Управление документами и/или «полномасштабное управление информацией»

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin – на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 15 июня 2014 года.

На прошлой неделе Лоуренс Харт (Laurence Hart – до апреля 2014 года работал экспертом по стратегиям управления контентом в компании Alfresco; в настоящее время – независимый консультант – Н.Х.) опубликовал на блоге заметку (см. http://wordofpie.com/2014/06/12/information-governance-repeating-the-same-mistakes/ ), в которой писал:

«В последнее время я много говорил о полномасштабном управлении информацией (information governance). Делал я это по той причине, что если мы просто начнем использовать данный термин вместо «управления документами» (records management), то упустим открывающуюся возможность. Полномасштабное управление информацией отличается от управления документами. Оно должно быть иным.

Управление документами не сработало. Нам нужен новый подход. У полномасштабного управления информацией есть потенциал для того, чтобы стать этим новым подходом, если мы правильно за него возьмёмся. Если же мы будем  лениться, то нам придется вести всё те же бои еще одно десятилетие».

Заметка Лоуренса должна побудить нас к изучению различий между терминами «управление документами» и «полномасштабное управление информацией». Они оба являются именами, которые мы даем подходам, используемым для решения конкретной проблемы, с которой сталкиваются организации. Их сопоставление лучше всего начать с точной формулировки проблемы:

• Ежедневно огромный поток письменных сообщений поступает в организацию, исходит из нее и проходит внутри неё. Тридцать лет назад сообщения такого рода путешествовали в конвертах. Теперь большинство из них перемещается в виде сообщений электронной почты и присоединенных к ним файлов. И этот поток идёт непрерывно.


• То, что мы называем «документами» – просто-напросто эти самые письменные сообщения, когда они «уходят на покой»».


• Организация несет ответственность за все свои действия. Ей нужно найти способ установить связь между каждым значительным сообщением и тем элементом деятельности, из которого оно возникло. Тридцать лет назад эта задача решалась путем помещения сообщений в бумажные дела и папки, отражавшие различные виды деятельности. Сейчас для этой цели можно использовать множество различных способов. Можно попросить пользователей помещать сообщения в электронные дела; или настроить workflow-процессы так, чтобы они направляли сообщения в нужные дела; или определить правила маршрутизации; или создать отдельные учетные записи электронной почты для переписки по конкретным вопросам; или провести обучение движка автоматической классификации.


• Если организация не связывает каждое значимое сообщение с тем видом деятельности, из которого оно возникло, она не сможет установить соответствующие правила доступа и сроки хранения для этих сообщений. Организация в этом случае также не сможет (по крайней мере, с какой-либо степенью уверенности) представить коллегам или заинтересованным сторонам полную документацию по данному элементу своей деятельности.


• Тот метод, который организация использует для управления своими документами, должен быть встроен в сам поток сообщений. Если он не является частью этого потока, он не сумеет справиться с объемами переписки. Это утверждение было справедливо для бумажного мира, и оно еще более справедливо сейчас.


• После того, как установлена связь сообщения с элементом деловой деятельности, сообщение должно быть защищено от внесения изменений или удаления на протяжении всего периода времени, в течение которого организация нуждается в документе о соответствующем элементе своей деятельности.


• Не все сообщения важны. Многие сообщения тривиальны, имеют сиюминутную ценность или же не имеют отношения к целям и задачам организации. Такие сообщения не нужно связывать с элементами деловой деятельности и не нужно защищать от изменения или удаления в течение срока хранения. Можно запланировать их уничтожение по истечении подходящего интервала времени.


• Необходимо, чтобы методу, который организация намерена использовать для фильтрации незначащих сообщений, доверять как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны.

Не имеет значения, как мы назовем следующее поколение решений этой проблемы:

• Можно назвать этот подход «управлением документами» на том основании, что это все та же старая проблема, которую дисциплина управления документами пыталась решать в течение пятидесяти лет - когда успешно, а когда и не очень;


• Можно назвать этот подход «автоматизированным управлением документами», подобно тому, как Национальные Архивы США назвали свою программу поиска автоматизированных решений данной проблемы в масштабах всех федеральных органов исполнительной власти;


• Можно назвать этот подход «полномасштабным управлением информацией», как это склонны делать поставщики и представители частного сектора, - если мы хотим четко провести черту между в значительной степени дискредитировавшим себя подходом, связанным с внедрением электронных систем управления документами, и этим новым (но пока еще не в полной мере сформулированным) набором подходов.

Какое бы имя в конечном итоге не «приклеилось» к новому подходу, нам обязательно следует помнить, что управление документами – это и накопленный за полвека багаж идей, профессиональной практики и опыта. Управление документами – нечто гораздо большее, чем просто внедрение продуктов определенного виды, которые раньше назывались электронными системами управления документами и информацией. Даже в то самое время, когда «полномасштабное управление информацией» стремится дистанцироваться от электронных систем управления документами, ему следует попытаться впитать тот опыт, который дисциплина управления документами накопила за последние пятьдесят лет.

Вывод из сказанного заключается в том, что мы, специалисты по управлению документами, должны сформулировать, что это за опыт:

• Чему мы можем научиться на примере относительного успеха применения подходов управления документами для работы с потоками переписки в бумажную эпоху?


• Какие уроки мы можем извлечь из провала электронных систем управления документами и информацией (и SharePoint) с тем, чтобы адекватно справляться с потоками электронных сообщений?


• Чему мы можем научиться на примере тех подходов управления документами, которые успешно работали и работают в электронную эпоху? (потому что действительно был и ряд «очагов успеха»)

В своих последующих заметках на блоге я попробую дистиллировать этот опыт и уроки. Нам следует использовать эти знания для того, чтобы выявить критические факторы успеха для следующего поколения подходов в области управления документами /  автоматизированного управления документами / полномасштабного управления информацией. Эти критерии, в свою очередь, могут пригодиться для разработки ряда альтернативных сценариев того, как подобный подход может сработать.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2014/06/15/records-management-andor-information-governance/