Особенности работы нотариусов с электронными документами

Приказом Министерства юстиции РФ от апреля 2014 года № 78 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 года утверждены новые «Правила нотариального делопроизводства», которые заменили Правила, действовавшие с января 2011 года. Новые Правила вступили в силу 6 мая 2014 года.

Правила нотариального делопроизводства устанавливают для нотариусов единый порядок работы с документами, порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также порядок передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют вопросы работы с документами с момента их создания или получения и до передачи их в архив либо уничтожения. Они устанавливают порядок работы с документами, регламентируют вопросы контроля, ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составления номенклатуры дел, подготовки документов к хранению или уничтожению.

Во новом разделе XIV описываются особенности работы нотариусов с электронными документами.

Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы (п.197):

• исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;


• полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п.198).

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности (п.199).

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи осуществляется с использованием средств единой информационной системы (скорее всего, речь идет о единой информационной системе нотариата – Н.Х.) либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Юридическая значимость электронных документов, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса (п.200).

Регистрации подлежат

• Все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки, которые должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в электронном журнале регистрации входящих электронных документов (п.201);


• Исходящие от нотариуса электронные документы, которые должны быть зарегистрированы в день их отправления адресату в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (п.202).

Получение нотариусом на личном приеме электронного документа, необходимого для нотариального производства, подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью:

• Электронный журнал регистрации входящих электронных документов;


• Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие и исходящие электронные документы и электронные журналы регистрации входящих и исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование:

• Зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов;


• Зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов;


• Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов;


• Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях.

Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям. Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на съёмных машинных носителях (CD/DVD - ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации) (п.203).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документ, либо изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе (п.204).

Мой комментарий: Как видим, нормативный документ допускает ситуацию, когда при ведении смешанного делопроизводства у нотариуса могут появиться относящиеся к одному делу документы как на бумажных, так и на электронных носителях. В Правилах совершенно правильно требуется в основном деле привести сведения о месте хранения электронного подлинника. В то же время, с моей точки зрения, этого недостаточно: опыт показывает, что желательно, чтобы либо бумажная, либо электронная часть дела была полной и содержала всю информацию (добавленную в виде копий).

Понятно, что пока что основным будет именно бумажное дело. Поэтому, как мне кажется, нотариусам стоило бы вместе с информацией о месте хранения электронных подлинников помещать в дело соответствующие копии документов на бумажном носителе. В будущем же, вероятно, оптимально будет создавать полную электронную версию дела, сканируя поступающие бумажные документы.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством РФ (п.205).

Мой комментарий: Отмечу, что для бумажных дел и документов подробно регламентирован порядок формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, передачи дел, их уничтожения. Для электронных документов эти вопросы в документе не урегулированы, что для нотариусов может создать определенные проблемы.

Учитывая, что всю переписку нотариуса и все нотариальные документы в электронном виде необходимо подписывать усиленной электронной подписью, возможно, именно нотариусам придется первыми всерьёз решать проблему обеспечения долговременного хранения таких электронных документов.

Источник Консультант Плюс,
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162343