Использование электронных документов при проведении собраний акционеров

Работа с акционерами всегда была достаточно трудоемкой, поскольку до сих пор её можно было вести только с использованием документов на бумажных носителях. Для обществ, насчитывающих тысячи и десятки тысяч акционеров, исполнение установленных законодательных требований нередко выливалось в солидные финансовые затраты.

Федеральный закон от 29 июня 2015 г. № 210-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» расширил предусмотренные федеральным законом от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» возможности применения информационных технологий при взаимодействии органов управления акционерного общества с его акционерами. Эти изменения вступят в силу с 1 июля 2016 года.

Законодательством теперь допускается возможность дистанционного участия акционеров в собрании. Статья 49 закона дополнена новым пунктом:

Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 49. Решение общего собрания акционеров

11. При проведении общего собрания акционеров в форме собрания (совместного присутствия акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) могут использоваться информационные и коммуникационные технологии, позволяющие обеспечить возможность дистанционного участия в общем собрании акционеров, обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, без присутствия в месте проведения общего собрания акционеров.

Обществам предоставлено право определить, каким образом оно будет доводить до своих акционеров информацию о проведении общего собрания (п.1.2, ст. 52):

Статья 52. Информация о проведении общего собрания акционеров

1.2. Устав общества может предусматривать один или несколько из следующих способов доведения сообщения о проведении общего собрания акционеров до сведения лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и зарегистрированных в реестре акционеров общества:

1) направление электронного сообщения по адресу электронной почты соответствующего лица, указанному в реестре акционеров общества;

2) направление текстового сообщения, содержащего порядок ознакомления с сообщением о проведении общего собрания акционеров, на номер контактного телефона или по адресу электронной почты, которые указаны в реестре акционеров общества;

3) опубликование в определенном уставом общества печатном издании и размещение на определенном уставом общества сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» либо размещение на определенном уставом общества сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Мой комментарий: Размещение информации на определенном уставом сайте как основной способ оповещения – это новый подход, очень удобный для общества. Информация размещается один раз в единственном экземпляре, и к ней сразу получают доступ все акционеры. При этом снимается проблема сбора доказательств оповещения каждого отдельного акционера, не нужно следить за актуальностью их контактной информации.

В случае направления информации в электронном виде доказательства ее направления придется хранить пять лет.

Статья 52. Информация о проведении общего собрания акционеров

1.3. Общество должно хранить информацию о направлении сообщений, предусмотренных настоящей статьей, пять лет с даты проведения общего собрания акционеров.

В сообщении о проведении общего собрания акционеров (п.2) теперь будет указываться адрес электронной почты, по которому могут направляться заполненные бюллетени, и/или адрес сайта, «на котором может быть заполнена электронная форма бюллетеней, если такие способы направления и/или заполнения бюллетеней предусмотрены уставом общества».

Если это предусмотрено уставом или внутренним документом общества, регулирующим порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, то информация должна быть доступна для ознакомления имеющим право на участие в общем собрании лицам также и на сайте общества, в том числе и во время проведения собрания.

При подготовке к проведению общего собрания совет директоров (наблюдательный совет) общества должен определить адрес электронной почты, по которому могут направляться заполненные бюллетени, и/или адрес сайта, на котором может быть заполнена электронная форма бюллетеней, а также (ст. 54) форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями и формулировки решений по вопросам повестки дня общего собрания, которые должны направляться в электронной форме номинальным держателям акций, зарегистрированным в реестре акционеров общества.

В статье 58 «Кворум общего собрания акционеров» уточнено, что принявшими участие в общем собрании считаются зарегистрировавшиеся для участия в нем (в том числе на сайте) акционеры, а также акционеры, электронная форма бюллетеней которых заполнена на сайте не позднее двух дней до даты собрания.

Принявшими участие в общем собрании акционеров, проводимом в форме заочного голосования, считаются акционеры, бюллетени которых получены или электронная форма бюллетеней заполнена на сайте до даты окончания приема бюллетеней.

Направление бюллетеней для голосования (п.2 ст. 60 «Бюллетень для голосования») также возможно в виде электронного сообщения по адресу электронной почты лица, указанному в реестре акционеров общества, если такой способ направления бюллетеней предусмотрен уставом. Бюллетень может быть заполнен в электронном виде на сайте:

Ст. 60. Бюллетень для голосования

4. … Уставом общества может быть предусмотрено заполнение электронной формы бюллетеней лицом, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, на сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», адрес которого указан в сообщении о проведении общего собрания акционеров. Заполнение электронной формы бюллетеней на сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» может осуществляться акционерами в ходе проведения общего собрания акционеров, если они не реализовали свое право на участие в таком собрании иным способом. При заполнении электронной формы бюллетеней на сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» должны фиксироваться дата и время их заполнения.   

Кроме того, предусмотрено, что зарегистрированные в реестре акционеров лица могут подавать регистратору общества в электронном виде, подписав их квалифицированной электронной подписью, следующие документы:

• Заявление о приобретении размещаемых ценных бумаг (п.3.1 ст.41);


• Требование о выкупе акций, отзыв такого требования акционером (п.3 ст. 76).

Правилами ведению реестра регистратором общества может быть предусмотрена возможность подписания документов простой или неквалифицированной электронной подписью. В этом случае электронный документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Мой комментарий: Если акционерные общества решат использовать электронное взаимодействие с акционерами, то в первую очередь нужно будет обратить внимание на тщательное документирование всего процесса взаимодействия. Кроме того, принимая решение об использовании электронных бюллетеней, сразу же следует продумать вопрос об их хранении, поскольку в Перечне типовых управленческих документов для них установлен постоянный срок хранения.

Для справки. Общество обязано хранить бюллетени для голосования (абз.9 п.1 ст.89 федерального закона «Об акционерных обществах»).

В информационном письме ФКЦБ РФ от 28 ноября 2000 года№ ИК-07/6364 «О сроках хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров акционерных обществ» было сообщено, что решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России (Росархиве) от 26 октября 2000 года был  установлен следующий срок хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях - до прекращения деятельности акционерного общества.

В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, в примечании к статье 18 (и) «Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним: общих собраний акционеров, пайщиков» указано: «Бюллетени голосования - до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК».

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=181911