Многие организации государственного сектора штата Новый Южный Уэльс имеют хорошо налаженные электронные системы управления документами. Поскольку эти системы уже проработали ряд лет, в них содержатся документы, которые можно уничтожить в соответствии с утвержденными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения и действия по их истечении.
Недавно ряд организаций обратился к нам в Управление государственных документов штата, чтобы обсудить требования к сохранению метаданных документов, уничтоженных в таких системах. Были заданы следующие вопросы:
- Какие метаданные нужно сохранять?
- Метаданные какого уровня нужно сохранять? (т.е. должны ли это быть метаданные дел, отдельных документов и т.д.)
- В течение каких сроков нужно сохранять метаданные?
Какие метаданные уничтоженных документов организации следует сохранить?
Стандарт штата по управлению документами (Standard on Records Management, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/records-management ) требует (в Австралии стандарты, выпускаемые архивно-документационными службами штатов, являются обязательными для органов исполнительной власти этих штатов и отчасти для их субподрядчиков – Н.Х.), чтобы государственные учреждения штата хорошо управляли своими документами и информацией. Государственные органы будут соответствовать этому требованию, проводя уничтожение документов и информации систематическим и подотчетным образом, тогда, когда это уместно и допустимо с точки зрения права.
Для того, чтобы отчитаться об уничтоженных документах и информации, государственные органы и учреждения должны сохранять определенные метаданные.
Метаданные дел или метаданные документов?
Многие организации устанавливают сроки хранения на уровне дел (или папок). Сроки хранения и действия по их истечении затем наследуются всеми документами, входящими в состав дела.
Данный подход аналогичен тому, как обычно устанавливаются сроки хранения применительно к бумажным документам.
В бумажном мире организации, как правило, не ведут внутренние описи и реестры, содержащие сведения о каждом документе в составе дела, поэтому при уничтожении бумажного дела они могут сохранить только лишь метаданные о деле в целом, а не о каждом документе в нём.
В электронном мире, однако, многие системы создают такие внутренние описи по умолчанию. Это дает организациям возможность сохранить метаданные на уровне документов в случае, если они будут сохранять ценность для организации с точки зрения возможности отчитаться о судьбе документов по истечении их сроков хранения.
Понимать риски
Если организации начнут регулярно сохранять все метаданные на уровне отдельных документов, они могут в конечном счете оказаться в ситуации, когда будут сохранять столько же (если не больше!) данных, сколько будут уничтожать.
Мой комментарий: Иными словами, основные цели уничтожения в таком случае достигаться не будут – экономия расходов и повышение производительности системы будут не слишком заметными, к тому же может сохраняться риск утечки конфиденциальной информации, сохранившейся в метаданных.
Поэтому организациям следует оценить риски, связанные с их деловой деятельностью, и определить, существуют ли какие-либо типы документов, для которых было бы целесообразно сохранить контрольные метаданные на более детальном уровне, чем уровень дел.
Для определенных процессов с высокой степенью риска сведения о том, какие конкретно документы содержались в уничтоженном деле, могут иметь ключевое значение. В этих случаях сохранение определенных метаданных на уровне документов (таких, как регистрационный номер, название и дата создания) может оказаться целесообразным.
Мой комментарий: Как банковский архивист, я в свой время столкнулась с необходимостью учитывать в составе определенных дел материалы (досье) по отдельным договорам, клиентам и т.д. Такая детализация «промежуточного уровня» очень помогала как в работе экспертной комиссии, так и при общении с проверяющими.
Для других процессов может оказаться достаточным иметь возможность сказать, что конкретный документ находился (или с большой вероятностью находился) в определенном деле, которое было уничтожено.
Знать метаданные
Организациям также следует оценить качество собранных/захваченных на уровне документа метаданных. Их ценность будет зависеть от того, какая информация была получена (введена пользователями или создана автоматически) при вводе документа в систему.
Когда качество метаданных низкое, их сохранение после уничтожения соответствующих документов может не иметь смысла. Если выяснится, что положение дел именно такое, то организация может воспользоваться представившейся возможностью и улучшить качество метаданных на уровне документа для вновь захватываемых документов – дополнительные рекомендации по этому вопросу см. в руководстве «Метаданные для управления документами и информацией» (Metadata for managing records and information, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/metadata-for-managing-records-and-information ).
В течение каких сроков нужно сохранять метаданные после уничтожения тех документов, к которым они относятся?
Согласно типовым перечням с указанием сроков хранения и действий по их истечению для административных документов (перечень GA28, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/retention-and-disposal-authorities/general-retention-and-disposal-authorities/administrative-records-ga28 ) и для документов местных органов власти (перечень GA39, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/retention-and-disposal-authorities/general-retention-and-disposal-authorities/local-government-records-ga39 ), определенные метаданные следует хранить в течение 20 лет после завершения действий с документами:
- «Первичные контрольные документы», включая метаданные, для документов, не подлежащих передаче на государственное архивное хранение (ст.12.9.3 в GA28; ст.16.8.10 в GA39);
- Документы, относящиеся к исполнению решений по действиям, выполняемым по истечении сроков хранения (ст.12.11.1 в GA28; ст.16.8.5 в GA39).
Эти сроки хранения отражают необходимость обеспечить подотчетность организации за уничтожение документов и информации. У организаций должна быть возможность с уверенностью заявить о том, что дело (или определенные документы в составе дела) были законно уничтожены в определенный день на основании конкретного разрешения на уничтожение.
Как обычно, указанные в нормативных документах сроки хранения – это лишь минимальные сроки. Метаданные конкретных документов и информации могут быть нужны в течение более длительных периодов, в зависимости от рисков, связанных с ведением деловой деятельности, и от потенциальной возможности или вероятности того, что организации потребуется представить доказательства уничтожения. Соответствующие сроки должны устанавливаться в зависимости от деловых потребностей организации.
Нам, как всегда, было бы очень интересно узнать у проводивших уничтожение электронных документов государственных органов и учреждений, какие решения Вы приняли относительно сохранение метаданных – какие именно метаданные Вы сохраняете и почему? Каким образом Вы принимали эти решения?
Эмма Харрис (Emma Harris)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/records-and-information-management-faqs-keeping-metadata-after-destroying-digital-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий