Как руководству коммерческих организаций и специалистам по управлению документами понять друг друга?

Недавно хорошо известная компания «Айрон Маунтен» (Iron Mountain) выложила на своём сайте аналитический отчет по результатам проведенного в 2015 году глобального исследования, охватившего 900 организаций с численностью персонала от 299 до 999 человек. Ставилась задача выяснить, в какой степени коммерческие организации ценят профессионалов по работе с информацией (имелись в виду специалисты по управлению документами), которые сейчас столь тесно взаимосвязаны с их процессами и системами.

Отчет под названием «Преодоление непонимания – Нахождение деловыми лидерами и специалистами по управлению документами общего языка» (Overcoming the Disconnect – Establishing Shared Ground between Records Managers and Business Leaders) объёмом 6 страниц можно свободно скачать, при условии предоставления данных о себе, по адресу: http://www.ironmountain.com/Knowledge-Center/Reference-Library/View-by-Document-Type/White-Papers-Briefs/O/Overcoming-the-disconnect.aspx

В резюме отчета сказано следующее:

«На специалистов по управлению документами и информацией ложится ответственность за контроль над информацией от момента её создания и до её уничтожения. Они знают, какая информация существует, кто имеет или имел к ней доступ, где она находится, насколько она защищена и когда приходит время провести, с соблюдением надлежащих мер безопасности, её надёжное уничтожение. Выполняемая ими роль жизненно важна для тех организаций, которые хотят извлечь из информации максимум отдачи и сохранить её в безопасности, соблюдая при этом законодательно-нормативные требования.

Однако, по мере всё большего усложнения информационного ландшафта, появляются признаки того, что действующие в традиционных рамках своей профессии специалисты по управлению документами и информацией рискуют оказаться отодвинутыми на второй план.

Компания Iron Mountain организовала проведение исследования, в рамках которого изучается, какое место в современном информационном ландшафте занимают специалисты по управлению документами и информацией и насколько хорошо они подготовлены к тому, чтобы реагировать на потребности бизнеса в будущем.

Результаты показали недостаточную осведомленность высшего руководства коммерческих организаций о том, какую работу выполняют представители этой профессии. Сами специалисты по управлению документами и информацией, в свою очередь, имеют смутное представление о том, что нужно сегодня бизнесу от имеющейся у него информации.

Результаты также показывают дефицит тех навыков и знаний, которое могут потребоваться специалистам по управлению документами и информацией в течение ближайших нескольких лет.

В Европе мнения лидеров бизнеса и специалистов по управлению документами и информацией относительно того, какие знания и навыки будут иметь важнейшее значение в будущем, по большей части сходятся. В число таких навыков входит способность анализировать информацию и извлекать из неё новые знания, а также умение мыслить стратегически и понимать цели и задачи основной деловой деятельности.

Несколько иная картина предстаёт в США, где принимающие деловые решения лица и специалисты по управлению документами и информацией также ставят аналитические способности во главе своих списков, но затем расходятся в остальных приоритетах, причём последние придают большее значение исполнению законодательно-нормативных требований и ИТ-навыкам.

Исследование показывает, что организации, желающие в полной мере извлечь отдачу из своей информации, должны вкладывать средства в обучение навыкам и в поддержку специалистов по управлению документами и информацией.

На специалистах по управлению документами и информацией лежит своя доля ответственности: они должны сделать выполняемую ими роль более видимой и востребованной, выйти за рамки деятельности, ориентированной на обеспечение доступа и исполнение законодательно-нормативных требований, и в большей степени обращать внимание на получение деловой отдачи, стремясь обеспечить «возврат на информацию» на каждом этапе её жизненного цикла.»

Источник: сайт компании Iron Mountain
http://www.ironmountain.com/Knowledge-Center/Reference-Library/View-by-Document-Type/White-Papers-Briefs/O/Overcoming-the-disconnect.aspx