Я уже сообщала об этом документе, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/3.html . Поводом вернуться к нему стало то, что он на днях был выложен на сайте Росстандарта в июльском (2014 года) разделе.
Стандарт разработан Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»). Внесен Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.
Как отмечается в документе,
«Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.К сожалению, об управлении электронными конструкторскими документами в стандарте сказано скупо. Ниже приведены практически все основные положения, касающиеся этого вопроса:
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.»
4.13. В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД {ТД). допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.Обращаю внимание читателей на живучесть «электронной цифровой подписи», хотя федеральный закон «Об электронной подписи» был принят в апреле 2011 года, а закон «Об электронной цифровой подписи» перестал действовать с 1 июля 2013 года…
Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
КОММЕНТАРИЙ: Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.
С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.
Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.
4.14. Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и/или на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.
Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
КОММЕНТАРИЙ: Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
6.3. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.
Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов.
КОММЕНТАРИЙ: Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе.
6.4. Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов. на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).
8.2.4. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.
...Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.
Источник: сайт Росстандарта
http://standard.gost.ru/wps/portal/
Комментариев нет:
Отправить комментарий