Начинают реализовываться планы оптимизации хранения документов, представленных для осуществления учетно-регистрационных действий

Вопросы управления документами не должны рассматриваться в отрыве от основной деятельности организации, т.к. они поддерживают и документируют эту деятельность. Это можно видеть и на примере наших государственных органов, в практику которых несколько лет назад были введены разработка и утверждение планов мероприятий («дорожных карт») в соответствующих сферах государственного управления. Во всех этих планах есть пункты, в той или иной степени, затрагивающие вопросы управления документами, организацию их хранения, в том числе и в электронном виде.

В числе подобных планов мероприятий есть и «дорожная карта» «Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», которая была утверждена распоряжением Правительства РФ от 1 декабря 2012 года № 2236-р (последняя редакция документа – от 4 апреля 2014 года). В этом документе в пункте 11 «Оптимизация хранения документов, представленных для осуществления учетно-регистрационных действий» было запланированы следующее:

• Утверждение перечня документов, образующихся в процессе учетно-регистрационных действий, с указанием сроков хранения и видов носителей, а также места хранения документов на бумажном носителе, предусматривающего сокращение объема документов, хранящихся на бумажном носителе (п.11.1), в том числе:
  
  
  • 1-й этап - федеральный закон, устанавливающий законодательное закрепление полномочий по установлению порядка и сроков хранения документов, образующихся в процессе учетно-регистрационных действий, Срок - март 2014 г. (отв. Минэкономразвития России);
  
  
  • 2-й этап - ведомственный нормативный правовой акт: утверждение порядка и сроков хранения документов, образующихся в процессе учетно-регистрационных действий. Срок - октябрь 2014 г. (отв. Минэкономразвития России, Росархив).


• Формирование центров хранения документов, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственном кадастре недвижимости (Едином государственном реестре недвижимости), на бумажном носителе и их надлежащее материально-техническое оснащение (п.11.2.) Срок - март 2018 г. (отв. Росреестр);


• Создание и развитие единой системы «электронный архив», обеспечивающей возможность хранения и использования электронных документов, в том числе в качестве юридически значимых (п.11.3.), в том числе:
  
  
  • 1-й этап. Федеральный закон, законодательно закрепляющий создания единой системы «электронный архив». Срок - сентябрь 2014 г. (отв. Минкомсвязь, Минэкономразвития);
  
  
  • 2-й этап. Ведомственный нормативный правовой акт, определяющий порядок ведения единой системы «электронный архив». Срок - октябрь 2015 г. (отв. Минэкономразвития, Минкомсвязь);
  
  
  • 3-й этап. Завершение организационно-технологического внедрения Единой системы «электронный архив», обеспечивающая возможность хранения и использования электронных документов, в том числе в качестве юридически значимых. Срок - декабрь 2018 г. (отв. Росреестр, Минкомсвязь).


• Перевод в электронную форму документов на бумажных носителях (в том числе при необходимости создания электронных образов таких документов), актуальных для использования при ведении и предоставлении сведений из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастра недвижимости (Единого государственного реестра недвижимости) и хранящихся в делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах, а также создание межрегиональных центров постоянного перевода в электронную форму документов, поступающих на бумажном носителе (п. 11.4.). Срок - март 2018 г. (отв. Росреестр);


• Законодательное установление порядка перевода в электронную форму документов на бумажных носителях, представляемых заявителем для осуществления учетно-регистрационных действий (в том числе при необходимости создание электронных образов таких документов), с последующим (после осуществления указанных действий) возвратом этих документов на бумажных носителях заявителю (за исключением отдельных видов документов, оформленных в простой письменной форме, оригиналы которых отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах), а также придание переведенным в электронную форму документам правового статуса, равнозначного статусу представленных документов на бумажных носителях, для их последующего использования в различных целях в качестве юридически значимых документов (п.11.5.). Срок - июль 2014 г.  (отв. Минэкономразвития).

Поскольку для большинства этих пунктов уже наступило «время Ч», то ответственные за из реализацию органы государственной власти начинают «выдавать на гора» результаты своей работы в виде проектов законодательно-нормативных актов.

На Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения размещен проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном кадастре недвижимости» и «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» в части обеспечения хранения и использования электронных документов», который разработан в соответствии с пунктом 11.3.1 плана мероприятий. В пояснительной записке к закону (см. http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=12&doc_id=42508 ) отмечается:

Пояснительная записка к проекту федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном кадастре недвижимости» и «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» в части обеспечения хранения и использования электронных документов»

Законопроектом предусматривается внесение изменений в Федеральный закон от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» и Федеральный закон от 21.07.1997 № 122-ФЗ  «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», которые направлены на обеспечение создания,  функционирования и использования федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», предназначенной для централизованного хранения и использования электронных документов, образуемых в рамках осуществления деятельности, связанной с ведением государственного кадастра недвижимости, осуществлением государственного кадастрового учета недвижимого имущества и кадастровой деятельности, а также документов, образуемых при осуществлении государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Указанная система позволит обеспечить систематизацию сведений и документов, образуемых в рамках соответствующей деятельности органов различного уровня, эффективный доступ к таким сведениям и документам в электронном виде, а также сократить время их предоставления заинтересованным субъектам.

Законопроект предполагает дополнить законы следующими статьями (см.; http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=3&doc_id=42506 ):

Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости»

Статья 3.1. Федеральная государственная информационная система «Электронный архив»

1. Федеральная государственная информационная система «Электронный архив» обеспечивает хранение и использование электронных документов, образуемых в рамках осуществления деятельности связанной с ведением государственного кадастра недвижимости, осуществлением государственного кадастрового учета недвижимого имущества и кадастровой деятельности, а также иных электронных документов, в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

2. Создание и эксплуатация федеральной государственной информационной системы «Электронный архив» осуществляется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий.

3. Порядок ведения федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», категории пользователей, перечень электронных документов, подлежащих хранению и использованию посредством указанной информационной системы, а также порядок их предоставления и хранения, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета и кадастровой деятельности.

Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

Статья 8.1 Порядок хранения и использования электронных документов, образуемых при осуществлении государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Хранение и использование электронных документов, образуемых при осуществлении государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, осуществляется посредством федеральной государственной информационной системы «Электронный архив» в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Мой комментарий: Введение новых статей в законы – только начало большой работы, поскольку для реализации такого проекта потребуется разработать подзаконные нормативные акты, а также решить ряд организационных и технических задач. Создавать и эксплуатировать систему будет Минкомсвязи, а использовать Росреестр.

Подобный подход подразумевает достаточно серьезные, с моей точки зрения, риски. Для того, чтобы создать работающую систему, необходимо хорошо разбираться в «кухне» государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Не думаю, что у Минкомсвязи такие специалисты имеются.

Источник: Консультант Плюс / Единый портал для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=161620
http://regulation.gov.ru/project/15931.html?point=view_project&stage=2&stage_id=10615
http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=3&doc_id=42506
http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=12&doc_id=42508