Давайте прекратим повторять, что «плохое управление документами приводит к плохим последствиям» – до тех пор, когда нам будет что сказать о том, как создаются документы и используются ли они.
Я продолжаю наблюдать, как люди пишут в социальных сетях о том, что причиной проблемы xyz было плохое управление документами. Затем я иду и смотрю, как большинство из нас на практике осуществляет управление документами, и не вижу ничего, что могло бы предотвратить то, что произошло.
Это всё потому, что для большинства из нас управление документами - это деятельность, которая осуществляется после того, как «деловые подразделения» создали «документы»; только тогда начинается наша работа по управлению ими.
Почти во всех случаях, о которых я знаю, - от королевских следственных комиссий до расследований дел о коррупции, - такой подход к управлению документами никоим образом не смог бы ни на что повлиять.
Если мы хотим продолжать практиковать именно такой тип управления документами, нам следует прекратить разговоры о том, что управление документами предотвращает все эти плохие вещи - потому что это не так.
Если мы действительно хотим, чтобы управление документами эффективно предотвращало появление плохих событий, нам необходимо включаться [в деловую деятельность – Н.Х.] вплоть до уровня процессов – принимая участие в принятии всех решений о том, какие документы следует хранить, где и как, и каким образом следует с помощью документов управлять рисками.
Причина тому проста: сотрудники не могут предпринимать действий, способных предотвратить плохие события, если только они не потребляют (т.е. используют для деловой деятельности – Н.Х.) документы, а документы не могут быть потреблены, пока они не будут созданы.
Пока у нас не будет четкого представления о том, что документы создаются и потребляются, почти все наши рассказы о том, как документы предотвращают плохие события, будут ложными аргументами - и все остальные это знают, так что в результате мы просто глупо выглядим.
Я не говорю здесь ничего такого, чего бы мы все уже не должны были бы знать.
Вероятно, самым большим изменением (по крайней мере, для меня) при публикации последней редакции международного стандарта по управлению документами ISO 15489:2016 стало появление раздела о документационном анализе (appraisal), охватывающем все виды деятельности, о которых я только что говорил - и многое другое.
Мой комментарий: Стандарт ISO 15489:2016 в России был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», см. https://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=232615 , и в нём это раздел 7 «Анализ деловых процессов», под которым понимается «процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и введены в систему, а также в целях установления сроков их хранения».
Всё выглядит так, что по большей части мы такой анализ не делаем.
Сколько всего плохого должно произойти, чтобы мы прекратили свысока читать всем мораль и спустились в «траншеи» повседневной деловой деятельности, где людям действительно нужна помощь экспертов в создании документов?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Как обычно, предлагаемый Вашему вниманию пост Карла Мелроуза содержит интересные идеи – однако уже не в первый раз автор в полемическом задоре также говорит и спорные вещи, которые вряд ли найдут поддержку и понимание у коллег.
Попытки убедить коллег, что им не следует использовать аргумент о том, что «плохое управление документами приводит к плохим последствиям» - это, по моему, ошибка. Плохое управление документами точно ни к чему хорошему не приводит, и это факт, а не теоретизирование. К тоже же у нас и без того не так много аргументов для того, чтобы убеждать работодателей дать нам статус, зарплату и ресурсы, чтобы отказываться от какого-либо из них :)
Другой вопрос, что проблемы, связанные с серьёзными недостатками в деловых процессах, одними традиционными инструментами управления документами не исправить. Участие в совершенствовании рабочих процессов основной деловой деятельности и вправду может открыть большие возможности для специалистов по управлению документами, но здесь нужна честность: многие ли из наших коллег реально готовы включиться в усилия по совершенствованию деловых процессов – и многим ли из тех, кто готов, это будет дозволено? Моя оценка, которую я считаю оптимистической – это пара процентов от общего числа специалистов по управлению документами. Остальные же управляют теми документами, которые создаются в деловой деятельности организации сотрудниками других служб и подразделений, принося при этом немалую и признаваемую самими работодателями пользу своим организациям – и отрицать важность этой работы значит проявлять неуважение к большинству своих коллег по профессии…
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/lets-stop-with-the-narrative-that
Комментариев нет:
Отправить комментарий