Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/2_26.html)

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото), вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 27 июня 2014 года. Это третий из серии постов о технологии цветового кодирования.

Болит голова по поводу хранения и уничтожения? Добавьте каплю цвета!

Серию из четырех постов на блоге мы посвятили цветовому кодированию – используемой для управления документами технологии, которая, помимо предотвращения неправильной расстановки дел, имеет множество других преимуществ. В данном третьем посте мы расскажем, как цветовое кодирование помогает выполнять требования в отношении отслеживания сроков хранения документов и их уничтожения – и при этом избежать рисков по ходу процесса.

Исполнение законодательно-нормативных требований, связанных с установлением и отслеживанием сроков хранения и выполнением установленных действий по их истечении (уничтожением документов либо их передачей на архивное хранение), сегодня является одной из самых сложных задач среди тех, что приходится решать специалистам по управлению документами.

Трудности начинаются со сложного и меняющегося набора требований. Лишь часть таких требований явным образом сформулирована в законодательстве. В отсутствие четких и недвусмысленных указаний Вам придется учитывать целый ряд других факторов, таких, как вероятность возникновения судебных споров, применимые сроки исковой давности и требования в отношении доступа клиентов к их персональным данным.

Эта неопределенность усугубляется тем, что требования постоянно изменяются по введения нового законодательства и внесения поправок в действующие законы. Добавьте к этому возможность тяжелых последствий неисполнения законодательно-нормативных требований, и становится понятно, почему отслеживать сроки хранения и проводить уничтожение документов так сложно - и почему так важно делать это правильно.

Цветовое кодирование спешит на помощь

Первым шагом на пути выполнения любого приличного плана по отслеживанию сроков хранения и выполнению действий по их истечении является подготовка хорошо проработанной классификационной схемы с указанием сроков хранения (примером такого инструмента может служить номенклатура дел – Н.Х.). Но что дальше? Как обеспечить регулярное и последовательное исполнение данного плана? Существует множество инструментов, которые могут Вам в этом помочь, таких, как, например, электронные системы управления документами, способные автоматически помечать документы с истекшими сроками хранения. Тем не менее, все далеко не так просто, когда дело касается бумажных документов.

Именно здесь цветовое кодирование может оказаться чрезвычайно полезным.

Помогая Вам более четко идентифицировать дела, цветовое кодирование обеспечивает ряд преимуществ при отслеживании сроков хранения и при проведении выделения документов на уничтожение. Во-первых, его использование снижает риск ошибочного уничтожения дела. В ходе ежегодного отбора документов на уничтожение нарушение цветового «рисунка» помогает Вам мгновенно заметить стоящее не на своем месте дело – как тогда, когда Ваши дела стоят на полках, так и в случае, когда они упакованы в картонные короба и ждут, когда их вывезет поставщик услуг защищенного уничтожения.

Цветовое кодирование также упрощает и делает более эффективным процесс отслеживания сроков хранения. Например, если уничтожение документов проводится ежегодно, то каждый раз может уничтожаться весь массив дел за соответствующий год. Цветовое кодирование помогает сотрудникам быстро выделить подлежащие уничтожению дела большими блоками. Упрощая и ускоряя процесс отбора дел на уничтожение, цветовое кодирование снижает вероятность задержек (которые на практике случаются очень часто).

В целом отдача от использования цветового кодирования заключается в том, что установленные сроки хранения документов применяются на практике более точно и своевременно, снижая тем самым риски, связанные как с преждевременным уничтожением, так и с чрезмерно длительным сохранением документов.

И это еще не всё! В следующем, завершающем посте мы посмотрим, как цветовое кодирование помогает выполнять требования в отношении защиты персональных данных и обеспечения информационной безопасности.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/4.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Мой комментарий: Заметкам Росса, как мне кажется, немного не хватает примеров и «приземленности». Стандартной практикой является использование каждый год своего цвета для маркировки корешков дел (с этой же целью можно использовать и цветные папки, и скоросшиватели, и даже архивные короба). Если срок хранения документов в соответствующем массиве один и тот же, то каждый год на уничтожение нужно отобрать дела с корешками конкретного цвета.

Более сложный (но в ряде случаев более эффективный вариант) – выбирать цвет корешка в зависимости от года, когда документы можно будет уничтожить.

С появлением цветных принтеров и доступных по цене самоклеящихся этикеток стало чаще использоваться сложное цветовое кодирование (см. рис), когда цветовой рисунок корешка может отражать сразу несколько параметров, таких, как подразделение, вид документов, год, месяц и т.д.

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/file_folders_labels_supplies/retention-and-disposition-headaches-add-a-splash-of-color/