Стратегическое управление (governance), управление документами (records management) и э-раскрытие (e-discovery) - это три взаимосвязанные дисциплины, имеющие дело с созданием, хранением, организацией и использованием информации в различных условиях. Эти дисциплины эволюционировали, чтобы справляться с проблемами и использовать возможности цифровой эпохи.
Под стратегическим управлением понимаются политики и процедуры, регламентирующие то, каким образом осуществляется оперативное управление и контроль над информацией в организации. Стратегическое управление охватывает такие аспекты, как безопасность, защита персональных данных, исполнение законодательно-нормативных требований, риски и получение деловой отдачи. Оно помогает организациям обеспечить возможность доверять их информации, а также её надёжность, доступность и полезность для достижения деловых целей и исполнения правовых обязательств организации.
Под управлением документами понимаются практики и системы, поддерживающие выявление документов, их классификацию, хранение в течение установленных сроков и последующее уничтожение либо передачу на архивное хранение. Документы - это имеющая контент, контекст и структуру информация, которая служит свидетельством деловых операций и решений. Управление документами помогает организациям сохранять и защищать свои документы, а также уничтожать их, когда они уже больше не нужны.
Под э-раскрытием понимается процесс выявления, обеспечения сохранности, сбора, обработки, анализа и представления информации, которая относится к юридическому (правовому) вопросу. Э-раскрытие помогает организациям исполнять свои обязательства по раскрытию информации [обычно в рамках судебных разбирательств и расследований – Н.Х.], а также снижать затраты и риски, связанные с судебными разбирательствами и расследованиями.
Мой комментарий: В России существует стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 27050-1-2019 «Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Выявление и раскрытие электронной информации. Часть 1. Обзор и концепции», см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=226031 , в котором даны следующие определения:
3.8. Электронное раскрытие; э-раскрытие (electronic discovery): Процесс раскрытия, включающий выявление, обеспечение сохранности, сбор, обработку, проверку, анализ и представление сохраняемой в электронном виде информации.
Примечание: Хотя электронное раскрытие часто рассматривается как элемент процессуальных действий, его использование не ограничивается сферой права.
3.4. Раскрытие (discovery): Процесс, при помощи которого каждая из сторон по делу получает относящуюся к рассматриваемому вопросу информацию, имеющуюся у другой стороны либо у лица, не являющегося стороной по делу.
Примечание 1: Процесс раскрытия не ограничивается раскрытием информации противоборствующими в спорах сторонами и применяется более широко.
Примечание 2: Процесс раскрытия также включает в себя раскрытие противоборствующими сторонами физических документов, сохраняемой в электронном виде информации и материальных объектов.
Примечание 3: В некоторых юрисдикциях англоязычные термины disclosure и discovery используются как синонимы.
Эти три дисциплины эволюционировали, реагируя на ряд факторов, таких как:
- Технологические инновации: Новые технологии, такие как искусственный интеллект, облачные вычисления, роботехническая автоматизация технологических процессов и производств (robotic process automation, RPA) и вертикальные специализированные решения, позволили организациям создавать, хранить и анализировать куда больше информации, чем когда-либо прежде, а также автоматизировать и оптимизировать управление информацией и процессы э-раскрытия.
- Изменения в законодательстве и нормативном регулировании: Новые законы и нормативные правовые акты, такие как «Общие правила защиты персональных данных» Евросоюза (General Data Protection Regulation, GDPR), закон штата Калифорния о защите неприкосновенности частной жизни потребителей (California Consumer Privacy Act, CCPA) и американские Федеральные правила гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP), ввели новые требования и стандарты в отношении того, как организации должны обрабатывать и раскрывать свою информацию, а также ужесточили штрафы и санкции за неисполнение законодательно-нормативных требований и за уничтожение и порчу доказательств.
- Деловые и рыночные тенденции: Новые возможности и проблемы, такие как цифровая трансформация, удалённая работа, монетизация данных и кибератаки, повлияли на то, как организации используют и защищают свою информацию, а также на то, как они используют её потенциал для получения конкурентных преимуществ и деловой отдачи.
Эти движущие силы также подчеркнули необходимость целостного интегрированного подхода к стратегическому управлению, управлению документами и э-раскрытию, поскольку эти дисциплины взаимозависимы и поддерживают друг друга. Например, эффективное стратегическое управление может облегчить управление документами и э-раскрытие посредством введения чётких и последовательных политик и процедур, в то время как эффективное управление документами и э-раскрытие могут способствовать стратегическому управлению, обеспечивая исполнение законодательно-нормативных требований и снижая риски.
Эволюция стратегического управления, управления документами и э-раскрытия ещё не завершилась, поскольку новые движущие силы и проблемы будут продолжать появляться и формировать будущее управления информацией. В этой связи организациям необходимо проявлять инициативу и гибкость при проведении адаптации и инновационного обновления своих практик и систем, а также сотрудничать с надёжными и опытными поставщиками, способными предложить советы и рекомендации, поддержку и решения. Действуя таким образом, организации смогут использовать мощь и потенциал своей информации и достичь своих целей и задач.
Дик Вейсингер (Dick Weisinger)
Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-evolution-of-governance-records-management-and-e-discovery/
Комментариев нет:
Отправить комментарий