Доклад Росархива: Об опыте работы по комплектованию российских архивов электронными документами

В докладе заместителя руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) А.В.Юрасова «О проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами» на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, прошедшем в июне 2017 года в Пензе, был затронут и вопрос о практике приема на архивное хранение электронных документов.

А.В.Юрасов подчеркнул, что «Росархив вынужден констатировать, что на уровне организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов и на уровне самих архивов еще не накоплено достаточного опыта работы по комплектованию электронными документами».

Мой комментарий: Не могу согласиться с этим утверждением. Как раз в источниках комплектования опыт хранения электронных документов уже есть, однако его изучением никто всерьёз не занимается. К сожалению, без обобщения практического опыта крайне сложно будет выработать внятные методические рекомендации и разработать достойные нормативно-правовые акты :)

Докладчик рассказал об опыте по приему электронных документов, который имеется у Государственного архива Российской Федерации:

Доклад А.В. Юрасова «О проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами»

«Так, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 824 «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 года» ГА РФ был осуществлен комплекс мер по приему на постоянное хранение первых электронных документов - листов Всероссийской переписи населения 2002 г. Для обеспечения их сохранности Росархивом было приобретено для ГА РФ два комплекта роботизированных архивных оптических накопителей и управляющих серверов к ним для размещения электронных носителей с переписными листами.

По состоянию на 1 января 2017 г. прошли официальный прием в ГА РФ следующие электронные документы:

• Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 г.;


• Переписные листы Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 г.;


• Сводный государственный реестр организаций, осуществляющих лизинговую деятельность на территории Российской Федерации (ФГУ ГРП при Минюсте России, за 1996–2000 гг.);


• Государственный реестр коммерческих организаций (ФГУ ГРП при Минюсте России, за 1992–2002 гг.).»

Мой комментарий: К сожалению, на сайте ГА РФ ( http://statearchive.ru/index.html ) ни в поиске по сайту, ни в поиске по электронным описям найти информацию по этим электронным документам не удалось :(

Отмечу, что у нас в 2010 году прошла еще одна перепись населения. Правительство РФ своим Постановлением от 26 июля 2010 года № 554 утвердило «Правила хранения переписных листов и других документов Всероссийской переписи населения 2010 г.» согласно которым до 1 января 2014 года два экземпляра переписных листов с программным обеспечением для их просмотра должны были быть переданы на постоянное хранение в Государственный архив РФ (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2010/08/2010.html ).Похоже, что эти документы на хранение в ГА РФ до сих пор не переданы. Сейчас уже начата подготовка к проведению новой переписи в 2020 году.

«По информации ГА РФ, ряд федеральных ведомств – источников комплектования данного архива уже приступил к упорядочению электронных документов, находящихся на ведомственном хранении. Например, Федеральная служба государственной статистики с 2015 г. начала работу по упорядочению и подготовке к передаче в свой архив электронных документов федерального статистического наблюдения. Упорядочение своих отчетов в электронном виде провело и Федеральное казначейство Российской Федерации.»

Мой комментарий: С моей точки зрения, ГА РФ поступает совершенно правильно - он в отношении электронных документов делает то, что может в текущей ситуации. Обращает внимание на то, что речь идет о том, чтобы принять на хранение в электронном виде от источников комплектования то, что те готовы передать. Было бы интересно узнать, что сами источники комплектования понимают под упорядочиванием своих электронных документов.

ГА РФ, по сообщению докладчика, выделил несколько проблем, с которыми он столкнулся при организации работы по комплектованию электронными документами:

• Неготовность информационных систем электронного документооборота к выполнению работ по подготовке электронных документов к передаче на постоянное хранение в связи с тем, что такого рода требования не закладывались в технические задания при разработке данных систем и не были реализованы в ходе их эксплуатации и модернизации;


• Разнообразие форматов файлов и версий программного обеспечения;


• Использованием закрытого программного обеспечения, расширяющимся внедрением, усложнением информационных технологий и их быстрым обновлением;


• Сотрудники ведомственных архивов нередко оказываются не готовыми к выполнению работ по комплектованию архивов электронными документами и к постановке соответствующих задач перед разработчиками систем электронного документооборота.

В докладе также было подчеркнуто, что в связи с ограниченностью отечественного опыта комплектования архивов электронными документами, безусловный интерес представляет практика работы с ними зарубежных архивах. В самом докладе дан обзор зарубежного опыта.

В частности, было отмечено, что «даже беглый обзор подходов к комплектованию архивов электронными документами в различных странах свидетельствует о том, что в настоящее время нет универсальных подходов и универсальных решений. В каждой стране формируются свои модели комплектования архивов электронными документами, специфика которых обусловлена различиями в законодательстве, традициях, архивной практике, человеческих и финансовых ресурсах».

Мой комментарий: Мне кажется, что этот раздел доклада – только начало большого пути. Изучение опыта работы с электронными документами в российских организациях и анализ опыта зарубежных коллег важны для понимания того, на каком этапе развития мы находимся, где мы ушли вперед от наших зарубежных коллег, а где нам еще догонять и догонять.

Источник: официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-nms.shtml