среда, 5 июля 2017 г.

Требования к использованию формата PDF/A для архивного хранения электронных документов


Анализ регулирования использования формата PDF/A в нашей  стране показывает легкомысленное отношение к этому вопросу авторов нормативно-правовых документов. Практически никто из них даже не пытается дать ответы на следующие вопросы, без учета которых требование об использовании PDF/A во многом теряет смысл:
  • Какие правовые последствия повлечет изготовление документа в ином формате или же в формате PDF иной версии? Будет ли несоответствие формата достаточным основанием для признания документа несозданным или нелегитимным?

  • Кто и каким образом будет проверять соответствие формата? Если такой проверки не предусматривается, то требование о соблюдении формата, например, PDF/A-1, никакого практического смысла не имеет.

  • При помощи каких инструментов авторы документа должны создавать документы в заданном формате? Если эти инструменты платные, кто их будет оплачивать?
Авторы нормативных документов явно не в курсе того, какие вариации формата PDF/A существуют и разрабатываются, и какие возможности и ограничения присущи каждой из его версий.

В качестве иллюстрации ниже приведены примеры нормативно-правового регулирования использования формата PDF/A в Евразийской экономической комиссии и в российских федеральных органах исполнительной власти:
Правила внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии (утв. решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46)

Хранение в системе электронного документооборота зарегистрированных служебных записок в электронном виде обеспечивается в формате PDF/A.

Правила оформления заявки на государственную регистрацию программы для электронных вычислительных машин или базы данных (утв. приказом Минэкономразвития России от 05.04.2016 № 211)

29. При подаче заявки на регистрацию на бумажном носителе депонируемые материалы, идентифицирующие программу для ЭВМ или базу данных, исключая реферат, представляются в электронной форме на машиночитаемом носителе в формате PDF/A. Если представленная на регистрацию база данных содержит аудио-видео материалы, то примеры таких материалов представляются в форматах MP3, AVI, MPEG 2, JPEG.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

Приказ Минкомсвязи России №88, Минстроя России №203/пр от 23.03.2015 «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства»

1. Электронные документы размещаются в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства (далее - система) в следующих форматах:

а) нормативные правовые акты - в виде текстовых файлов в формате PDF или PDF/A;

б) иные текстовые документы - в виде текстовых файлов в формате PDF, .doc, .docx или RTF, документы в виде таблиц также могут размещаться в формате.xls, .xlsx;

в) графические материалы - в виде файлов в формате JPEG или TIF.

Административный регламент предоставления Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору государственной услуги по лицензированию деятельности в области использования атомной энергии (утв. приказом Ростехнадзора от 08.10.2014 № 453)

5. Документы должны записываться на диск в формате PDF/A (ISO 19005-1). Текст документов в указанном формате должен быть доступен для копирования в кодировках UNICODE (ISO 10646-1) или CP1251.

6. Схемы, чертежи и иные документы, которые не могут быть сохранены в указанном формате, должны быть сохранены постранично с разрешением 300 точек на дюйм в формате PNG (ISO 15948). Имена таких файлов должны содержать номер страницы.

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (утв. приказом Росстата от 15.01.2014 № 32)

9.3. Электронные дела постоянного хранения принимаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) по описям структурных подразделений (Приложение N 36) в формате PDF/A.
Рядом ведомств установлены требования к использованию формата PDF/A-1:
Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утв.  приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170

240. Файлы подготовленных проектов электронных документов, приложений к ним, требующих подписания, в том числе согласования (визирования) и утверждения, перед представлением на рассмотрение должностному лицу должны быть преобразованы в формат PDF/A-1. Текстовая часть подписываемых документов должна включаться в файл формата PDF/A-1 в текстовом виде.

Другие документы (материалы) могут быть подготовлены в иных форматах, поддерживаемых системой электронного документооборота Министерства обороны.

Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. приказом Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27.05.2015)

15. Файл документа в электронном виде, а также файл электронного образа документа с внедренными графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП (в случае его формирования) должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту  (далее - формат PDF/A-1).

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв.  приказом ФССП России от 10.12.2010 № 682

4) При создании электронных документов пользователями СЭД АИС ФССП России используется набор символов (кодировка) Windows-1251 или UTF-8 для кириллических алфавитов и следующие форматы: …
  • формат "Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)" (далее - формат PDF/A-1) стандарта ISO 19005-1:2005 "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)";
Единые требования к форматам объектов национальной электронной библиотеки, утв. приказом Минкультуры России от 09.03.2017 № 268

1. Форматом объектов Национальной электронной библиотеки ( НЭБ) является формат PDF/A, соответствующий международному стандарту ИСО 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)», в соответствии со спецификацией PDF/A-lb с гиперссылками по оглавлению и возможностью осуществления контекстного поиска по автоматически распознанному тексту.
Отмечу, что PDF/A-1 поддерживает наиболее узкий набор функциональных возможностей, которые могут оказаться недостаточным даже для простых офисных документов.

Зарубежные коллеги регулярно возвращаются к вопросу о том, насколько PDF/A удобен для архивного хранения. И мнения у них достаточно разные – см., например, следующие материалы:
К сожалению, в среде российских специалистов в области управления документами и архивного дела такие обсуждения и исследования возможностей формата PDF/A для архивного хранения электронных документов пока не проводились :(

4 комментария:

  1. Анонимный5 июля 2017 г., 12:55

    Наталья,
    здравствуйте.

    Очень актуальная тема. Можно добавить еще много аргументов, например, тяжеловесность PDF - один и тот же документ в PDF будет самый большой по размеру относительно других форматов.
    Вероятно тот (те), кто выбрал и выбирает этот формат знакомы с ним только по БЕСПЛАТНОМУ Acrobat READER-у. А ведь чтобы СДЕЛАТЬ документ самому нужен полноценный ACROBAT, который стоит около 1 тыс. рублей. Получается, наши гос. органы напрямую лоббируют этот продукт.
    Сам имел печальный опыт по оформлению "заявки на государственную регистрацию программы для электронных вычислительных машин или базы данных". И дело даже не в 1 тыс. рублей - моя организация вполне могла себе это позволить. А в том, чтобы согласовать и оформить эту затрату. Acrobat не использовался до этого времени и на оформление его покупки ушло 2 месяца - да, такая бюрократическая схема. Но и это надо учитывать при написании законов, на мой взгляд.
    Ничего не имею против самого PDF. Более того, он напрямую предусматривает бесшовную имплантацию в документ электронной подписи. Правда, об этом не знают наши законотвОрцы - поэтому везде требуют отсоединенную подпись. Ну если уж вводите PDF - так используйте все его возможности!
    На мой взгляд, ввод ограничения на один единственный формат - атавизм. Неужели в наших гос. органах не могут прочитать DOC, JPG, TXT ?

    С наилучшими пожеланиями,
    Вячеслав

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день, Вячеслав,

      В общем-то можно найти бесплатные программы и системы, способные создавать PDF-файлы, но без гарантий (стандарт последней редакции PDF – это 1000-страничный том, и не каждому по силам написать код, который в полной мере будет ему соответствовать). Есть облачные решения, но их не всегда можно применять по соображениям безопасности. Рекомендаций же о том, какие бесплатные решения можно с чистой совестью использовать государственным и муниципальным органам (так часто поступают за рубежом, когда нет денег на закупку фирменного ПО) нет…

      Основной бедой, как мне кажется, являются не госорганы, а те люди с узким кругозором, которым пока что доверяют писать нормативные документы. Многие их них в принципе не желают знать о чём-либо, кроме традиционных организационно-распорядительных документов :(

      Большое спасибо за добрые слова!

      Наташа

      Удалить
    2. Добрый день! По медицинским документам регламентов не нашел в чем хранить медицинские документы? Сейчас на мой взгляд полный хаос!

      Удалить
    3. Медицинские документы очень разнообразны. Помимо традиционных текстовых и графических документов в привычных офисных форматах, есть результаты разного рода анализов и исследований, которые изначально создаются и хранятся в электронном виде, нередко в проприетарных форматах (часто за отсутствием каких-либо иных); есть разнообразная учетная документированная информация, которая хранится в базах данных и т.д. По сути дела, с медицинскими документами сейчас приходится решать те же проблемы, что и с научно-технической документацией.

      В настоящее время существует целый комплекс международных и отечественных стандартов, связанных с созданием, передачей и (к сожалению, куда реже) хранением медицинской информации. Можно вспомнить ГОСТ Р ИСО 12052-2009 «Информатизация здоровья. Цифровые изображения и связь в медицине (DICOM), включая управление документооборотом и данными»; и тот же ГОСТ Р ИСО/HL7 27932-2015 «Информатизация здоровья. Стандарты обмена данными. Архитектура клинических документов HL7. Выпуск 2», в котором описан формат CDA на основе языка XML. Возможно, в будущем мы увидим и специализированные стандарты по хранению.

      Я считаю, что, когда это возможно без ущерба для дела, желательно сдерживать разнообразие применяемых форматов. Однако переход всех элементов системы здравоохранения – от распорядительных документов и учетных функций до анализов и лабораторных и клинических исследований - на стремительно меняющиеся электронные технологии делает появление всё новых и новых форматов неизбежным. Нужно создавать гибкую систему, способную, на основе комплекса возможных и разумных мер, хранить информацию в практически любых форматах – сегодня такую стратегию продвигают, например, Национальные Архивы Великобритании.

      Удалить