Национальные Архивы США: Новости группы по разработке типовых перечней, июнь 2014 года

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 24 июня 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Группа Национальных Архивов США по разработке типовых перечней документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) теперь контролирует ход работы над перечнями по вводящим их в действие «сопроводительным документам» (GRS Transmittal).

Мой комментарий: Национальные Архивы США не любят огромные неуправляемые, быстро теряющие актуальность «талмуды» объёмом в тысячи статей, предпочитая выпускать небольшие перечни, охватывающие определенные группы документов.

В настоящее время идёт внутренняя переработка «Сопроводительного документа 23», публикация которого намечена на 29 августа 2014 года. В сентябре группа проведет личные и интернет-консультации по связанным с ним вопросам. Этим документом будут введены новые редакции следующих типовых перечней:

• GRS 1.1: Основные документы по управлению финансами;
• GRS 1.2: Документы по грантам и соглашениям о сотрудничестве;
• GRS 3.1: Основные документы по управлению технологиями;
• GRS 3.2: Документы по безопасности информационных систем;
• GRS 4.3: Документы-источники данных для электронных систем, выдаваемые этими системами документы и электронные копии (не для нужд делопроизводства).

Возможно, сюда же будет включен ещё один перечень:

• GRS 4.2: Доступ к информации и защита документов (этот перечень пока еще находится в процессе государственной регистрации, но, как ожидается, формальности будут завершены достаточно быстро).

В этот комплект документов также войдут ответы на часто задаваемые вопросы и способствующие внедрению перечней инструменты.

«Сопроводительный документ 24»: Публикация этого пакета документов ожидается весной 2015 года. В него включены типовые перечни, находящиеся сейчас на стадии экспертизы или анализа полученных замечаний:

• GRS 2.1: Документы о найме сотрудников;
• GRS 2.5: Документы об увольнении сотрудников;
• GRS 2.8: Документы по этике персонала;
• GRS 4.1: Документы, относящиеся к управлению документами;
• GRS 4.2: Приложения и дополнения;
• GRS 6.2: Документы Федерального консультативного комитета.

«Сопроводительный документ 25»: Публикация этого пакета документов планируется на весну 2016 года. Мы уже начали работать над следующими перечнями:

• GRS 1.3: Бюджетные документы;
• GRS 2.2: Документы по управлению персоналом;
• GRS 2.3: Документы по взаимоотношениям с персоналом;
• GRS 2.4: Документы по льготам и компенсациям;
• GRS 2.6: Документы об обучении и повышении квалификации персонала.

Если у Вас есть вопросы или заинтересованность в оказании помощи в работе над любым их ныне разрабатываемых перечней (из пакета «Сопроводительного документа 25»), пожалуйста, свяжитесь с группой по разработке перечней по адресу GRS_Team@nara.gov  . Вы также можете посетить сайт группы  http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/  .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Мне кажется, что есть смысл и нам подумать о переходе на разработку достаточно большого числа типовых перечней, каждый из которых устанавливает сроки хранения сравнительно небольшой группы документов. Таким образом проще привлечь к разработке перечней юристов, специалистов соответствующих деловых подразделений и другие заинтересованные стороны, а также обеспечить оперативную разработку и актуализацию этих документов. В конце концов, когда-то отечественные перечни именно так и начинали создаваться! :)

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/06/24/grs-team-update-june-2014/