понедельник, 16 июня 2014 г.

Австралия: Примеры стратегий отслеживания сроков хранения и уничтожения информации в социальных сетях


Управление государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс в последнее время много внимания уделяет вопросам управления документами в социальных сетях и выкладывает на своём сайте объёмные материалы на эту тему.

Я предлагаю вниманию читателей выдержку из статьи Кейт Камминг (Kate Cumming) «Как выглядит отслеживание сроков хранения и уничтожение информации в среде социальных сетей?» (How does information retention and disposal work in social media environments?), которая была опубликована 28 мая 2014 года на сайте Управления, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Как мне кажется, большинство специалистов по управлению документами (в том числе в нашей стране) понимает, что документами в социальных сетях нужно управлять. Встает вопрос о том, как это делать на практике – и вот здесь австралийский опыт может быть для нас интересен.


Для того, чтобы сохранять у себя информацию об общении через Facebook до тех пор, пока в ней имеется потребность, ряд муниципальных органов власти проводит регулярный экспорт всех своих данных в сети Facebook, используя такие инструменты, как Facebook Activity Logs («Журналы действий», см. рис.), а затем хранят эти журналы в качестве деловой информации, имеющей длительную ценность.

Другие органы власти используют более дифференцированный подход. Они делают снимки экрана (скриншоты) жалоб, замечаний и иного социального контента, который необходимо интегрировать в другие используемые этими органами деловые каналы информационного обмена с целью реагирования, выполнения действия или в качестве информации. Или, как вариант, они копируют или суммируют полученные через социальные каналы отклики, а затем интегрируют эту информацию в каналы, используемые в повседневной деловой деятельности.

При таком подходе необходимая для деловой деятельности информация из социальных сетей включается в стандартные деловые процессы, в рамках которых к ней могут быть применены соответствующие правила, регламентирующие сроки хранения и действия по их истечении. Социальные каналы могут и дальше использоваться в качестве динамичной среды взаимодействия, в то время, как более строгие правила управления информацией могут быть применены к экспортированной информации. При таком подходе не требуется захватывать информацию низкого риска / небольшой ценности и применять к ней формальные правила отслеживания сроков хранения и уничтожения. Весьма вероятно, что эта информация будет по-прежнему доступна в соответствующей социальной сети в течении того сравнительно короткого периода, когда она необходима для деловой деятельности или для взаимодействия с клиентами, - и это вполне адекватная стратегия обеспечения сохранности.

При использовании этого дифференцированного подхода могут быть применены – когда это нужно для деловой деятельности - и более строгие стратегии управления информацией, такие, стратегия управления информацией на основе потребностей (needs-based information strategy, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/strategies-for-managing-social-media-information/management-strategies-for-social-media-information#Strategy4 ) или стратегия управление информацией в интересах подотчетности (information management for accountability strategy, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/strategies-for-managing-social-media-information/management-strategies-for-social-media-information#Strategy7 ).

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Мой комментарий: полный список выделенных Управлением стратегий можно найти в посте «Стратегии управления информацией в социальных сетях» (Management strategies for social media information, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/strategies-for-managing-social-media-information/management-strategies-for-social-media-information ).

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/how-does-information-retention-and-disposal-work-in-social-media-environments-iam_2014/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий