понедельник, 3 июля 2017 г.

Ответ на вопрос: Какие форматы для архивного хранения электронных документов используют в зарубежных странах?


Вопрос: Не могли бы Вы привести примеры того, как архивные службы зарубежных стран подходят к выбору форматов для архивного хранения электронных документов?

Ответ: Использование форматов для архивного хранения – вопрос достаточно важный, поскольку правильный выбор позволяет значительно сократить трудозатраты на обработку архивных документов при их хранении. В ряде стран существуют соответствующие требования к государственным органам, передающим свои документы на государственное архивное хранение. Ниже приведен ряд примеров - Австралии, Дании, Канады и Великобритании – где используются различные подходы и решения.

Штат Виктория (Австралия). Электронный архив штата – самый долгоживущий из реально функционирующих государственных электронных архивов. Электронные документы положено передавать на архивное хранение в разработанном архивно-документационной службой штата контейнерном формате VEO (в данный момент используется уже 3-я версия формата, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies/vers-standard/vers-version-3 , см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/vers-2.html ). Контейнеры VEO (в 3-й версии – ZIP-файлы, ранее - XML-файлы) содержат документы и их метаданные, и подписываются электронной цифровой подписью. Сертифицированные СЭД государственных органов обязаны поддерживать экспорт в формат VEO. Распространяются инструменты, позволяющие создавать VEO-объекты вручную или путем их интеграции в информационные системы; а также инструменты, позволяющие автономно работать с VEO-объектами.

Собственно контент передаваемых документов должен быть (при необходимости) мигрирован в один их подходящих для длительного хранения форматов (список которых открытый, данное качество определяется по тому, соответствует ли он требованиям к форматам для длительного хранения, установленным стандартом штата, см. https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/2016-05/PROS1503S3v1.0.pdf ). При этом на хранение обязательно поступает и документ в своем оригинальном формате (если только архивно-документационная служба явным образом не разрешит этого не делать).

Существует список предпочтительных форматов, которые архивно-документационная служба точно принимает. Текстовые файлы принимаются в форматах .txt, .doc, .docx, .pdf (предпочтительно PDF/A-1 и PDF/A-2, но не PDF/A-3). Графические форматы: JPEG, JPEG2000, TIFF. Возможно использование иных форматов, но оно в каждом случае должно быть согласовано с архивно-документационной службой.

Все аспекты передачи электронных документов на архивное хранение описаны в стандартах штата, являющихся нормативными документами для государственных органов штата.

Дания. Электронные документы принимаются на хранение с 1973 года. Национальные Архивы Дании используют собственный подход, обходясь без архивных контейнеров. Данные и документы передаются ведомствами на хранение - как правило, через пять лет – в виде так называемой архивной версии. Архивная версия - это копия данных, которые структурированы и документированы в соответствии с правилами Национальных Архивов, при этом данные и документы преобразованы в форматы, подходящие для долговременного хранения. Табличные данные из реляционных баз данных преобразуются в XML-файлы, в то время, как документы сохраняются в формате TIFF. В меньшей степени используются форматы JPEG 2000, MP3, MPEG-2 и MPEG-4, и GML – соответственно для аудио-, видео- и геоданных. (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2016/03/blog-post_31.html ).

Канада. Архивно-библиотечная служба ведет перечень предпочтительных и допустимых форматов и, как правило, принимает на хранение документы только в них (см. http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/guidelines/Pages/guidelines-file-formats-transferring-information-resources-enduring-value.aspx ; см. также http://rusrim.blogspot.ru/2010/11/blog-post_8580.html ). Обязанность предоставить материалы в соответствующих форматах возложена на источники комплектования. Предпочтительные текстовые форматы: TXT, EPUB3, ODF, PDF/A-1, PDF/A-2. Допустимые: DOC, DOCX. PDF ver.1.7, EPUB2. Графические форматы: предпочтительные TIFF. JPEG2000, PNG и допустимые JPEG, DICOM, DNG, GIF.

Великобритания. Существует перечень предпочтительных форматов для использования государственными органами в их деловой деятельности, однако Национальные Архивы принципиально готовы принимать заслуживающие сохранения документы в любых форматах.

Источники: Public Record Office Victoria (PROV) / Library and Archives Canada / Блог Натальи Храмцовской /
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies/vers-standard/vers-version-3
http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/vers-2.html
http://rusrim.blogspot.ru/2016/03/blog-post_31.html
http://rusrim.blogspot.ru/2010/11/blog-post_8580.html

5 комментариев:

  1. Анонимный3 июля 2017 г., 9:55

    Доброе утро. Зарубежные коллеги также озабочены проверкой до бесконечности цифровых подписей на электронных документах, поступающих в архивы, или этот вопрос решается заверением архивиста в дальнейшем (аналогично существующей у нас практики создания архивных копий=на правах подлинника)?

    ОтветитьУдалить
  2. Насколько мне известно, только один национальный электронный архив публично заявлял о намерении обеспечить возможность перепроверки ЭП архивных документов. Все остальные либо просто доверяют источнику комплектования, либо требуют от него провести такую проверку перед передачей документов на хранение (поскольку сделать это может быть сложно).

    С момента поступления на хранение, архив обычно обеспечивает сохранность электронных документов своими силами и средствами, выступая в роли доверенного хранителя (при этом на техническом уровне всё чаще используется криптография в виде хеш-функций, отметок времени и электронных подписей архива), и повторно первичные ЭП уже не проверяет – то есть поступает точно так же, как бумажный архив, который не занимается экспертизой подписей, когда выдает справки и выписки.

    ОтветитьУдалить
  3. Regarding "archiving" electronic documents.
    Please check key word "Preservica" and approach for "preserving" electronic documents becomes more clear.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Для тех, кто не владеет английским, поясню: Коллега предлагает поискать информацию по ключевому слову "Preservica", и вопрос об обеспечении долговременной сохранности электронных документов станет более понятным.

      Совет дельный, но можно поступить проще - посмотреть подборки постов на этом блоге http://rusrim.blogspot.ru/search/label/Preservica и http://rusrim.blogspot.ru/search/label/Tessella

      Удалить
  4. Анонимный3 июля 2017 г., 18:01

    Спасибо. Надеемся, что и у нас система т.н. двойных стандартов по отношению к проверке подлинности документов по подписям будет изменена. Тогда и многие противоречия и вопросы в комментариях по форматам долговременного и постоянного хранения исчезнут сами собой. Остается надеется.

    ОтветитьУдалить