память; и


• Действовать, проявляя социальную ответственность.

В контексте деловой деятельности очень важно, чтобы при менеджменте непрерывности деловой деятельности учитывалось значение управления документами, на основе общего понимания тех условий, в которых компания действует и управляет своими документами, включая аспекты управления документами, связанные с безопасностью и управлением рисками.

Опубликованный Международной организацией по стандартизации стандарт ISO 22313:2012 «Социальная безопасность. Системы менеджмента непрерывности деловой деятельности. Руководство» (Societal security - Business continuity management systems - Guidance) содержит рекомендации для организаций по планированию усилий в области обеспечения непрерывности деловой деятельности, включающие вопросы управления документами.

Мой комментарий: Как ожидается, скоро будет опубликован ГОСТ Р ИСО «Менеджмент непрерывности деятельности. Руководство по внедрению» на основе ISO 22313:2012. «Парный» стандарт ISO 22301:2012 «Безопасность общества – Системы менеджмента непрерывности деловой деятельности – Требования» (Societal security - Business continuity management systems – Requirements) уже адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 22301-2014 «Системы менеджмента непрерывности бизнеса. Общие требования», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=8&year=2015&search=22301&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=180203 (см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/iso-223132012.html ).

Данный международный стандарт поможет организациям разработать систему BCMS, соответствующую её нормативно-правовым, организационных и отраслевых потребностям, а также – помимо групп менеджмента риска и ИТ - потребует привлечения специалистов по управлению документами и информацией с тем, чтобы помочь улучшить практику управления документами и информацией в рамках процесса непрерывного совершенствования.

В то же время внедрение этого стандарта потребует от специалистов по управлению документами пересмотреть выполняемые ими обязанности, выйти за рамки привычной сферы делопроизводства и начать играть роль более стратегического плана, внося больший вклад в реализацию плана компании по обеспечения непрерывности её деятельности.

Источник: сайт IT-Online
http://it-online.co.za/2015/08/04/records-management-key-for-business-continuity/