Изучение законодательно-нормативных требований в сфере управления документами показывает, что большинство из них устанавливается, в первую очередь, для того, чтобы контролирующие органы могли изучать документы при проведении проверок и других контрольных мероприятий.
Использование в деловой деятельности электронных документов приводит к необходимости устанавливать соответствующие требования и для них. Поскольку основная, наиболее значимая информация в настоящее время хранится у организаций в базах данных, то неизбежно появление требований регулятора к использованию и хранению информации в базах данных.
«Первой ласточкой» в этом плане стало Положение № 397-П Банка России от 21 февраля 2013 года «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях» (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_23.html и http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_24.html )
Превращение Банка России с 1 сентября 2013 года в мегарегулятора финансового рынка неизбежно приведет к тому, что он будет распространять все свои«обкатанные» при общении с кредитными организациями наработки на других участников финансового рынка.
В декабре 2013 года в Федеральный закон «О негосударственных пенсионных фондах» была введена новая статья «Обеспечение хранения информации о деятельности фонда»,
Федеральный закон от 7 мая 1998 года № 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах»«Положение о порядке создания, ведения и хранения баз данных, содержащих информацию об имуществе, обязательствах негосударственного пенсионного фонда и их движении, а также случаях передачи на хранение в Банк России резервных копий баз данных» было утверждено Банком России 3 июня 2015 года № 471-П и вступило в силу 9 августа 2015 года.
Статья 36.20-1. Обеспечение хранения информации о деятельности фонда
1. В целях хранения информации об имуществе, обязательствах фонда и их движении фонд обязан отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты включения информации в базы данных, и обеспечивать возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день. Порядок создания, ведения и хранения баз данных, содержащих такую информацию, устанавливается Банком России.
Обеспечение хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, осуществляется также путем создания их резервных копий.
2. Банк России в случае возникновения у фонда оснований для аннулирования лицензии либо для назначения временной администрации, предусмотренных федеральным законом, направляет в фонд требование о передаче на хранение в Банк России резервных копий баз данных фонда, ведение которых предусмотрено настоящей статьей. Банк России вправе потребовать передачу на хранение в Банк России резервных копий баз данных фонда, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, в иных случаях, определенных Банком России.
В целях хранения информации об имуществе, обязательствах негосударственного пенсионного фонда и их движении, негосударственный пенсионный фонд обязан отражать в электронных базах данных все операции и иные сделки, в том числе отраженные в регистрах бухгалтерского учета негосударственного пенсионного фонда (п.1.1).
По каждой операции или иной сделке в электронные базы данных должна включаться информация о дате ее осуществления, а также номер аналитического счета, на котором отражены операция или сделка.
Информация об имуществе, обязательствах негосударственного пенсионного фонда и их движении отражается в объектах файловых систем:
- Электронных таблицах;
- Базах данных;
- Файлах электронных образов бумажных документов;
- Текстовых документах;
- Электронных документах;
- и других видах объектов.
Негосударственный пенсионный фонд обязан включать в электронные базы данных информацию о договорах и иных сделках, информацию о первичных учетных документах, отражающих совершение операций либо факты возникновения, изменения или прекращения прав или обязанностей негосударственного пенсионного фонда, а также информацию о документах, определяющих права на имущество, основания возникновения, изменения, перехода, прекращения таких прав, их ограничениях.
Мой комментарий: Данный пункт полностью повторяет аналогичные требования для кредитных организаций
Негосударственному пенсионному фонду рекомендуется включать в электронные базы данных сведения (п.1.5):
- О системе органов управления негосударственного пенсионного фонда, в том числе исполнительных органов, о порядке их образования и их полномочиях, а также принятых ими решениях;
- О распределении полномочий между советом директоров (наблюдательным советом), коллегиальным исполнительным органом и единоличным исполнительным органом;
- О внутренних документах негосударственного пенсионного фонда, принятие которых предусмотрено нормативными актами Банка России;
- Об образовании и полномочиях подразделений негосударственного пенсионного фонда, в компетенцию которых входит принятие решений о совершении сделок, и привитых ими решениях;
- Об учетной политике, принятой негосударственным пенсионным фондом.
Включение в электронные базы данных сведений осуществляется путем:
- Отражения информации о соответствующих документах на бумажных носителях или в электронном виде, и месте их хранения;
- Размещения электронного образа документа (п.1.6).
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=183462
Комментариев нет:
Отправить комментарий