Проект «ДНК документа»: Наиболее существенные компоненты документа, выполняющего роль доказательства

Сегодня я продолжаю рассказ об вики-опросах, которые проводятся в рамках международного проекта «ДНК документа» (о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/06/blog-post_23.html ).

К настоящему времени накопились варианты ответов на второй вопрос «Каковы наиболее существенные компоненты документа, выполняющего роль доказательства?» (What are the most significant components of an evidential record? – см. http://www.allourideas.org/RecordDNAcomponents/results ). По состоянию на 28 июня участники опроса около 4700 раз проголосовали за 64 варианта ответов. 

По сравнению с первым опросом, картина получилась намного более пёстрая: кто-то решил, что речь идёт об элементах самого документа, кто-то – что ещё и о взаимосвязанных материалах, а кто-то – что о его качествах. Я попыталась рассортировать и как-то упорядочить все эти варианты.

Чтобы не утонуть в многочисленных качествах, я, объединяя близкие ответы, придерживалась иерархии понятий, используемой представителями школы Лючианы Дюранти (см. рис.),  с единственным исключением – «целостность» я упоминала вместе с «аутентичностью», поскольку в стандартах ИСО и принятых на их основе ГОСТах эти качества рассматриваются как отдельные.

Иерархия понятий с точки зрения Дюранти и др.

В общем, вот что получилось:

Качества документа

• Доверие к тому, что документ собой представляет, кто его создал, когда, как и зачем.


• Возможность продемонстрировать аутентичность, целостность и происхождение документа во времени.   


• Для юриста ключевыми являются такие качества, как аутентичность, надёжность, точность, целостность и пригодность к использованию / доступность; для историка главную роль играет доступность.


• Взаимосвязи с иной информацией.


• Авторитетность и допустимость в качестве доказательств в суде


• То, свидетельством / доказательством чего документа является


• Права доступа

Логическая структура документа

• Форма, контент, контекст (отражённый в метаданных), структура.


• Метаданные, устанавливающие связь документа с контекстом (обстоятельствами) его создания (это, например, сведения об авторе, времени создания, взаимосвязанных документах, получателях документа).


• Внутренняя информация – информация, передаваемая самим объектом; характерные свойства объекта (см. K.Latham).


• Внешняя информация – социальная контекстуальная информация, взаимосвязанная с объектом, но им самим не передаваемая (см. K.Latham).

Элементы документа

• Создатель, владелец, дата создания, сведения об интеллектуальных правах.


• Для генеалогов наиболее важными элементами являются имена и даты рождения.

Технические компоненты

• Материальная форма документа


• Поток битов, формат и его пригодность для долговременного хранения, программное обеспечение, электронная подпись


• Использование ПО с открытым кодом (здесь мнения разделились, нашлись сторонники и противники – Н.Х.)


• Журналы аудита


• История документа на протяжении его жизненного цикла


• Структурированные элементы данных на основе шаблонов   


• Инкапсулированная информация.


• Дата закрытия, от которой отсчитывается срок хранения

Свойства системы создания и/или хранения    

• Законченная доверенная система, доверенные операторы системы.


• Классификация.


• Возможность отыскать документ.


• Данные, достаточные для подтверждения факта существования документа, даже если он был передан или уничтожен. Подтверждение уничтожения.


• Хранящие и объединяющие данные ячейки. Которые могут быть электронными или биологическими (роль последних вырастет в связи с необходимость справиться с растущими потребностями в энергии).   


• Правила наименования.


• Устройства хранения, сервера, источники питания.

Другое   

• Полнота не только документа, но и комплекса информации / документации в целом.


• Тезаурусы и словари, помогающие отыскивать материалы


• Этика (?)   

Мой комментарий: Разброс мнений наводит на мысль о том, что сообществу специалистов в области архивного дела и управления документами стоит разобраться с тем, что они понимают под «документом, выполняющим роль доказательства» (evidential record).

В политике управления документами одного из британских муниципалитетов (см. https://www.nelincs.gov.uk/wp-content/uploads/2016/02/Records-Management-Policy.pdf ) я нашла следующее определение термина «evidential record»:

«Документальное доказательство (evidential record) - это документ или информация, которые могут быть использованы для доказывания того, что действие имело место или для объяснения того, как было принято решение или сделан определенный вывод.»

Следует отметить, что ведущие теоретики не ставят знак равенства между понятиями «документа» и «доказательства» - в отличие, например, от стандарта ISO 30300, в котором дано следующее определение (перевод взят из ГОСТ Р ИСО 30300):

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»

3.1.5 доказательство (evidence): Документация о деловой операции.

Примечание - Документальное подтверждение совершения деловой операции, созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

Доказательство – все-таки более широкое понятие, охватывающее как информацию в различной форме, так и вещественные доказательства. Так, в английском праве часто используется следующее определение:

Доказательства (evidence): любые средства, с помощью которых подтверждается или опровергается какой-либо предполагаемый факт, истинность которого исследуется.

Далее, документ, представляющий собой зафиксированную информацию, рассматривается в увязке с той деловой деятельностью, инструментом или продуктом которой он является.

Если же документ используются не для тех целей, в которых он был создан, его часто рассматривают скорее как вещественное доказательство. При этом понятие «доказательство» не является абсолютным:

«Свидетельство / доказательство (evidence) – в юридической терминологии понятие относительное; это взаимосвязь двух фактов. Первый факт - это теоретическое положение, которое требует доказывания (factum probandum -  факт, который следует доказать), а второй является реальным, конкретным фактом, служащим для доказательства теоретического положения (factum probans - доказывающий факт). Доказательство представляет собой взаимосвязь между фактом, который необходимо доказать, и тем, что его доказывает. ...»

Источник: Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) и Elizabeth Shaffer (Элизабет Шаффер) «Документы, относящиеся к дистанционному обучению: Если ли здесь чем управлять? И если да, то как?» (E-Learning Records: Are There Any to Manage? If so, How?), глава в книге «Социальные сети и новая академическая среда: Проблемы педагогики» (Social Media and the New Academic Environment: Pedagogical Challenges), 2013, стр.273-291, см. http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip3_canada_dissemination_bc_duranti~shaffer_2013.pdf

Источник: сайт проекта «ДНК документа»
http://www.allourideas.org/RecordDNAcomponents/results