Росархив о создании нормативно-методической базы по работе с электронными документами

На сайте Федерального архивного агентства (Росархив) размещен доклад заместителя руководителя ведомства А.В. Юрасова «О проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами» на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, которое прошло в июне 2017 года в Пензе.

Доклад касался не только вопросов архивного хранения документов (об этом планирую написать отдельный пост), но и текущих вопросов делопроизводства. В нем было отмечено, что Росархивом «на протяжении ряда лет предпринимались меры по созданию нормативной и методической базы по работе с электронными документами в делопроизводстве». При этом названы всего три документа:

• «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, разработанные при непосредственном участии Росархива;


• «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», которые были утверждены приказом Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32;


• «Перечень видов документов, предусмотренных Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р.

По мнению докладчика, Правила делопроизводства «стали первым нормативным документом, в котором были сформулированы основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве», и они «остаются, фактически, единственным нормативным правовым актом, определяющим требования к организации работы с электронными документами в деятельности органов власти».

Мой комментарий: Насчет «единственности», я, честно говоря, с докладчиком  поспорила бы. Поскольку электронные документы всё шире используются в основной деловой деятельности, то во многих нормативно-правовых актах различных министерств и ведомств устанавливаются требования к электронным документам и к организации работы с ними.

То, что это на сегодня «Правила» являются единственным нормативно-правовым документом, регламентирующим для всех федеральных органов власти порядок работы с электронными документами, – не повод для гордости, особенно если принять во внимание устарелость и оторванность от жизни его положений.

В докладе названы положения Правил, которые, по мнению Росархива, имеют методологический характер:

• Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти и находятся под контролем этой системы;
  
  Мой комментарий: С моей точки зрения, это неверный, не соответствующий законодательству и практике правоприменения, да и просто опасный для органов государственной власти подход, согласно которому документ вне СЭД перестает быть документом (и даже не может быть создан!). Документ не может поступить ни с нарочным на носителе, ни по электронной почте, ни по МЭДО или СМЭВ – просто потому, что у авторов данного нормативного «шедевра» не всё было благополучно с логикой и кругозором. Слава богу, что у нас жива традиция игнорировать неработоспособные нормы!


• Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи;
  
  Мой комментарий: Как сказал бы любой «буквоед», - а какими ещё подписями можно было бы подписать электронный документ? :)


• Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти;
  
  Мой комментарий: На самом деле эта норма хороша либо для бумажного делопроизводства, либо для самых ранних систем, поддерживавших работу с электронными документами. В электронной среде дела физически не существуют, а «привязка» документа к делу осуществляется обычно через метаданные; и такая привязка не обязательно является однозначной. Сами же документы обычно хранятся в единой базе данных. Соответственно, классическая задача  делопроизводства по такому размещению документов в дела, чтобы их можно было быстро найти, начинает смотреться несколько иначе. Хорошая СЭД сейчас позволяет «привязать» электронный документ ко всем делам, в которых его желательно видеть пользователям. Более того, есть возможность по-разному представлять весь массив документов различным категориям пользователей: документоведы могут видеть одну структуру, в то время, как представители деловых подразделений – другую.


• Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.
  
  Мой комментарий: Я уже много раз писала о том, что так говорить неправильно. Сроки хранения документов, действительно, определяются по единым принципам, независимо от вида носителя, но из этого не следует, что они будут всегда одинаковы. Есть случаи, когда электронная форма документов в итоге делает их более ценными и заслуживающими более длительных сроков хранения, чем их бумажные аналоги, причём даже тогда, когда электронные документы являются «всего лишь» оцифрованными копиями бумажных оригиналов.

Докладчик также сообщил, что «в настоящее время принято решение о переработке этого документа и расширении сферы его действия на все органы государственной власти, включая органы государственной власти субъектов РФ».

Мой комментарий: Желание распространить нормы правил на региональные органы власти понятно, однако, с моей точки зрения, это будет трудно сделать. У нас разделены полномочия федеральных и региональных органов власти. Не думаю, что в угоду Росархива будет пересмотрена вся структура власти в стране, да и региональные органы власти вряд ли согласятся добровольно урезать свои полномочия.

В докладе дана оценка еще одного документа, который был разработан Росархивом «для нормативного обеспечения перехода на безбумажный документооборот» - это «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», которые были утверждены приказом Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32. «На основании и в соответствии с данными рекомендациями к настоящему времени 80 федеральных органов исполнительной власти подготовили и согласовали с Росархивом перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».

«Перечень видов документов, предусмотренных Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» включил в себя документы, создаваемые исключительно в электронной форме, обмен которыми и хранение которых также осуществляется в виде электронных документов (см. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_52.html ).

Мой комментарий: Мне кажется, что данная мною оценка перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде, в основном подтвердилась: они так и остались безвредным бюрократическим упражнением – ведомства отчитались о проделанной работе и забыли о них, как о кошмарном сне.

Отмечу, что проблема ведь не в количестве, а в качестве нормативно-правовых актов. «Правила делопроизводства» как были изначально пронизаны духом бумажного делопроизводства прошлого века, так и остались таковыми до сих пор.

Если говорить о текущей ситуации, то четко видно, что в органах государственной власти в настоящее время идет активная работа по подготовке концепций и планов развития страны на ближайшие десятилетия. Вот-вот будет утверждена программа «Цифровой экономики», которая не сможет работать в рамках бумажного делопроизводства. Это означает, что существующие нормативные документы не смогут обеспечить надлежащую нормативную поддержку деятельности органов государственной власти; а уж для коммерческих организаций они с самого начала не представляли никакой ценности.

Как следствие, Росархиву, который, наконец, добился права разрабатывать нормативно-правовую базу в области делопроизводства (и, возможно, несколько неожиданно для себя, «приобрёл» и соответствующие обязанности), придется в ближайшее время разработать планы по подготовке новых нормативно-правовых актов, отвечающих потребностям не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня. А потом ему придётся «выдать на-гора» и сами эти документы...

Задача это непростая, в том числе и потому, что в отрасли существует острейший кадровый голод на современных специалистов, который пока лишь обостряется. Конечно, при грамотной организации работ всё равно можно многое можно, главное, начать как можно скорее и постараться наладить эффективное сотрудничество со всеми заинтересованными сторонами :)

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-nms.shtml