Ответ на вопрос: Электронный справочник сроков хранения документов

Вопрос: Мы хотим в организации разработать Перечень документов, которые у нас используются, и внести в него не только документы, предусмотренные нормативно-правовыми актами (постановления Правительства, ГОСТы и др.), так и образующиеся в процессе деятельности отделов и служб.

Прошу разъяснить порядок определения сроков хранения документов, вносимых в Перечень (если сроки хранения не оговорены в нормативно-правовых актах), и его утверждения.

Ответ: С моей точки зрения, Вы совершенно правильно поставили задачу по включению в Перечень документов, создание которых предусмотрено нормативно-правовыми актами. Я бы даже рекомендовала в Перечне предусмотреть графу, где бы можно было бы указать, на основе какого нормативного акта документ должен быть создан (даже если в этом акте срок хранения не был установлен). Благодаря этому в любой момент можно будет проверить актуальность информации.

В статьях Перечня я также рекомендовала бы указывать, какими законами, нормативными документами или Перечнями они установлены.

Если срок хранения определенного вида документов нормативно-правовыми документами не установлен, либо если он организацию не устраивает, организация (естественно, не нарушая требования действующего законодательства) вправе сделать это самостоятельно. Традиционный и, наверное, наилучший способ – принятие решений об установлении сроков хранения на Экспертной комиссии (если ее нет, то стоит её создать), с последующим утверждением первым лицом. В состав ЭК обычно входят юристы, специалисты по безопасности и руководители структурных подразделений, и на её заседания приглашаются все, кто заинтересован в судьбе документов конкретного вида. Решение об установлении сроков хранения оформляется протоколом ЭК, на который потом можно будет сослаться в Перечне (а также, при необходимости, предъявлять контролирующим органам).

Сроки хранения можно также устанавливать и в Ваших внутренних нормативно-правовых актах. Например, при введении в оборот нового вида документов можно сразу устанавливать ему срок хранения.

Теперь о том, как, собственно, устанавливать сроки. Согласно закону об архивном деле, сроки хранения устанавливаются законами, нормативными правовыми актами и некоторыми Перечнями (причем, замечу, лишь в той степени, в которой эти перечни не противоречат действующему законодательству).

Таким образом, начинать всегда нужно с выявления существующих требований или, если их нет, требований к аналогичным видам документов. В качестве методических материалов можно использовать – для того, чтобы определить некую отправную точку – и устаревшие перечни, и существующий отраслевой опыт. На этом Вы определяете, сколько нужно хранить документы в интересах государства.

Далее, у организации может быть собственная заинтересованность в документах, требующая хранить их дольше (а в некоторых случаях – и меньше! :)). Нужно будет посоветоваться (для этого как раз и удобна ЭК) с юристами и другими заинтересованными сторонами о том, какую роль документы данного вида играют в деловой деятельности организации, какие риски связаны с их отсутствием, что говорит судебная практика.

Принимая решения, помните:

• Если Вы ошибаетесь, но действуете при этом согласно утвержденному нормативному документу (Перечню), это серьёзное смягчающее обстоятельство. ЭК принимает решения коллективно т.е. найти конкретно виноватого сложно :)


• В нашей стране за несоблюдение Перечней как таковое не наказывают. Наказывают за неисполнение положений нормативно-правовых актов, и организация может понести ущерб ввиду того, что сама себя оставит в нужный момент без документов. Закон свят, а общие Перечни часто ближе к другой стороне Силы :)

Некоторые простые правила:

• Срок хранения малонужных документов обычно около года;


• Документы, по которым возможны судебные споры, желательно хранить не менее 3 лет (это общий срок исковой давности) с момента совершения соответствующей операции;


• Документы, связанные с налогами, - это 4 года с момента последнего использования в налоговом учета (что, бывает, случается и через 10 календарных лет); бухгалтерские – 5 лет, с такой же оговоркой.


• НТД по объектам – хранится, как минимум, в течение срока существования объекта + еще годика 3 на случай судебных исков;


• Если не уверены в сроке хранения, ставьте отметку «ЭПК», по сути, позволяющую удлинить срок хранения до бесконечности. Для очень многих документов «5 лет ЭПК» универсально-подходящий срок, конечно, при условии, что ЭПК реально будет проводиться перед уничтожением документов.