Бумажные и электронные копии документов в делопроизводстве в органах государственной власти Саратовской области

Несмотря на настойчивое стремление перевести всю свою деятельность в электронный вид, в настоящее время органы государственной власти пока работают в смешанном документообороте. Это отражается в нормативно-правовых актах, поскольку постоянно требуется либо переводить бумажные документы в электронный вид, либо создавать копии электронных подлинников на бумажных носителях.

В «Положении о системе электронного документооборота Правительства области», утвержденном постановлением Правительства Саратовской области от 16 июня 2015 года № 292-П, предусмотрено использование в работе:

• Электронных копий бумажных документов;


• Бумажных копий электронных документов.

Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с ними не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование содержащейся в них информации (п.4).

Порядку работы участников СЭД с бумажными копиями посвящен целый раздел положения (раздел VII).

Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии (п.61). Бумажная копия  должна содержать обязательную отметку: «Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью (указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего) (п.62).

Мой комментарий: Хорошо, если эта информация будет размещаться на копии документа автоматически. А вот если такие отметки нужно будет проставлять вручную, то могу лишь посочувствовать коллегам.
Также бумажная копия должна содержать на каждом листе следующие обязательные данные:

• Номер и дата регистрации электронного документа;


• Дата и время распечатки копии с указанием наименования организации, фамилии и инициалов лица, ее заверившего.

Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными (п.63).

Мой комментарий: Термин «аутентичный» имеет в профессиональной речи два различных значения, поэтому, возможно, стоило бы уточнить, что именно имелось в виду :)

Заверение бумажных копий осуществляется уполномоченными лицами из числа сотрудников соответствующей организации, выпустившей электронный документ (п.64).

В целях учета лиц, имеющих право заверять копии, полученные посредством распечатки электронных документов из СЭД, оператором системы формируется реестр уполномоченных лиц (п.65), которые приказом соответствующих участников СЭД уполномочены на заверение бумажных копий (п.66).

Основаниями для включения уполномоченных лиц в реестр и исключения из него является приказ о наделении сотрудника соответствующего участника СЭД полномочиями на заверение бумажных копий электронных документов (п.67).

Для внесения сведений об уполномоченном лице в реестр или исключения уполномоченного лица из реестра в адрес оператора системы участник СЭД направляет следующие документы (п.68):

• Заверенную в установленном порядке копию приказа о наделении сотрудника соответствующего участника СЭД полномочиями по заверению бумажных копий;


• Заявление о включении сведений о уполномоченном заверять сотруднике бумажные копии;


• Заявление об исключении сведения о сотруднике.

На основании поступивших от участников СЭД и зарегистрированных в установленном порядке документов в реестр вносятся следующие сведения об уполномоченном лице (п.69):

• Должность, фамилия, имя, отчество;


• Дата начала и истечения срока полномочий по заверению документов, реквизиты приказа участника СЭД.

Мой комментарий:  С моей точки зрения, предложенная процедура слишком забюрократизирована и не будет способствовать повышению эффективности работы. Возникает также вопрос, зачем требуется распечатывать хранящиеся в СЭД документы. Процедура заверения копий документов в наших организациях налажена достаточно хорошо, поэтому, как мне кажется, именно ее и нужно было взять за основу.

Как известно, чем сложнее и неудобнее правила, тем чаще их будут нарушать :)

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW358;n=85466