США: Национальные Архивы опубликовали Бюллетень 2015-02 по управлению электронными сообщениями

29 июля 2015 года на сайте Национальных Архивов США был опубликован адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти Бюллетень 2015-02 «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages), подписанный Архивистом США Дэвидом Ферьеро (David S. Ferriero).

О разработке этого документа, который для федеральных органов является нормативным, я уже писала, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/blog-post_60.html . Ниже приведены выдержки из этого документа.

Какова цель этого бюллетеня?

Данный бюллетень содержит рекомендации по управлению документами, относящиеся к электронным сообщениям. В частности, Бюллетень охватывает обмен текстовыми сообщениями, чат / мгновенные сообщения, функциональные средства обмена сообщениями в инструментах и приложениях социальных сетей,  голосовые сообщения и аналогичные системы обмена электронными сообщениями. Существует множество разнообразных систем и инструментов, создающих такие  сообщения. Данный бюллетень поможет федеральным органам исполнительной власти разработать стратегии управления их электронными сообщениями.

Данный бюллетень не содержит указаний по управлению электронной почтой.

Могут ли электронные сообщения быть федеральными документами?

Электронные сообщения, созданные или полученные в рамках деловой деятельности федерального органа исполнительной власти, являются федеральными документами. Как и для всех прочих федеральных документов, этим электронным сообщениям должны быть установлены сроки хранения и действия по истечении этих сроков. Некоторые типы электронных сообщений, такие, как сообщения электронной почты, с большей вероятностью содержат существенную информацию и, как следствие, может потребоваться сохранять их в течение нескольких лет или даже постоянно.

На данный момент текущая практика деловой деятельности такова, что другие виды электронных сообщений, такие, как сообщения в чате и текстовые сообщения, скорее всего содержат сиюминутную информацию или информацию, сохраняющую свою ценность в течение очень короткого периода времени. Несмотря на это, федеральные органы должны захватывать эти документы и управлять ими в соответствии с федеральными законодательно-нормативными требованиями и политиками в области управления федеральными документами. Поскольку характер использования электронных систем обмена сообщениями с течением времени меняется, федеральным органам потребуется пересматривать и обновлять соответствующие политики и процедуры.

Как федеральным органам исполнительной власти следует решать проблемы управления документами, связанные с использованием электронных сообщений?

Федеральные органы могут использовать приведенный ниже перечень мер для того, чтобы выявлять, захватывать электронные сообщения и управлять ими:

• Разработайте политики использования электронных сообщений, в которых дается ответ на некоторые из перечисленных выше (в пункте 5 Бюллетеня – Н.Х.) проблем;


• Обновляйте политики при развертывании в федеральном органе новых инструментов или в случае, когда органу станет известно об использовании нового инструмента его сотрудниками;


• Обучайте сотрудников выявлять и захватывать документы, созданные при использовании учетных записей систем электронных сообщений, в том числе при использовании сотрудниками своих личных или неофициальных учетных записей.


• Настройте системы электронных сообщений так, чтобы поддерживался автоматический захват электронных сообщений и метаданных. Уход от зависимости от индивидуальных пользователей даст возможность повысить способность захватывать сообщения и представлять их.


• Прежде чем согласиться на использование систем электронного обмена сообщениями, подумайте над тем, как условия обслуживания и защиты персональных данных могут повлиять на управление документами. Кроме того, федеральные органы, по возможности, должны обговаривать скорректированные условия, позволяющие им забирать документы из таких систем.


• Используйте для захвата сообщений услуги третьих сторон, таких, как службы,  обеспечивающие захват всех электронных писем, сообщений в чатах и текстовых сообщений, созданных в эксплуатируемых федеральными органами системах обмена электронными сообщениями;


• Убедитесь в наличии возможностей для экспорта из исходной системы электронных сообщений вместе с взаимосвязанными метаданными и присоединенными файлами, в интересах удовлетворения потребностей федерального органа, в том числе в плане обеспечения долговременной сохранности.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html