Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 1

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 11 июня 2014 года. Она интересна тем, что посвящена совершенствованию традиционных бумажных технологий – данная тема в последние годы оказалась незаслуженно забытой и за рубежом, и у нас.

В первом из серии из четырех постов, посвященной технологии цветового кодирования, мы сосредоточим внимание на непритязательной папке, помеченной таким кодом. Цветовое кодирование, которое на протяжении многих лет было одной из основных технологий, используемых в сфере управления документами, традиционно использовалось для выполнения очень конкретной функции - оно помогало выявлять неправильно расставленные дела и папки. Однако, как мы покажем в постах данной серии, цветовое кодирование может использоваться рядом неожиданных способов для решения еще многих задач управления документами и информацией ...

При посещении большинства медицинских учреждений часто первым, что бросается в глаза, является радуга цветов - тысячи ярких самоклеющихся этикеток на папках с документами пациентов.

Первоначально эта несложная практика была разработана для того, чтобы помочь сотрудникам заметить неправильно расставленные дела и папки. Нарушение в цветовом «рисунке» сразу же говорило о том, что документы поставлены не туда, куда положено. И если большинство специалистов по управлению документами хорошо знакомо с таким применением цветового кодирования, то многие, наверное, удивятся, узнав, что есть и другие полезные приложения этой технологии.

Возможности цветового кодирования намного шире, чем предотвращение неправильной расстановки документов

Традиционно, цветовое кодирование использовалось в работе с активными делами, которые нужно было часто доставать (а затем возвращать на место). Именно поэтому оно обычно встречается в таких отраслях, как здравоохранение, юридические услуги, банковское и страховое дело, архитектура и управление кадрами. Там цветовое кодирование помогает обеспечить, чтобы в хранилище дел (file room) - особенно если доступ к нему имеют несколько сотрудников - не нарушался порядок вследствие ошибок при расстановке возвращаемых дел.

Со временем все больше и больше организаций осознало, что цветовое кодирование может использоваться для решения многих других проблем управления документами. Как они обнаружили на практике, цветовое кодирование дает определенные выгоды стратегического характера. При правильном использовании цветовое кодирование способствует:

• Поиску документов и принятию решений: Оно обеспечивает быстрое получение доступа к делам, необходимым для выполнения критически важных, срочных деловых операций, таких, как слияния, поглощения или представление документов контролирующим органам, суду или следствию;


• Отслеживанию сроков хранения и выполнению установленных действий с документами по их истечении: Дела и папки маркируются таким образом, который помогает проводить их своевременную и точную обработку в конце их жизненного цикла;


• Обеспечению неприкосновенности частной жизни и информационной безопасности: Помимо предотвращения неправильной расстановки документов, цветовое кодирование может использоваться для того, чтобы избежать раскрытия содержавшейся в делах конфиденциальной информации;


• Управлению местом хранения: Цветовое кодирование способствует внедрению более эффективных решений, обеспечивающих хранение большего объёма документов на единицу площади.

Очевидно, что эти преимущества выходят далеко за рамки выявления поставленных не на место папок. Кто бы мог подумать, что на всё это способна неброская папка с цветовым кодом? На протяжении многих лет компания TAB помогла своим клиентам внедрять разнообразные творческие и эффективные решения на основе цветового кодирования. В следующих трех постах на нашем блоге мы расскажем о некоторых из этих способов применения и покажем, как цветовое кодирование может быть полезно для быстрого поиска документов, отслеживания их сроков хранения и уничтожения, а также для  защиты персональных данных.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/2_26.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/four-unexpected-ways-that-color-coding-can-solve-rim-challenges/