среда, 4 июня 2014 г.

Интервью Рендольфа Кана блогу «Управление документами следующего поколения» о «защитимом уничтожении», часть 1


Интервью Рендольфа Кана (Randolph Kahn) блогу «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management, http://nextgenrm.org/ ), которое взял Дон Людерс (Don Lueders), было опубликовано на этом блоге 19 мая 2014 года. Создатель и владелец консультационной фирмы Kahn Consulting Рендольф Кан хорошо известен в профессиональной среде как оратор, консультант и автор десятков завоевавших популярность книг.

Рэндольф Кан, президент консультационный фирмы Kahn Consulting – очень востребованный автор и оратор международного класса, чьи публикации отмечены наградами. Его последнюю книгу о защитимом уничтожении документов и информации «Выбросить увядшие цветы: Десять правил, позволяющих взять под контроль электронный мусор Вашей организации» (Chucking Daisies, Ten Rules for Taking Control of Your Organization’s Digital Debris, см. https://members.arma.org/eweb/browse.aspx?site=armastore&webcode=product&id=3b63b78e-c734-4de7-bf8c-c9f5fd2e13cd#.U3SX-pVOXIU ), написанную в соавторстве с д-ром Галиной Дацковски (Galina Datskovsky, о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/2013_18.html - Н.Х.), сейчас можно приобрести в интернет-магазине ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

Недавно Рэнди любезно согласился встретиться с представителями блога «Управление документами следующего поколения» (NextGenRM.org) и побеседовать с нами о том, как нам лучше поддерживать усилия наших организаций в области управления требованиями к срокам хранения и к уничтожению информации.

Дон Людерс (NextGenRM.org): Спасибо, Рэнди, что нашёл время поговорить с нами сегодня.

Рэнди Кан: Пожалуйста, Дон, делаю это с удовольствием.

Дон Людерс: Вы, вероятно, согласитесь с тем, что организации сталкиваются сейчас с эпидемией чрезмерного, неоправданного сохранения информации, и ситуация лишь продолжает ухудшаться.

Однако высказывается аргумент – довольно убедительный - что хранение стоит дешево и продолжает дешеветь, так почему бы просто не хранить всё постоянно?

Рэнди Кан: С моей точки зрения, речь идёт об избыточно длительном хранении (over-preservation) и о хранении с превышением установленных сроков (over-retention), - это на самом деле две разных вопроса. В контексте требований к срокам хранения документов, отслеживание этих сроков является отдельной проблемой. Иными словами, существуют правила, регламентирующие для крупных компаний сроки хранения документов и действия по их истечении, но на практике компании не избавляются от этой информации должным образом, - т.е., тогда, когда она теряет свою полезность, и в соответствии с указаниями по срокам хранения.

Это одна часть проблемы. Есть вторая часть - избыточное длительное хранение, и это совершенно разные проблемы. В данном случае решается задача по обеспечению того, чтобы все материалы, потенциально имеющие отношение к аудиту, расследованиям и судебным разбирательствам, не уничтожались до окончательного решения вопроса. Организации страдают от обоих недостатков – как от избыточно длительного хранения, так и от неуничтожения материалов по истечении сроков хранения; - это первое.

Мой комментарий: Рендольф Кан в данном случае разделяет отслеживание «обычных» сроков хранения и отслеживание ситуаций, когда в связи с аудитом, расследованиями и судебными разбирательствами документы приходится сохранять до их окончания - даже тогда, когда сроки хранения истекли (как во исполнение прямых требований законодательства, так и в интересах самой организации).

Второе, с чем я, при всём уважении к тем, кто так считает, полностью не согласен, это очень простая (хотя и неверная) мысль о том, что хранение дёшево. Общеизвестно, что год за годом удельные затраты на хранение ежегодно снижаются на несколько процентов. Однако информационный «отпечаток» (т.е. объёмы хранимой информации – Н.Х.) большинства организаций увеличивается ежегодно на 25 - 50 процентов, и на фоне этих экспоненциальных темпов роста кажутся мизерными 4, 5 или 6 процентов снижения стоимости хранения терабайта данных. Иными словами, большой и куда более быстро увеличивающийся информационный отпечаток совершенно передавливает небольшое снижение стоимости хранения терабайта данных.

Позвольте мне показать, как это выгладит на практике. У нас есть клиенты, у которых имеются многие петабайты данных, и стоимость хранения каждого петабайта (а это ежегодно повторяющиеся расходы) составляет где-то между 5 и 10 миллионами долларов - и это только ежегодные расходы на хранение. Если у вас есть 10 петабайт данных, то несложно оценить, во что это обойдётся; и когда 100 миллионов долларов приходится отдавать за хранение данных, я не считаю такие затраты несущественными. У нас есть клиент, хранящий более 100 петабайт данных - это сотни и сотни миллионов долларов, ежегодно уплачиваемых за их хранение.

Поэтому я очень критически отношусь к людям, заявляющим о дешевизне хранения. Хранение обходится недёшево. Компании успевают потратить уйму ресурсов, пока осознают, что, казалось бы, очевидное утверждение о дешевизне хранения не соответствует действительности. Хранение никак нельзя назвать дешёвым удовольствием, оно обходится очень дорого.

По правде говоря, удельная стоимость хранения за терабайт может ежегодно немного снижаться, но дело-то не в этом. Информационный отпечаток увеличивается настолько быстро, что расходы компаний в реальных долларах оказываются гигантскими.

Дон Людерс: Полностью согласен, Рэнди. И мы действительно считаем этот вопрос очень важным, потому что такого рода представления становятся общепринятой точкой зрения. Распространяется вера в то, что «хранить всё постоянно» - жизнеспособный подход, хотя на деле это не так.

Учитывая нежизненность политики «хранить всё постоянно», что бы Вы рекомендовали делать специалистам по управлению документами, чтобы начать движение по пути к эффективному защитимому уничтожению? С чего им следует начать?

Рэнди Кан: Предложить какую-то одну меру довольно проблематично, поскольку у меня есть много чего сказать специалистам по управлению документами; но, как минимум, если организация не применяет на практике в рамках повседневной деловой деятельности собственные правила, регламентирующие сроки хранения документов, то все прочие их усилия будут, скорее всего, напрасными.

Дело в том, что эти правила хранения создаются не просто так, и если организация им не следует, то тем самым подрывается вся её программа управления документами и информацией, её эффективность и полезность в плане исполнения законодательно-нормативных требований. Поэтому я бы предложил начать с применения уже имеющихся правил и избавиться от тех материалов, которые можно легально уничтожить, исходя из обязательств организации по сохранению документов и информации. С этого должен начаться процесс чистки существующих в организации «конюшен».

Дон Людерс: Понятно. Это разумно.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/2.html )

Next Generation Records Management
http://nextgenrm.org/2014/05/19/next-gen-rm-interview-randy-kahn-esq-talks-with-us-about-defensible-disposition/

Комментариев нет:

Отправить комментарий