вторник, 18 июля 2017 г.

Доклад Росархива о проблемах организации хранения электронных документов государственных и муниципальных архивов


В июне 2017 года в Пензе прошло заседание Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, на котором заместитель руководителя Федерального архивного агентства (Росархив) Андрей Викторович Юрасов (на фото) выступил с докладом «О проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами».

Отмечу, что в докладе уже обращено внимание на новую «Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» (утв. Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203), в которой среди прочих, были выделены следующие приоритетные задачи на период до 2030 года:
  • Развитие технологий электронного взаимодействия граждан, организаций, государственных органов, органов местного самоуправления;

  • Применение в органах государственной власти РФ технологий, обеспечивающих повышение качества государственного управления;

  • Продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам и ряд других.
А.В.Юрасов отметил, что «в ряде положений Стратегии подчеркивается необходимость наряду с внедрением новых информационных технологий в социальную сферу и в сферу государственного управления сохранять возможность взаимодействия государственных институтов и граждан без применения информационных технологий. Это, безусловно, свидетельствует о том, что наступило время для более сдержанных и взвешенных подходов к применению современных информационных технологий, особенно в тех сферах деятельности, где осуществляется взаимодействие органов власти и граждан».

Мой комментарий: Как мне кажется, речь в Стратегии все-таки идёт не о попытках затормозить внедрение информационных технологий, а о поддержке смешанных технологий там, где значительная часть граждан – в первую очередь, пожилые люди, - не готова переходить на современные методы взаимодействия. Уверена, что по мере смены поколений, сфера применения традиционных бумажных технологий будет стремительно сужаться.

Однако даже Росархив уже понимает, что «это, однако, не означает, что проблема создания, хранения и использования электронных документов отходит на второй план или вообще становится неактуальной».

Докладчик отметил, что это «поставило перед архивной отраслью ряд проблем, связанных с организацией хранения электронных документов в архивах государственных органов, в государственных и муниципальных архивах. Также чрезвычайно важна проблема комплектования архивов электронными документами».

К наиболее существенным, но не решённым проблемам отнесены:
  • Обеспечение аутентичности и достоверности электронных документов в процессе их долговременного хранения, т.е. когда установленный им срок хранения превышает срок использования программно-технических средств и носителей, применяемых для создания, хранения и поддержания этих документов.

    «В отличие от документов, созданных на бумажном носителе, которые могут храниться длительное время, сохраняя свою юридическую силу и доступность для восприятия, электронные документы неразрывно связаны с динамично меняющимися технологиями и требуют целого комплекса мероприятий по обеспечению их аутентичности, достоверности, физической сохранности и доступности»;

  • Информационные системы, в том числе системы электронного документооборота, в которых создаются и в которые включаются электронные документы, не всегда обладают той функциональностью, которая может поддерживать архивные требования к обеспечению их сохранности;

    Мой комментарий: Да, это серьезная проблема, и её придётся решать, поскольку в настоящее время именно в этих системах уже накоплены и продолжают накапливаться огромные объемы информации и документов, представляющих значительную деловую, историческую и научную ценность. Не хотелось бы, однако, чтобы Росархив использовал этот вопрос как повод увильнуть от принятия на архивное хранение электронных документов, сформированных в деятельности государственным и муниципальных органов власти. Замечу, что, по большому счёту, данный вопрос – вполне преодолимый барьер для архивистов, а не непреодолимая пропасть.

  • Передача электронных документов из систем электронного документооборота органов власти в ведомственный архив, а затем в государственный или муниципальный архив, требующая разработки вполне определенного алгоритма, который позволит обеспечить их неизменность, аутентичность и целостность при передаче их на архивное хранение;

    Мой комментарий: К сожалению, в этих словах сквозит традиционная «бумажная идеология»… Зачем, скажем, документы из СЭД обязательно передавать на хранение в ведомственный архив, почему не оставить их (особенно документы временного срока хранения) там, где они были созданы, и по истечении этих сроков там же и уничтожить? В каких-то случаях вполне возможно, минуя ведомственный архив,  напрямую передавать электронные документы из СЭД на хранение в государственный архив – например, в выборных органах власти по окончании периода их полномочий.

    А ведь современные технологии позволяют по-новому взглянуть на всю систему архивной отрасли и во многом её изменить ….
А.В.Юрасов отметил, что положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19, касающиеся электронных документов, «устарели и носят скорее декларативный характер».

Он сообщил, что в настоящее время начата работа по подготовке их новой редакции; и подчеркнул, что предполагается, что они «будут полно и последовательно устанавливать правила, нормы, требования в отношении организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов, поступающих на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы»:
«В 2016 г. проект изменений в Правила прошел обсуждение в архивных учреждениях, сегодня ведется работа по подготовке текста Правил с учетом тех предложений и замечаний, которые получены в ходе обсуждения предлагаемых изменений. Надеемся, что архивное сообщество и, особенно, архивисты региональных архивов и в дальнейшем будут принимать активное участие в обсуждении проекта этого документа.»
Мой комментарий: Я согласна, что Правила нужны, и их нужно разрабатывать – но только совсем не такие, какими их себе представляет Росархив, не пошаговые инструкции применения какой-то одной «окаменевшей» технологии. Пора вместо этого перейти, вместе с архивно-документационными службами ведущих стран мира, к разработке высокоуровневых требований, оставляя выбор конкретных технологий на усмотрение самих организаций. Только тогда будет шанс на то, что содержание новых правил не устареет задолго до их официального утверждения.

Источник: официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-nms.shtml

Комментариев нет:

Отправить комментарий