Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_23.html )

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 18 июня 2014 года. Это второй из серии постов о технологии цветового кодирования..

По опыту компании TAB, в отношении цветового кодирования часто встречается ряд заблуждений. Одним из них является мнение о том, что цветовое кодирование – всего лишь «удобство», немного упрощающее жизнь сотрудников канцелярий и регистратур. Еще одним распространенным заблуждением является точка зрения, согласно которой цветовое кодирование полезно лишь тогда, когда дела извлекаются и возвращаются на место очень часто, а ошибки в их расстановке могут иметь серьёзные последствия – как, например, в офисах врачей и юридических фирм.

Реальность же такова, что цветовое кодирование играет гораздо более существенную роль - и используется гораздо шире - чем считает большинство людей.

Простое решение, позволяющее избежать дорогостоящих последствий

Цветовое кодирование облегчает поиск и извлечение дел, а также является простым и надежным средством, позволяющим заметить поставленные не на место документы. На нижнем уровне отдача, получаемая от цветового кодирования регистратурой и канцелярией, совершенно очевидна - повышается производительность, экономятся время и усилия, затрачиваемые на поиск неправильно расставленных дел.

Однако помимо этой немедленной отдачи происходит и нечто гораздо более значительное. Несложная технология цветового кодирования на самом деле помогает Вам избежать некоторых очень серьезных последствий для деловой деятельности, таких, как:

• Время простоя: В тех отраслях, в которых регулярно приходится использовать в основной деятельности бумажные дела - например, в машиностроении, архитектуре, энергетике и в финансовой отрасли – поиск и извлечение каждого такого дела является ключевой частью деловых процессов. Большие затраты времени на извлечение дел и на поиск пропавших документов в совокупности могут привести к большим денежным потерям следствие пониженной производительности труда.


• Упущенные деловые возможности: В последние годы наблюдается заметное увеличение активности в сфере приобретения и продажи активов. Во многих различных секторах успех зависит от способности компании приобрести нужные активы в нужное время. Когда актив выставляется на продажу, процесс торгов может быть быстрым и интенсивным. Использование цветового кодирования позволяет быстро отыскивать важные документы, когда в них возникает потребность, что дает возможность ускорить процесс принятия решений и не упустить стратегические деловые сделки.


• Правовые санкции: Когда аудиторы придут с требованиями предоставить им информацию о том, как Вы соблюдаете экологические требования, обеспечиваете безопасность сотрудников на рабочем месте или ведете налоговый учет, у Вас не будет большого запаса времени на представление запрошенной документации. И в этой ситуации использование цветового кодирования может быть чрезвычайно полезным, помогая представить необходимую документацию в установленные сроки и избежать серьёзных штрафов, убытков, а то и тюрьмы.

Как мы видим, реальные преимущества цветового кодирования выходят далеко за рамки удобства для сотрудников регистратур. Задумываясь о получаемой от данной технологии отдаче и о тех неприятностях, которых она позволяет избежать, нельзя не задаться вопросом: А используем ли мы цветовое кодирование всюду, где следовало бы?

Во многих коммерческих организациях сфера применения цветового кодирования уже охватывает большую часть их документального фонда – в том числе даже те документы, которые используется не очень часто. Почему? Как говорят у нас в компании TAB, лучше потратить копейки на хорошую практику управления документами, чем потерять миллионы из-за негативных последствий для деловой деятельности.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/3.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/color-coding-a-simple-way-to-avoid-costly-problems/