Новый технический отчет ассоциации ARMA International по вопросам управления сроками хранения и действиями по их истечении

Международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International недавно опубликовала новый технический отчет ARMA TR 27-2015 «Управление отслеживанием сроков хранения документов и информации» (Retention Management for Records and Information), см. http://webstore.ansi.org/RecordDetail.aspx?sku=ARMA+TR+27-2015

Отчет заменил ранее действовавший национальный стандарт США ANSI/ARMA 8-2005 с тем же названием, проект которого доступен по адресу http://www.eae.org.gr/Texts/ARMA_RetentionDispositionGuidelinePublicReview0504.pdf .

Данный технический отчет охватывает вопросы, относящиеся к управлению сохранением документов и информации в течение установленных сроков - независимо вида носителей или формата; такое управление организация осуществляет в соответствии с законодательно-нормативными требованиями и потребностями деловой деятельности. Отчет охватывает (не ограничиваясь ими) документы и информацию, хранящиеся как на бумажных /  физических носителях, так и с помощью электронных средств. Также обсуждаются действия, выполняемые по истечении сроков хранения (уничтожение или передача).

Данный технический отчет предназначен для обучения сотрудников по вопросам, связанным с налаживанием и использованием компоненты управления сроками хранения в рамках общей программы управления документами и информацией, играющей ключевую роль в стратегическом управлении информацией в масштабах предприятия.

Отчет адресован архивистам и специалистам по управлению документами и информацией (т.е. педагогам, практикам и поставщикам решений и услуг), а также специалистам других направлений, связанных с полномасштабным управлением информацией, к числу которых ARMA International относит защиту персональных данных, информационную безопасность, ИТ, право, аудит; и заинтересованным представителям основных деловых подразделений организации. Отчет применим в организациях любых секторов и отраслей.

Содержание технического отчета следующее:

Благодарности
Предисловие
1. Введение

• 1.1. Предыстория
• 1.2. Область применения
• 1.3. Назначение

2. Определения

3. Общие сведения об управлении сроками хранения

• 3.1. Процессы
• 3.2. Отдача

4. Управление сроками хранения в рамках организации

• 4.1. Политика
• 4.2. Указания высшего руководства организации 

5. Кадры и ресурсы

• 5.1. Роль специалиста по управлению документами
• 5.2. Роль представителя в структурном подразделении

6. Разработка указаний по срокам хранения

• 6.1. Стратегии
• 6.2. Собеседования с сотрудниками структурных подразделений
• 6.3. Инвентарная опись документов
• 6.4. Определение ценности документов
  • 6.4.1. Административная / оперативная ценность
  • 6.4.2. Налоговая ценность
  • 6.4.3. Правовая ценность
  • 6.4.4. Историческая ценность

7. Составление и утверждение указаний по срокам хранения (перечней)

• 7.1. Компоненты указания по срокам хранения
• 7.2. Утверждение указаний по срокам хранения и взаимосвязанные процедуры

8. Действия, выполняемые по истечении сроков хранения

• 8.1. Методы уничтожения / передачи
• 8.2. Приостановление уничтожения в связи с идущими судебными разбирательствами и расследованиями
• 8.3. Уничтожение документов
• 8.4. Передача документов на долговременное хранение

9. Обучение и исполнение законодательно-нормативных требований (комплаенс)

• 9.1. Обучение
• 9.2. Комплаенс

Приложение A: Ресурсы для подготовки политики по управлению сроками хранения
Приложение B: Формы инвентарных описей документов
Приложение C: Формы указаний по срокам хранения (перечней)
Библиография
Об ассоциации ARMA International

Источник: сайт ANSI / сайт ARMA
http://webstore.ansi.org/RecordDetail.aspx?sku=ARMA+TR+27-2015
https://members.arma.org/eweb/browse.aspx?site=armastore&webcode=product&id=a5c80df0-381a-45ef-9996-5c80087532f5