Национальные Архивы США: Начато публичное обсуждение проекта бюллетеня, устанавливающего сроки согласования ведомствами подготовленных NARA от их имени запросов на передачу документов

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 2 июля 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Мы предлагаем заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по проекту готовящегося к публикации бюллетеня Национальных Архивов США (NARA), устанавливающего крайние сроки согласования федеральными органами исполнительной власти подготовленных Национальными Архивами от их имени запросов о передаче их документов на постоянное архивное хранение (Transfer Requests). Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы практической реализации этих указаний в своей деятельности.

Мой комментарий: Что такое «запросы на передачу»?

Как отмечается в проекте нового бюллетеня Национальных Архивов (NARA Bulletin 2014-XX Guidance on NARA-Created Transfer Requests), начиная с 2013 финансового года Национальные Архивы начали постепенно отказываться от практики подготовки от имени федеральных органов исполнительной власти бумажных форм SF 258 (см. http://www.gsa.gov/portal/getFormFormatPortalData?mediaId=34493 ), документирующих передачу документов постоянного срока хранения под управление Национальных Архивов. Вместо этого в системе государственного электронного архива ERA теперь оформляются электронные «запросы на передачу» (Transfer Requests). Как правило, Национальные Архивы сами готовят такие запросы в отношении подлежащих передаче на постоянное архивное хранение документов, которые в данный момент находятся на депозитарном хранении в центрах хранения документации Национальных Архивов.

Все подготовленные в системе ERA проекты запросов на передачу, которые ведомства не согласовали путем их официального представления в Национальные Архивы (средствами системы ERA) в течение 15 месяцев после их формирования, из системы удаляются.

Такое ограничение устанавливается для того, чтобы обеспечить актуальность содержащейся в запросах на передачу информации. Чем больше пройдет времени от формирования запроса до его официальной подачи, тем больше риск того, что устареют ссылки на законодательно-нормативную базу и другие данные.

Данный бюллетень устанавливает срок, в течение которого федеральные органы исполнительной власти могут одобрить и официально представить проекты запросов, созданных для них в системе «Электронный архив документов» (Electronic Records Archives, ERA). Бюллетень также устанавливает срок принятия решений по аналогичным бумажным документам – стандартной форме 258 (Standard Forms 258) «Соглашение о передаче документов в Национальные Архивы США» - которые были подготовлены от имени ведомств, но еще не были ими подписаны и официально представлены в Национальные Архивы.

Пожалуйста, присылайте свои замечания и предложения по проекту бюллетеня до 18 июля 2014 года. Все полученные замечания будут рассмотрены. Мы планируем опубликовать бюллетень к концу июля. Проект бюллетеня доступен по адресу
 http://blogs.archives.gov/records-express/files/2014/07/DRAFT_NARA-Bulletin_Expiration-of-SFs-258-and-TRs_July2.pdf  .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

[Дополнение от 25.09.2014] Данный бюллетень Национальных Архивов (NARA Bulletin 2014-05 Guidance on NARA-Created Transfer Requests) был опубликован 25 сентября 2014 года, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-05.html

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/07/02/opportunity-for-comment/