Европарламент закупает систему управления электронными документами

22 июня 2017 на европейском сайте электронных закупок (см. http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:236118-2017:TEXT:EN:HTML&tabId=1 ) появилось извещение 2017/S 118-236118 о том, что Европейский парламент проводит тендер «Закупка и внедрений электронной системы управления документами» (Acquisition and implementation of an electronic records management system, ERMS), номер контракта EP/DGPRES/ERMS/2017/021 .

Предметом контракта является «Поставка программного обеспечения для ИТ (ERMS - системы управления электронными документами), его развертывание в Европейском парламенте и предоставление соответствующих услуг: технического обслуживания и помощи, обучения, консультирования, настройки, доработки и разработка клиентских приложений в рамках системы или использованием ERMS-технологий; а также менеджмент услуг.»

Контракт заключается на срок в 10 лет на сумму (предварительно) 10,8 миллионов евро. Согласно правилам, государственные органы должны обосновывать целесообразность заключения контрактов на срок свыше 4 лет. В данном случае обоснование следующее:

«Потребность в эффективной системе управления электронными документами (ERMS) не ограничена во времени. ERMS-система обеспечит функциональные возможностьи для управления документами не только непосредственно для её пользователей, но и многих ИТ-систем Европарламента. Сама природа деятельности по управлению докуменгами, которая включает обеспечение долговременной сохранности документов до их передачи в исторические архивы, влечет за собой использование системы в течение длительного периода времени. Кроме того, после подписания рамочного контракта, развертывание системы и перенос данных из текущей системы управления документами могут занять более  года, что сокращает период фактического использования системы.

Более того, замена EDRM-системы на новую всего через несколько лет обошлась бы очень дорого (учитывая расходы на обучение конечных пользователей, миграцию данных, обновление клиентских приложений, интегрированных с системой и т.д.).»

Ни на какие лоты контракт не делится. Допускается последующее проделние контракта – максимум 8 (!) раз, в каждом случае на год с момента присуждения контракта. Таким образом, потенциально речь идёт о контракте на 20 лет.

Участники должны предоставить банковскую гарантию на сумму 200 тысяч евро.

Интересно, что платежи поставщику начинаются только с момента ввода систему в промышленную эксплуатацию. График платежей следующий:

• 10% после инсталляции системы в стандртной конфигурации в Европарламенте,


• 50% после того, как поставщик представил Европарламенту на тестирование систему в полной конфигурации, провел настройку и сделал заказные доработки;


• 35% после окончательного принятия системы Европарламентом,


• 5% по истечении периода гарантии (длительность которой не менее 12 месяцев).

К тендеру допускаются компании с ежегодным оборотом в течение последних трех лет не менее 4 млн. евро (и 2 млн. в сфере деятельности, охватываемой контрактом). Требуется также иметь как минимум 3 года опыта в данной области и иметь опыт реализации как минимум похожих 3 проектов. Проектная группа должнавключать минимум 12 человек, в т.ч. следуеющих опытных специалистов: 2 аналитика, 3 разработчика, 2 педагога и 2 эксперта по продуктам.

Тендерная документация выложена на вебсайте Европарламента по адресу http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm . В частности, технические требования объёмом 51 страница доступны по адресу http://www.europarl.europa.eu/tenders/2017/erms/236118/V_annex_I_technical_specifications.pdf

Из технического задания следует, что замене подлежит разработанная в 1998 году собственная система GEDA, у которой на настоящий момент около 7 тысяч пользователей (однако число одновременно работающих пользователей не превышает 100). Система хранит 1,7 миллиона документов, ежегодный прирост составляет 100 тысяч документов. Среди недостатков этой системы отмечены:

• Отсутствие классификационной схемы,


• Отсутствие функциональных возможностей для управления сроками хранения,


• Отсутствие функциональных возможностей для работы с несекретными конфиденциальными документами,


• Отсутствие поддержки процессов для согласования документов в электронном виде, включая контроль версий.

Закупка новой системы является частью более широкого проекта, в рамках которого также разрабатываются инструменты управления документами (номенклатура дел, типовой перечень документов с указанием сроков хранения и функциональная классификационная схема), пересматриваются существующие процедуры и проводится ознакомление персонала.

Предусматривается, что закупаемая ERMS-система станет поставщиком услуг в сфере управления документами и корпоративных хранилищем для других приложений, при использовании которых создаются подлежащие длительному и постоянном хранению документы.

Система будет соединена с существующей ИТ-системой поддержки прозрачности (ERR) для обеспечения публичного доступа к материалам по тем вопросам, по которым Европарламент подотчетен.

Не входят в сферу задач новой системы историческая архивация, публикационная деятельность и управление секретными документами.

В техническом задании кратко описана модель управления документами Европарламента, которая нам во многом близка. В частности, очень большое значение придается процессу регистрации документов. Любопытно, кстати говоря, что при регистрации в обязательном порядке система должна будет формировать документ в формате PDF, снабженный автоматически сформированным регистрационным штампом. Как и у нас, документы формируются в дела и досье – папки классификационной схемы. Документ может быть размещен в одну или несколько папок.

Система должна соответствовать как минимум одному из следующих стандартов: ISO 15489, американскому DoD 5015.2-STD, MoReq2010 или стандарту австралийского штата Виктория VERS (PROS 99/007 версии 2). За исключением ISO 15489, который является высокоуровневым стандартом, описывающим принципы управления документами и по которому никаких сертификаций не проводиться, остальные стандарты устанавливают – очень сильно различающиеся! – функциональные требования к системам управления документами. По стандарту MoReq2010, насколько мне известно, также никаких сертификации не проводилось, так что, возможно, конкурировать будут в конечном итоге американские и австралийские разработчики.

Весь интерфейс системы должен быть как минимум двуязычным (английский и французский). Подчеркнуто, что при регистрации отсканированных документов и формировании PDF-файла должно поддерживаться распознавание текста на языках стран-членов Евросоюза.

Подробно описаны услуги, которые ERMS-система должна оказывать другим интегрированным с нею программным приложениям. Одним из требований является интеграция с почтовой системой MS Outlook.

В общем, данные требования представляют собой очень любопытный «свежий» документ, который может пригодиться, например, нашим Минкомсвязи и Росархиву, планирующим разработку требований к СЭД государственных органов.

Источник: сайт европейских электронных закупок / сайт Европарламента
http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:236118-2017:TEXT:EN:HTML&tabId=1
http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm
http://www.europarl.europa.eu/tenders/2017/erms/236118/V_annex_I_technical_specifications.pdf