Управление государственных документов австралийского штата Виктория опубликовало обновленные спецификации, поддерживающие стандарт хранения документов

Данное сообщение было опубликовано 11 июля 2014 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Управление государственных документов радо сообщить о публикации пересмотренных спецификаций, поддерживающих стандарт хранения PROS 11/01 (Storage Standard – дополнительную информацию об этом стандарте и спецификациях к нему см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/blog-post_01.html ; информацию о ходе пересмотра спецификаций см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/blog-post_22.html - Н.Х.).

В первоначальные спецификации, выпущенные в 2011 году, был внесен ряд существенных изменений. В частности, были разделены требования к хранению документов органами исполнительной власти штата и требования к сертифицированным Управлением поставщикам услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS). Были также проведены перегруппировка, объединение и удаление ряда требований.

Новые спецификации и взаимосвязанные с ними контрольные списки (checklists) можно скачать по следующим ссылкам:

• Спецификация PROS 11/01 S1 «Хранение государственных документов органом государственной власти» версия 2.0 (Agency Records Storage Specification, v2.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/1101s1v2.0.pdf


• Спецификация PROS 11/01 S2 «Хранение государственных архивных документов и управление ими» версия 2.0 (Storing and Managing State Archives Specification, v2.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/1101s2v2.0.pdf 


• Спецификация PROS 11/01 S3 «Требования к сертифицированным Управлением поставщикам услуг хранения» (APROSS Specification, v1.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/1101s3v1.0.pdf 


• Контрольный список PRO 39 «Предварительная самооценка готовности потенциального сертифицированного поставщика услуг к хранению государственных документов» версия 2.0 (APROSS Pre-Inspection Checklist, v2.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/PRO39APROSS_PreInspectionChecklistv2.0_20140708.doc


• Контрольный список PRO 52 «Предварительная самооценка готовности к хранению и управлению государственными архивными документами» (Storing and Managing State Archives Pre-Inspection Checklist, v1.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/PRO52_StateArchivePreInspectionChecklistv1.0_20140708.doc


• Контрольный список PRO 53 «Самооценка качества хранения документов в государственном органе власти» (Agency Storage Self-Assessment Checklist, v1.0), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/07/PRO53_AgencyStorageChecklistV1.0_20140708.doc

Мы хотели бы поблагодарить всех, кто высказал свое мнение в процессе публичного обсуждения.

Также были подготовлены проекты дополнительных Руководств (Guidelines), помогающих исполнять на практике сформулированные в спецификациях требования. Они сейчас выложены для публичного обсуждения в разделе сайта, посвященном пересмотру стандартов, см. http://prov.vic.gov.au/government/recordkeeping-standards-project/storage-standard-review . В их число входят:

• PROS 11/01 G5 «Руководство по использованию стеллажей для хранения документов» (Shelving Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G5_Shelving_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G6 «Руководство по выбору местоположения и строительству хранилищ» (Location and Construction Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G6_-Location_and_Construction_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G7 «Руководство по обеспечению долговременной сохранности и защиты документов» (Preservation and Safety Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G7_Preservation_and_Safety_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G8 «Руководство по идентификации документов и контролю над ними» (Identification and Control Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G8_Identification_and_control_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G9 «Руководство по обеспечению безопасности» (Security Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G9_Security_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G10 «Руководство по поддержанию надлежащего состояния хранилищ» (Maintenance Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G10_Maintenance_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G11 «Руководство по обеспечению готовности на случай чрезвычайных ситуаций» (Disaster Preparedness and Management Guideline), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G11_Disaster_Preparedness_Review_Draft.pdf


• PROS 11/01 G12 «Руководство по авторизации процессов хранения и по инспектированию хранилищ сертифицированных поставщиков услуг» (Authorisation and Inspection Programme), http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/06/PROS_1101_G12_Authorisation_and_Inspection_Review_Draft.pdf

Публичное обсуждение новых руководств продлится до 25 июля 2014 года.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/pros-1101-storage-standard-revised-storage-specifications-issued