Дон Людерс: Теперь, если предположить, что это сделано, и приняты другие меры по наведению порядка в доме ... Я знаю, что вы большой сторонник автоматизации жизненного цикла информации – как и члены сообщества при нашем блоге. Однако в плане культуры, специалисты по управлению документами традиционно очень консервативны и могут с подозрением отнестись к идее автоматизации этих процессов. В особенности это проявляется тогда, когда речь заходит об уничтожении документов.
Мне кажется, отчасти такое настороженное отношение связано с отсутствием ясного подтверждения от судов того, что они всё делают правильно. Как Вы считает, поддерживают ли суды автоматизацию жизненного цикла информации?
Рэнди Кан: Есть пара заслуживающих внимания вопросов. Первый из них следующий: даже в отсутствие автоматизации мы видим ситуации (в том числе у наших клиентов), когда в организациях имеются правила хранения и процессы приостановления уничтожения в случае расследований и судебных разбирательств (legal hold), и всё равно специалисты по управлению документами опасаются следовать правилам, которые они годами разрабатывали и за которые боролись.
Дон Людерс: Да, я такое вижу повсеместно.
Рэнди Кан: Это своего рода сделка. Если у вас есть регламентирующие сроки хранения документов правила, которые учитывают полезность информации для деловой деятельности, законодательно-нормативные требования и соображения ... в конце срока полезного использования информации от этих материалов следует избавляться – в отсутствие обязанности сохранить их для аудита, судебного разбирательства или расследования.
Однако многие организации, - даже те, у которых имеются хорошие указания по срокам хранения и процедуры приостановления уничтожения, - до сих пор живут в страхе ненадлежащим образом уничтожить документы, которые могут быть уничтожены вполне законно. У нас есть клиент, который совсем недавно сказал нам: «Мы знаем, что установленные сроки хранения истекли; мы знаем, что этот материал не имеет отношения к каким-либо судебным искам или расследованиям - можем ли мы избавиться от него?» Мой ответ был: «Именно для этого и существуют программы управления документами!»
Раз Вы заранее учитываете [при определении сроков хранения – Н.Х.] законодательно-нормативные требования и деловую полезность информации, и в отсутствие обязанности сохранять [для аудита, суда или расследований – Н.Х.], не бойтесь уничтожать материалы по истечении сроков хранения. Не нужно ещё раз переспрашивать юристов: «Кстати, нет ли каких-либо причин для сохранения этих материалов?». Всё уже заложено в Вашу политику.
Таким образом, первой проблемой является сбой в организационной работе, когда начинаются разговоры о том, что, может быть, будет повторно оценено значение информации. Если ясно, что материалы не нужны для судебного разбирательства, не нужны для аудита или расследования, уничтожайте их, поскольку установленные правила позволяют это сделать.
Это первое. Второй упомянутый Вами вопрос, который я считаю очень важным: в какой степени технологии или автоматизированные процессы могут сыграть здесь свою роль ... Вы знаете, что уже много лет применяются технологии, когда документы «привязываются» к конкретным правилам хранения, так что по истечении срока полезности документов они уничтожаются без какого-либо вмешательства человека. В этом нет ничего нового.
Теперь мы подошли к центральному пункту Вашего вопроса, Дон, о роли технологии, об использовании технологии для выполнения больших объёмов работы – давайте я попробую ответить на него следующим образом. Наш информационный отпечаток увеличивается так быстро, что, например, компания Google ежедневно управляет, оценивает, обрабатывает порядка 24 - 25 петабайт информации. Каждый день! Это в тысячи раз больше всего объёма информации в Библиотеке Конгресса США.
Дон Людерс: Да, каждый день…
Рэнди Кан: Каждый день. Каждый божий день они оценивают и обрабатывают тысячекратно больший объём информации, чем тот, что хранится в Библиотеке Конгресса. И вы хотите, чтобы сотрудники «вручную» принимали решения, касающиеся обработки этой информации?
Посмотрите, сегодня большинство крупных компаний ежедневно отправляют и получают миллионы и миллионы сообщений электронной почты. Хотите ли вы, чтобы Ваши и так уже перегруженные сотрудники половину своего рабочего времени играли в делопроизводителей, безуспешно пытаясь правильно классифицировать материалы?
Дон Людерс: (Смеется) Нет, конечно!
Рэнди Кан: Так что это сделка. Наденьте на себя Шляпу Разумности. Шляпа скажет Вам, что старая парадигма управления документами полностью изжила себя и умерла. Я скорее предпочту несовершенную, но работающую парадигму, чем идеальную концепцию управления документами, которая десятилетиями нас подводила (а именно тут мы сейчас и находимся).
Дон Людерс: Точно. Но как бы ни было скверно положение дел сейчас, не станет ли всё ещё хуже при применении этих неудачных парадигм в условиях облачных сред?
Рэнди Кан: Облако является одним из источников страха, неуверенности и сомнений для большого числа компаний. И, скажу Вам, облако в каком-то смысле является своего рода новой, сложной системой потенциальных мест парковки информации, которые Вы не контролируе и где Ваши сотрудники могут оставлять информацию вне Вашего контроля. С этой точки зрения облако, опять же, вызывает озабоченность по поводу того, как контролировать свою информацию так, чтобы были удовлетворены требования по конфиденциальности и защите персональных данных, обеспечена защита коммерческой тайны и т.д.
Реальность такова, что облако – это множество разнообразных вещей, от недорогих макропарковок, где можно оставить на хранение любую информацию, и до предлагаемых рядом компаний очень ценных, невероятно богатых функциональными возможностями сред полномасштабного управления информацией, дающих возможность под одной крышей обеспечивать непрерывное управление документами. Такие среды позволяют быстрее, лучше и дешевле реагировать на судебные иски, дают возможность обеспечить неизменность контента и реализовать меры контроля. Они даже позволяют автоматизировать уничтожение документов.
Я хотел бы подчеркнуть, что облако не является чем-то однородным. Это не какая-то «единая штучка». Не все облака созданы равными, и существуют такие компании... например, у нас есть клиент, называющийся Viewpointe, который создал потрясающее облако, не так ли (судя по всему, имеется в виду платформа управления информацией OnPointe, см. http://www.viewpointe.com/OnPointe/ - Н.Х.)? Это облако, в котором информация не плавает где-то в пространстве, на самом деле она находится за брандмауэром компании. Это частное облако, в котором можно обеспечить защищенное управления информацией компании.
Так что я хотел бы сказал Вам следующее: с одной стороны, на облако можно смотреть как на пугающее новое место, где люди могут складировать свою информацию. С другой стороны, если Вы надлежащим образом управляете облаком и мудро выбираете поставщиков, то есть ряд очень полезных вариантов облачных систем, которые способны управлять информацией, возможно, даже лучше, чем корпоративные ИТ-подразделения.
Дон Людерс: Так существуют ли знакомые Вам облачные решения, которые, по Вашему мнению, эффективно управляют жизненным циклом информации?
Рэнди Кан: Да, я уже упомянул решение Viewpointe, но и другие компании, в том числе клиенты фирмы Kahn Consulting, которые достаточно эффективно используют облако. Они действуют в жестко регламентированных отраслях и лучше управляют своей информацией в облаке, чем они могли бы это сделать, используя все свои внутренние ресурсы и оборудование.
Таким образом, ответ на Ваш вопрос утвердительный. И скажу Вам кое-что ещё: переход в облако неизбежен, и Вам лишь нужно с умом выбрать своё облако. Попадаются темные и страшные облака, однако некоторые облачные решения представляют собой замечательные инструменты управления информацией, предлагающие потрясающие функциональные возможности.
Дон Людерс: Понятно.
Рэнди Кан: Вам лишь следует понимать, что вы покупаете ...
Дон Людерс: И убедиться. что договор с провайдером продуман до мелочей.
Рэнди Кан: Совершенно верно.
Дон Людерс: Спасибо, Рэнди. Вы дали нам немало пищи для размышлений. Но я уверен, что наши читатели захотят узнать больше. Планируете ли Вы на ближайшее время какие-либо выступления?
Рэнди Кан: Конечно, к тому же полезные материалы всегда можно найти на моих блогах на сайте фирмы Kahn Consulting ( http://kahnconsultinginc.com/ ) , и в Твиттере ( https://twitter.com/InfoParkingLot ).
Я буду выступать с завершающим пленарным докладом на конференции MER в Чикаго, которая начнется на этой неделе. Я буду говорить о «реализуемом управлении информацией» (Actionable Information Management), которое фактически представляет собой совершенно новую точку зрения, предусматривающую отправку на помойку провалившегося «идеального» решения и ввод хорошей дозы разумности и реализма. Вообще же я выступаю постоянно, и мне нравится, когда люди приходят и слушают меня.
Дон Людерс: Отлично, Рэнди. Спасибо еще раз за беседу.
Рэнди Кан: Пожалуйста, Дон.
Next Generation Records Management
http://nextgenrm.org/2014/05/19/next-gen-rm-interview-randy-kahn-esq-talks-with-us-about-defensible-disposition/
Комментариев нет:
Отправить комментарий