вторник, 25 июля 2017 г.

США: Почему Национальные Архивы просят снабжать документы – сообщения электронной почты дополнительными метаданными?


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 5 июля 2017 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Являющиеся документами сообщения электронной почты (далее – документы электронной почты – Н.Х.) включают в себя такие поля данных, как сведения об отправителе, получателе, дате и теме, которые могут рассматриваться как одна из форм метаданных. Однако, поскольку эти поля могут заполняться разнообразными способами, они могут и не содержать достаточной информации для того, чтобы обеспечить возможность поиска и пригодность к использованию документов электронной почты до тех пор, пока в них сохраняется потребность.

По вопросу минимально необходимых метаданных для всех федеральных электронных документов, подлежащих постоянному хранению, федеральным органам исполнительной власти следует обращаться к бюллетеню Национальных Архивов США № 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (NARA Bulletin 2015-04: Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records,  http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html  , о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_21.html  - Н.Х.). Требуемые метаданные должны быть представлены в качестве внешнего индекса, в виде CSV-файла, в котором в качестве разделителя используется вертикальная черта.

Нормативные требования, установленные Национальными Архивами и кодифицированные в Своде федеральных нормативных актов NARA (см. раздел 36 CFR 1236.22, https://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?SID=2cb32d56fb6af59e4b4ee022f092b321&mc=true&node=pt36.3.1236&rgn=div5#se36.3.1236_122 ) требуют от федеральных органов исполнительной власти сохранения основных компонентов почтовых сообщений, включая адреса отправителя и всех получателей; дату отправки сообщения и всех присоединенных файлов, с тем, чтобы сохранялись содержание, контекст и структура документов. Хотя эти элементы являются частью контента сообщения, почтовые системы могут быть сконфигурированы таким образом, чтобы вместо адреса электронной почты, используемого для отправки или получения сообщения, подставлять собственное имя или псевдоним по данным из адресной книги. Также возможна отправка электронных писем с адреса, связанного с несколькими людьми (например, группой или командой); или же отправка письма одним человеком от имени другого.

Для обеспечения того, чтобы достаточная информация была захвачена и включена в состав партий передаваемой на хранение в Национальные Архивы электронной почты, государственным органам следует подумать о следующем:
  • Сообщения электронной почты должны соответствовать спецификациям формата передаваемого через Интернет сообщения (Request for Comments RFC 5322, Internet Message Format, см. https://www.ietf.org/rfc/rfc5322.txt ).

    Мой комментарий: Речь идёт об одном из стандартов Интернета серии RFC, чьей публикацией занимается Инженерный совет Интернета (Internet Engineering Task Force, IETF) под эгидой Общества Интернета ISOC. Правами на RFC обладает ISOC.

  • В электронном письме должны, как минимум, присутствовать тема, тело сообщения, адреса отправителя и всех адресатов (включая получателей скрытых копий), а также время и дата отправки или получения;

  • При экспорте сообщений электронной почты из их «родной» системы, они должны включать метки, идентифицирующие каждую из частей сообщения – Дата (Date), Кому (To) [должны быть указаны все получатели, включая тех, что получали cc-копии и скрытые  bcc-копии], От кого (From), Тема (Subject), Тело (Body) и Приложение (Attachment) - включая сведения о получении/доставке информации (время отправления, время открытия, размер сообщения, имя файла и аналогичная информация, если таковая имеется);

  • Если в заголовке сообщения электронной почты не указано собственное имя отправителя или получателя, государственный орган должен поддерживать документацию, позволяющую связывать псевдонимы или адреса электронной почты с сотрудником или должностным лицом, ответственным за учетную запись электронной почты;

  • Предпочтительными форматами для передачи документов электронной почты постоянного срока хранения в Национальные Архивы являются PST и MBOX - см. Бюллетень 2014-04 «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения» (NARA Bulletin 2014-04: Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, Приложение A, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html#email2 , о нём также см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html - Н.Х).
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2017/07/05/why-does-nara-ask-for-additional-metadata-for-email-records/

Комментариев нет:

Отправить комментарий