Новый Южный Уэльс, Австралия: Что новый стандарт по управлению документами означает для электронной деловой деятельности, часть 1

Статья Эммы Харрис (Emma Harris) была опубликована 3 августа 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Фото: David Stanley – «Пара королевских пингвинов» (CC BY 2.0)

В этом году Управление государственных документов штата выпустило новый стандарт по управлению документами ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/records-management - см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/blog-post_90.html - Н.Х.). Новый стандарт предлагает упрощенный подход, рассчитанный на то, чтобы лучше поддерживать электронные деловые процессы государственных органов штата Новый Южный Уэльс в сложных условиях.

Кэтрин Робинсон (Catherine Robinson) недавно выступала по поводу нового стандарта на конференции по вопросам управления документами и информацией. Вот некоторые выдержки из того, что она сказала

Роль Управления государственных документов штата по установлению стандартов

Часть 2 «Закона о государственных документах» (State Records Act) 1998 года включает в обязанности Управления по утверждению стандартов и кодексов наилучшей практики в области управления документами для использования в государственных учреждениях (ст. 13).

Выпущенные Управлением стандарты ориентированы на конечный результат и разработаны с целью улучшить управление документами и делопроизводство в масштабах государственного сектора штата. Для нас это очень важный критерий при разработке стандартов, поскольку мы должны устанавливать такие требования / желаемые результаты, которые могут быть реализованы любой подпадающей под требования данного закона организацией (которые могут быть как очень маленькими со штатом в 10 человек, так и очень крупными с численностью персонала свыше 10 тысяч человек).

Наши стандарты являются обязательными для исполнения, измеримыми и включают минимальные требования по соответствию. Они используются в контрольной деятельности – например, при проведении внутреннего аудита и при оценке сотрудниками Управления государственных документов практики и процессов работы с документами в государственном учреждении.

Особенности разработки нового стандарта

Новый стандарт был специально разработан таким образом, чтобы помочь организациям, работающим как в ныне существующей, так и в только нарождающейся среде управления документами и информацией. В ходе работы над новым стандартом мы стремились принять во внимание следующие ключевые факторы:

• Проведенный нами в 2013 году мониторинг показал, что у организации были серьёзные проблемы с переходом на электронный документооборот и с разработкой хороших практик и процессов.


• В Новом Южном Уэльсе была проведена значительная работа в рамках осуществления стратегии штата в области ИКТ ( http://www.finance.nsw.gov.au/ict/ ). У штата имеется Концепция управления информацией (Information Management Framework, http://www.finance.nsw.gov.au/ict/priorities/managing-information-better-services/information-management-framework ), поддерживающая администрирование и использование государственными органами данных и информации. Гармонизация стандартов управления документами с этой ключевой инициативой очень важно для обеспечения интегрированного подхода к управлению документами и информацией.


• Государственные органы штата Новый Южный Уэльс быстро преобразуют способы ведения деловой деятельности и взаимодействия с обществом. Все чаще деловые процессы являются электронными. Важно, чтобы предназначенные для государственных органов штата стандарты управления документами поддерживали хорошие практики работы с информацией в условиях электронной деловой среды и всё более сложных информационных инфраструктур организаций.

Управление информации в период перехода на электронные технологии может быть трудным и сложным. Имеется множество рисков, которые необходимо смягчить, и в том числе обеспечить, чтобы документы и информация были:

• аутентифицированы и считались надёжными;


• всегда были доступными;


• хранились до тех пор, пока они необходимы деловому подразделению или организации;


• надлежащим образом управлялись и уничтожались либо передавались на архивное хранение.

По мере перехода в электронную среду важно обеспечить продолжение хорошего управления документами и информацией, с тем, чтобы документы поддерживали качественное оказание услуг, принятие обоснованных решений и подотчетность процессов. Критически-важное значение для всей нашей деловой деятельности имеют надежные и заслуживающие доверия документы, которым можно верить и коллективно их использовать.

Стандарт разработан на основе трёх ключевых элементов: полномасштабное управление (Governance), «встроенная» поддержка нужных характеристик (By Design) и режим менеджмента (Management Regime). Сочетание этих трех элементов дает возможность получить надежные и заслуживающие доверия электронные документы и информацию.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2_25.html )

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-new-standard-on-records-management-what-it-means-for-digital-business/