Дон Людерс: Управление документами после DoD 5015.2 – Девять грядущих изменений

Заметка американского специалиста Дона Людерса (Don Lueders - на фото), владельца компании Information Management HarborPoint, была опубликована 30 июня 2014 года на блоге экспертов международной ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM.

Чуть больше года назад я опубликовал статью на блоге сообщества AIIM, в которой объяснял, почему я больше не поддерживаю стандарт DoD 5015,2 требований к электронным системам управления документами (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard – в течение многих лет это был де-факто национальный стандарт США, соответствие которому было обязательным для продуктов, закупаемых Министерством обороны США и рядом других министерств и ведомств. Ныне действующая 3-я версия стандарта была опубликована в 2007 году – Н.Х.). Эта статья (перевод на русский язык см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/dod-50152.html  ) вызвала множество комментариев и последующих публикаций других специалистов по управлению документами. С тех пор можно было наблюдать, как ряд федеральных органов исполнительной власти США оказался втянут в очень публичные и   дорогостоящие скандалы, напрямую связанные с управлением документами. Самые громкие из этих скандалов – с участием налоговой службы (Internal Revenue Service) и агентства по охране окружающей среды (Environmental Protection Agency) – все еще остаются в числе главных новостей дня и не сходят с первых полос газет.

Несомненно, эти скандалы стали результатом политик управления жизненным циклом информации, полностью или частично основанных на модели корпоративного управления документами из стандарта DoD 5015.2. Политик, которые не смогли решить стремительно нарастающие по сложности проблемы в области управления документами, с которыми сталкивается федеральное правительство.

И все же одновременно был достигнут и серьёзный прогресс. Федеральные ведомства начали открыто ставить под вопрос свою практику управления документами. Организации частного сектора, многие из которых использовали решения для управления жизненным циклом на основе модели DoD 5015.2, начали присматриваться к иным, более ориентированным на будущее вариантам практики. В то же время поставщики программных продуктов, у большинства из которых имеется большая предыстория создания решений на основе стандарта DoD 5015.2, стали продвигать на рынок новые, гораздо более инновационные подходы.

Кульминацией всех этих тенденций я считаю публикацию10 марта 2014 года Национальными Архивами США (NARA) проекта доклада и плана об автоматизированном управлении электронными документами (Automated Electronic Records Management Report and Plan, об этом проекте также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_5185.html  - Н.Х.). В данной публикации Национальные Архивы признают, что решения, основанные на модели DoD 5015.2, не смогли снабдить федеральные ведомства средствами «достижения согласованного управления всеми электронными документами федеральных органов исполнительной власти». Сказано очень аккуратно, но и это является важной вехой. Более 16 лет Национальные Архивы поддерживали данный стандарт, и хотя в публикации прямо не говорится об отказе от этой поддержки, в ней дается понять, что NARA более не считает модель DoD 5015.2 жизнеспособным, долгосрочным решением, которое Национальные Архивы могли бы рекомендовать своим клиентам из федеральных ведомств.

Как на всё это ни смотреть, однако модель управления корпоративными документами DoD 5015.2 неуклонно теряет доверие в качестве решения дилеммы управления жизненным циклом информации, с которой сегодня сталкиваются почти все организации.

Но если модель DoD 5015.2 более не жизнеспособна, то вопрос ставится следующим образом: Как будет выглядеть управление документами «после DoD 5015.2»?

Я считаю, что в мире «после DoD 5015.2» произойдёт ряд существенных изменений, которые революционизируют практику управления документами и, наконец, позволят переломить ситуацию в нашей коллективной борьбе за ликвидацию вызванного взрывным ростом объёмов информации разрушительного хаоса.

Вот что, с моей точки зрения, можно ожидать в будущем:

• Закончится длительная и, в конечном счете, бессмысленная дискуссия о том, является ли какой-либо конкретный кусок информации «документом» или «не-документом». Вся зафиксированная информация в масштабах организации будет охвачена политиками отслеживания сроков хранения и выполнения установленных действий по истечении этих сроков. В современных условиях вся информация подлежит раскрытию в случае судебных споров и расследований, её хранение является дорогостоящим делом, и любая информация, сохраняемая дольше, чем она полезна для деловой деятельности, становится для организации бременем и источником рисков. Защитимое уничтожение (defensible disposition) документированной информации станет основной задачей всякого решения для управления документами в эпоху «после DoD 5015.2».


• По мере того, как все больше и больше традиционно создаваемой в неструктурированном формате информации будет перекочевывать в базы данных, всё больше внимания при управлении документами начнет уделяться управлению жизненным циклом структурированной информации. Например, требования к управлению жизненным циклом информации в счетах-фактурах, которые сейчас хранятся в виде PDF-файлов со сроком хранения «Хранить 7 лет после оплаты, затем уничтожить», не изменятся после переноса информации из PDF-файлов в базу данных. Требования к этой информации остаются теми же вне зависимости от того, представлена ли она в виде неструктурированных PDF-файлов или в виде структурированного элемента в базе данных. Решения для управления документами в эпоху «после DoD 5015.2» будут управлять всей информацией вне зависимости от её структуры.


• Полностью дискредитирует себя концепция идеального решения для управления жизненным циклом информации, когда ничто не сохраняется дольше, чем необходимо, и ничто не уничтожается прежде, чем будут выполнены все общепризнанные требования к срокам хранения. Организации будут признавать, что ошибки время от времени случаются, но будут также понимать, что суды никогда не карают стороны за следование своим обычным политикам в области хранения и уничтожения документов; и что решения, внедренные в соответствии с документированной политикой организации, добросовестно управляемые и поддерживаемые, вполне достаточны, хотя они и не являются идеальными.


• Пройдёт масштабное упрощение практически всех процессов управления жизненным циклом информации в рамках организации. В корпоративном масштабе будут внедрены указания по срокам хранения и действиям по их истечении на основе подхода «больших корзин» (при таком подходе устанавливаются единые сроки хранения большим группам видов документов, сходных по своему функциональному назначению и срокам хранения; в результате резко сокращается количество различных сроков хранения – Н.Х.). Обременительные унаследованные классификационные схемы и номенклатуры дел будут существенно упрощены. Многоэтапные указания по срокам хранения, изначально необходимые для управления бумажными документами, станут намного проще или вообще исчезнут. Требование о «ручной» авторизации рутинных процедур управления документами, таких, как уничтожение и передача, сохранится лишь в отношении небольшого числа наиболее важных серий (видов) документов.


• Хотя различие между «документами» и «не-документами» в целом станет несущественным, в каждой организации небольшое подмножество контента будет по-прежнему требовать применения гораздо более жестких бизнес-правил в течение значительно более длительного срока хранения. Часть этой информации необходимо будет сохранять на протяжении нескольких десятилетий, а часть - хранить постоянно. Единственно реалистичным способом управления такими «комплайенс-документами» будет использование услуг одного или нескольких электронных хранилищ, спроектированных, контролируемых и управляемых квалифицированными специалистами по управлению документами. Пока не ясно, чем эти хранилища документов будут отличаться от ныне существующих, но наверняка гораздо большая часть их функциональных возможностей будет ориентирована на обеспечение долговременной сохранности и на решение проблем, связанных с продолжающимся устареванием оборудования и программного обеспечения.


• Вместо вынужденной поддержки навигации по общим дискам, SharePoint, Box, Exchange, Alfresco, OneDrive, и т.д. и т.п, контрольные панели решений будут использоваться для централизованного мониторинга и управления жизненным циклом хранящейся в различных местах информации. Эти контрольные панели также будут поддерживать защитимое уничтожение, позволяя специалистам по управлению документами проводить аудит и готовить отчеты о всех связанных с жизненным циклом информации действиям в масштабе всей организации. (По сути дела здесь отражена идея, подробно изложенная в спецификациях MoReq2010, о том, чтобы использовать решение для управления документами не для того, чтобы переместить в него все документы и управлять ими непосредственно, а в качестве командного центра, который выдает соответствующие высокоуровневые указания тем разнообразным деловым информационным системам, в которых хранятся и обрабатываются документы и информация – Н.Х.)


• Требования к управлению жизненным циклом транзакционных материалов, создаваемых в ходе обычной деловой деятельности, будет интегрированы в сами процессы. В результате действия по классификации, обеспечению безопасности и доступа, меры по отслеживанию сроков хранения и уничтожению этих материалов будет абсолютно точными 100% времени (Наивность, конечно! – Н.Х.). Это также будет способствовать широкому внедрению решений благодаря освобождению конечных пользователей от исполнения обременительных требований по управлению документами, которые вызывали отторжение у пользователей решений предыдущего поколения, разработанных с использованием модели DoD 5015,2.


• Все процессы управления документами, включающие в себя «бумажные» компоненты (за исключением оцифровки), будут отторгнуты как принципиально ущербные, и будут заменены электронным жизненным циклом от момента создания до уничтожения. Хотя мечта о полностью безбумажном офисе может никогда воплотиться в жизнь, однако цель перехода на глобальное электронное управление документами в масштабе всей организации станет реально достижимой. (С моей точки зрения, существуют определенные нишевые задачи – например, обеспечение непрерывности деловой деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций и поддержка последующих восстановительных работ, - в решении которых неэлектронные документы играют важную роль, и закрывать глаза на этот факт не стоит. Крайности всегда вредны. – Н.Х.)


• Наконец, технология автоматической классификации, которую традиционные специалисты по управлению документами так долго считали чем-то из области научной фантастики, станет жизнеспособным инструментом и будет использоваться многими решениями для управления корпоративными документами и контентом. Хотя показатели точности автоклассификации все ещё довольно далеки от 100%, эта технология продолжает быстро совершенствоваться, и уже существуют «после DoD 5015.2»-решения для управления документами, способные точно классифицировать наиболее массовые и предсказуемые материалы некоторых организаций.

Сейчас в области управления документами и информацией наступило восхитительное время. Такое впечатление, что новые источники информации появляются чуть ли не каждый день; и законодательно-нормативные требования в настоящее время охватывают как никогда широкий спектр информации. Социальные сети, мобильность и особенно вездесущее облако вынуждают организации пересматривать практически все аспекты решений для управления документами. К счастью, инновационные технологии и революционные новые практики управления документами – свободные от ограничений, налагавшихся устаревшим стандартом функциональных требований (т.е. DoD 5015.2 – Н.Х.) - обеспечат возможности для управления документами, которые будут более эффективными в плане управлении жизненным циклом информации, чем когда-либо прежде.

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/community/blogs/expert/Records-Management-Post-DoD-5015-9-Looming-Shifts