Что есть документ? Полномасштабное управление информацией и управление документами

Заметка историка и архивиста Лиз Саммерс (Lise Summers – на фото) из города Перт в Западной Австралии была опубликована 23 июня 2014 года на ее блоге «В почтовом ящике» (In the mailbox)

В последнее время в различных блогах и журналах по вопросам управления информацией и данными немало было сказано о взаимоотношениях между управлением информацией и управлением документами. Меня, среди прочего, беспокоят даваемые там определения сферы деятельности специалистов по управлению документами, отражающие все более ограниченное представление о том, что из себя представляют документы и, в конечном счете, архивы.

Так, Джеймс Лепен (James Lappin) в своем блоге «Думая о документах» (Thinking records) пишет, см. http://thinkingrecords.co.uk/2014/06/15/records-management-andor-information-governance :

«Их сопоставление (речь идет об управлении документами (records management) и полномасштабном управлении информацией (information governance) – Н.Х.) лучше всего начать с точной формулировки проблемы:

• Ежедневно огромный поток письменных сообщений поступает в организацию, исходит из нее и проходит внутри неё. Тридцать лет назад сообщения такого рода путешествовали в конвертах. Теперь большинство из них перемещается в виде сообщений электронной почты и присоединенных к ним файлов. И этот поток идёт непрерывно.


• То, что мы называем «документами» (records) – просто-напросто эти самые письменные сообщения, когда они «уходят на покой»».

Международный стандарт по управлению документами ISO 15489 (в нашей стране адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, см. http://www.gosthelp.ru/gost/gost461.html  – Н.Х.), определяет термин «документ» как «созданную или полученную информацию, сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства и/или делового актива во исполнение требований законодательства или же в интересах деловой деятельности, вне зависимости от вида носителя, формы и формата».

Управление документами определяется как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, хранением, использованием и определением окончательной судьбы документов (уничтожением или передачей на постоянное архивное хранение), включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.»

Почему же кое-кто продолжает настаивать на том, что документы -  это в основном переписка, захватываемая только в электронных документных системах и в других почтовых реестрах (часто бумажных). А как быть с географическими информационными системами, программным обеспечением для бухгалтерского и налогового учета, САПР-системами, реляционными и плоскими базами данных, фотографиями, видео на YouTube и веб-материалами? Всё это – тоже документы.

Как бы нам сместить дискуссию от обсуждения различий между управлением документами и управлением/полномасштабным управлением/менеджментом информации, на их общие черты?

Лиз Саммерс (Lise Summers)

Источник: блог «In the mailbox»
http://inthemailbox.wordpress.com/2014/06/23/what-is-a-record-information-governance-and-records-management/