Ответ на вопрос: Кто имеет право устанавливать порядок и сроки хранения для документов коммерческих организаций?

В комментариях к посту «Ответ на вопрос об основных нормативных актах, содержащих требования к организации архивного хранения электронных документов»  (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/06/blog-post_28.html ) анонимный коллега не согласился с моей позицией о том, что для большинства коммерческих организаций нашей страны порядок и сроки хранения любых документов имеет право устанавливать Банк России, аргументируя это тем, что Росархив в «соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, вопреки Вашему мнению, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства... (см.: http://archives.ru/about.shtml )».

По мнению коллеги, Банк России, согласно п.10.2 ст.4 федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ (ред. от 01.05.2017) «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», кроме регуляторных функций финансового рынка и контроля организаций, осуществляющих деятельность на финансовом рынке (банки и банковские группы, страховые компании, НКО, брокеры и проч.), «осуществляет регулирование, контроль и надзор в сфере корпоративных отношений в акционерных обществах. Но это совершенно не означает, что функции ЦБ РФ пересекаются или дублируются с функциями Росархива, поскольку зона ответственности ЦБ РФ все же в явном виде соотносится с вопросами регулирования в области финансов.». Как он считает, Банк России имеет право заниматься очень узким составом документов, а всё остальное относится к епархии Росархива.

Итак, кто и за что в настоящее время отвечает?

Прежде всего, давайте обратимся к нормам закона «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества» этого закона (часть 1) содержит перечисление документов, которое каждое общество должно хранить. В ней явным образом перечислены наиболее значимые для акционерных обществ виды документов, и далее сказано, что общество должно хранить и «иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации». Таким образом, в законе дан открытый перечень, охватывающий по сути дела все документы, которые создаются в процессе деловой деятельности общества.

Во второй части статьи сказано, что порядок и срок хранения всех этих документов устанавливает Банк России. Так что, думаю, коллега не прав, утверждая, что у Банка России очень узкие права в этой области :)

Отмечу также, что Банк России не стал разрабатывать собственный нормативный документ по данному вопросу, поэтому до сих пор действует «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Более того, именно Банк России (статья 23.74 Кодекса об административных правонарушениях - КоАП) наделен полномочиями рассматривать дела об административных правонарушениях и привлекать к административной ответственности по ст.13.25 КоАП «Нарушение требований законодательства о хранении документов» следующие организации:

• Акционерные общества, профессиональных участников рынка ценных бумаг, управляющие компании акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированного депозитария акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда - за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов;


• Страховщиков - за неисполнение обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством;


• Кредитные кооперативы - за неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством РФ о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов.

Должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле, вправе составлять протоколы об административных правонарушениях только для:

• Обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью;


• Унитарных предприятий.

Наказывать по данной статье Росархив может за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, хранение которых является обязательным; а также за нарушение установленных порядка и сроков их хранения.

Более подробно моя позиция по этому вопросу изложена в моей статье «Хранение документов акционерными обществами: кто устанавливает правила игры и может привлечь к ответственности?», опубликованной в журнале Секретарь-референт. -  2014. - № 4. - С. 57-62, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=126555&SECTION_ID=766

Изменилось ли что-нибудь в данном вопросе в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293?  Как мне кажется, нет. Хотя Указом Президента РФ Росархив и был наделен функцией по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, в «Положении о Федеральном архивном агентстве» установлено (п.6), что области делопроизводства он разрабатывает и утверждает только:

• Правила делопроизводства в государственных органах;


• Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;

Таким образом, Росархив какие-либо требования к делопроизводству в коммерческих организациях напрямую устанавливать не вправе. Единственные документы, которые имеют непосредственное отношение к коммерческим организациям и которые обязан разработать и утвердить Росархив – это перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкция по применению этого перечня, - да и то это он должен сделать совместно с Банком России.

Какие ещё есть нормативно-правовые акты Росархива, которые, с моей точки зрения, могут затронуть  коммерческие организации? Это:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;


• Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» и  «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения».

Здесь, как мне кажется, мы попадаем в ловушку, которая была создана при разработке федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в далеком 2004 году. В законе, как и в перечисленных выше подзаконных актах, речь идет только об «архивных документах». Определение понятия «архивный документ» в законе дано очень расплывчатое (а неоднократные рекомендации специалистов уточнить его были проигнорированы):

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Для справки: Я подозреваю, что кто-то из авторов закона «Об архивном деле» «соорудил» это определение на основе французских представлений об управлении документами и архивном деле, которые отличаются как от российских, так и от доминирующих сейчас в мире англосаксонских. Во Франции «архивными» называют документы, которые положено хранить хотя бы до конца дня, не выбрасывая в корзину немедленно!

Я считаю, что подобное определение не позволяет определить, когда «просто документ» становится «архивным» и на него начинают распространяться нормы, установленные Правилами и Перечнями. Коммерческие организации могут использовать эту нечёткость для того, чтобы заявить об отсутствии у них «архивных документов», и на этом основании уйти от исполнения требований Правил и Перечней.

Подведём итоги:

• В законодательстве между Росархивом и Банком России четко разделены функции по установлению требований к хранению документов;


• Все документы ключевых для экономики России коммерческих организаций должны храниться в соответствии с правилами, которые устанавливает Банк России. Исключение отчасти составляют кредитные организации, которым сроки хранения Росархив и Банк России устанавливают совместно.


• С «архивными документами» ситуация находится в «серой зоне», поскольку не урегулирован вопрос о том, когда же «гусеница становится бабочкой», и с какого момента на документы рабоче-крестьянского происхождения начинают распространяться установленные Росархивом требования к благородным «архивным документам» :)