Время садиться на «электронную диету»

Данная заметка Джо Мурсхед (Jo Moorshead) была опубликована на блоге Национальных Архивов Великобритании 10 июня 2014 года.

На фото: реклама «вкусного, питательного, подходящего для инвалидов и пожилых людей» диетического питания фирмы Neave

Кое-кому из нас посчастливилось принять участие в ежегодной конференции Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), которая прошла 19-20 мая 2014 года в Брайтоне (Brighton) (о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_27.html - Н.Х.). Одной из самых обсуждаемых в течение двух дней тем был объем электронной информации и потребность организовать уничтожение того, что нам уже не нужно.

Как выразился один из выступавших, Рейнольд Леминг (Reynold Leming) из компании Informu Solutions, мы страдаем от «информационного ожирения» и нам нужно «сесть на диету в части данных». Его доклад о том, как реализовать на практике отслеживание сроков хранения, был одним из самых популярных среди тех, которые мы посетили (в зале все места были заняты, можно было только стоять), - и это подтверждает, что данный вопрос по-прежнему остается одной из самых больших проблем в области управления информацией, и что все мы по-прежнему в поиске её решения.

Вызывают обеспокоенность результаты опроса, проведенного обществом IRMS совместно с фирмой Forrester, которые показали, что по-прежнему специалистам недостаёт знаний об объемах электронной информации. Во многих докладах на конференции отмечалось, что сохранение лишней информации негативно воздействует на эффективность деловой деятельности, ведёт к увеличению расходов и снижает способность выполнять требования законодательства.

Кристофер Уилкок (Christopher Wilcock) из консультационной фирмы PricewaterhouseCoopers подчеркнул, что э-раскрытие (поиск, анализ и представление относящейся к делу электронной информации в ходе судебного разбирательства или расследования – Н.Х.) является очень дорогостоящим процессом, особенно когда организация хранит большое количество плохо управляемой информации. Он доказывал, что хорошее управление информации и своевременное уничтожение той информации, которая больше не нужна, поможет Вашему бизнесу работать лучше и позволит сократить бремя затрат на э-раскрытие.

Фирма Enbridge Inc, выполняющая сейчас масштабный проект по улучшению управления информацией в рамках всей организации, рассказала нам о том, что она ушла от политики «сохранять всё» и в данный момент проводит своё первое авторизованное уничтожение документов. Стивен Боннер (Stephen Bonner) из фирмы KPMG бросил вызов всем специалистам по управлению документами, предложив им спасти ситуацию путем выявления и защиты ключевых для своей организации данных - чтобы, если случится худшее (кибер-атака или утрата данных), они могли стать героями, предоставив аутентичные копии той информации, в которой организация больше всего нуждается.

Хотя все мы, похоже, едины в том, что социальные сети и другие новые типы контента содержат важные материалы, документирующие нашу деловую деятельность, опрос фирмы Forrester показал, что в настоящее время в отношении такого рода информации не применяются меры по отслеживанию сроков хранения и не выполняются соответствующие действия по их истечении. Существует обеспокоенность тем, что, не управляя каким-то образом этой информацией, мы можем повторить ошибки, сделанные в прошлом в отношении электронной почты, которую в своё время сочли чем-то, что находится за рамками наших обычных процессов управления информацией. Стивен Боннер также отметил опасность распространения дезинформации через социальные сети. Это может оказать существенное влияние в ситуации, когда данные собираются вместе и передаются на обработку в другие системы - как это было в случае, когда была взломана учётная запись новостийного агентства Ассошиэйтед Пресс в Твиттере, и это непосредственным образом сказалось на биржевом индексе Доу Джонса.

Так много электронной почты, и так мало времени

Управление электронной почтой остается самым злободневным вопросом, но уже появляются определенные решения, часто вследствие потребности в прагматичном и гибком подходе. Несколько раз выступавшие ссылались на предложенный Национальными Архивами США метод Capstone, в соответствии с которым содержимое учетных записей электронной почты высших руководителей сохраняются как единое целое. А в фирме Enbridge Inc. действует политика, в соответствии с которой в электронной почтовой системе документы вообще не хранятся. Сообщения автоматически удаляются через 90 дней. Сотрудникам рекомендуется помечать те письма, которые следует сохранить в качестве документов, и они перемещаются в специализированную документную ERM-систему. Они гибко обучают пользователей в зависимости от предпочитаемого ими стиля работы

Джеймс Лепен (James Lappin), автор блога «Думая о документах» (Thinking Records), привлёк наше внимание к тому, что делает с электронной почтой Продовольственная и сельскохозяйственная организация Объединенных Наций (United Nations Food and Agriculture Organisation, FAO). Там ввели меры контроля и управления входящей и исходящей электронной перепиской и дали сотрудникам возможность простым образом определять дальнейшую судьбу электронных писем,- например, нужно ли считать их документами. Также в FAO каждый день готовится сводка, показывающая рабочим группам, какие письма были отправлены / получены и что с ними было сделано.

Часто теоретические представления о том, как надо действовать, довольно сильно отличаются от практики, и практическая реализации уничтожения электронных документов будет очень сильно зависеть от используемых систем и тех инструментов, которые имеются в Вашем распоряжении. Большинство выступавших говорило о различных полезных инструментах, список которых всё время увеличивается - от подключаемых модулей (плагинов), реализующих функциональные возможности для отслеживания сроков хранения / уничтожения, до аналитики, полезной для выяснения того, какая информация у Вас имеется. Несомненно, путь вперед в деле уничтожения электронной информации с истекшими сроками хранения лежит через всё большую автоматизацию этого процесса. По убеждению Конни Кристенсен (Conni Christensen) из компании Synercon, метаданные являются ключом к автоматизации управления документами. Одна из проблем с традиционными перечнями документов с указанием сроков хранения заключается в том, что они предназначены для чтения людьми, а не использования машинами. Она в настоящее время работает вместе с Национальными Архивами Австралии над проектом, предусматривающим разделение перечней и преобразование их в машиночитаемые объекты.

Конференция дала много пищи для размышлений, и такие сессии жизненно важны для нас, чтобы оставаться в курсе событий, происходящих в более обширном мире управления информацией. Недавно мы обновили наше собственное руководство по вопросам хранения и уничтожения документов, и собираемся и дальше совершенствовать и улучшать его, в частности, за счет включения примеров из практики.

Желаю Вам придерживаться правильного «питания» ...

Джо Мурсхед (Jo Moorshead)

Источник: блог Национальных Архивов Великобритании
http://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/time-start-digital-diet/