В конечном счете, мы должны служить нашим организациям. Есть, однако, один вопрос, к которому я снова и снова возвращаюсь как к основной проблеме.
Эта проблема заключается в том, что в наших организациях в настоящее время имеется слишком много информации, и, несмотря на то, что некоторые из нас сейчас называют себя «специалистами по управлению информацией», мы на само деле управляем только задокументированной / записанной информацией т.е. документами.
Итак, вот цель, к которой, как я полагаю, нам следует стремиться в этом году - сокращать количество документов в наших организациях до тех пор, пока мы не сведем их к предельно возможному минимуму, требуемому для поддержания их качества.
Мой комментарий: Говорить о сокращении объёмом документов, не разобравшись предварительно, о каких конкретно документах идёт речь, почему их много, и есть ли какой-либо смысл (с правовой, организационной, технической и экономической точек зрения) бороться за сокращение их объёмов – это ли не пример догматического подхода, против которого сам Карл столь яростно протестует в других своих постах? И не является ли неоправданно оскорбительным для представителей других профессий неявное предположение Карла о том, что создающие основную массу документов специалисты основных (зарабатывающих!) деловых подразделений не ведают, что творят – в отличие о нас, всезнающих специалистов по управлению документами?
В течение тысячелетий истории нашей профессии минимизация объёмов создаваемых и хранимых документов рассматривалась как один из способов повышения эффективности и снижения расходов. Однако, как показал опыт, бездумная минимизация по формальным признакам (вроде печально знаменитого одномоментного сокращения по указу «сверху» в два раза документооборота в государственных органах страны N, о котором уже через пару лет власти этой страны предпочли забыть) неизменно приводит к потере доверия, падению эффективности, росту расходов и потере ценных кадров.
Для меня это означает по каждой транзакции в идеале нужно иметь два объекта.
- Первый – это всестороння документация, содержащая буквально всё.
- Второе - это краткое резюме т.е. релевантная информация, которая, как нами было выявлено, используется для понимания текущего статуса транзакции и принятия 90% и более решений по делу.
Не упростит ли это Вашу практику управления документами? И не упростит ли это практику деловой деятельности Вашей организации?
Мой комментарий: В чём очевидные проблемы этой идеи (не говоря уже о неудачной терминологии – слово «транзакция» подразумевает участие нескольких сторон, в то время, как многие документы составляются организацией в одностороннем порядке):
- Состав резюме кто-то должен определить, и у разных специалистов организации будут очень разные представления о том, что такое резюме должно включать. И кто возьмёт на себя смелость гарантировать, что организация не понесёт серьёзные убытки, оказавшись без полного комплекта документов в ходе возможного спора или расследования?
- Составление резюме – дополнительные трудозатраты квалифицированных специалистов (включая юристов), которые могут оказаться на несколько порядков выше, чем затраты на хранение полной документации;
- Документы большинства деловых транзакций хранятся сравнительно недолго (в зависимости от юрисдикции, обычно 3-7 лет – что обычно соответствует срокам исковой давности), и при коротких сроках хранения подобная «минимизация», скорее всего, будет создавать лишние правовые риски, не давая никакой экономической отдачи.
- Контролирующие органы всех стран мира предпочитают проверять подлинные первичные документы бухгалтерского и налогового учёта, а не какие-то там «резюме», так что в этой сфере экономии тоже ждать нечего.
Есть здесь, однако, одна загвоздка.
Проблему переизбытка информации невозможно полностью решить посредством эффективного и систематического захвата, контроля и управления, и в конечном итоге уничтожения все создаваемых документов и информации.
Если мы продолжим практиковать управление документами как деятельность, осуществляемую уже после того, как кто-то иной задокументировал / записал всё, что ему захочется, в свои 40 облачных сервисов, - мы эту проблему даже не поцарапаем.
Если мы продолжим практиковать управление документами как разово выполняемые проекты, мы по-прежнему даже не поцарапаем поверхность проблемы - потому что мы просто не сможем оправдать привлечение ресурсов, необходимых для её решения посредством подобного подхода.
Если мы продолжим практиковать управление документами как деятельность, в рамках которой мы пишем политику, но не принимаем на себя ответственности за её эффективность, - нас не будут воспринимать всерьёз.
Что, однако, может сработать, так это усилия по контролю над созданием документов - потому что не все их нужно создавать.
Мой комментарий: Создание многих документов, особенно вне сферы организационно-распорядительной документации, регламентируется законами, нормативными правовыми актами, отраслевыми стандартами и нормами и внутренними нормативными документами организаций – и чтобы влезть в эти вопросы, специалисту по управлению документами абсолютно необходимо располагать широким кругозором (включая. как минимум, базовые знания в области права и направлений основной деловой деятельности), авторитетом, поддержкой как высшего руководства, так и группы экспертов из других областей (и в первую очередь юристов). Оптимизация создаваемых документов – очень сложная, трудоёмкая и дорогостоящая работа, которая в конечном итоге может и не окупиться, поэтому приниматься за неё стоит только после того, как становится видна возможность получения большой и быстрой деловой отдачи
Важно помнить, что документы создаются и управляются в интересах деловой деятельности (выполнения миссии, получения прибыли), а не для того, чтобы сделать приятное архивистам и специалистам по управлению документами.
Если сотрудников предоставить самим себе и не давать им никаких руководящих указаний, они ужасно плохо создают документы. И они даже не знают, что им нужна помощь, потому что, по большому счету, никто никогда не показал им, что есть способы работы получше.
Мой комментарий: В любой реально работающей организации – как бы скверно ни было в ней поставлено управление документами – документы всё же создаются достаточно хорошо для того, чтобы не «вставала» деловая деятельность. Если организация работает более-менее эффективно и не имеет проблем с законом, нытьё архивистов и специалистов по управлению документации никого интересовать не будет …
Если мы сядем за один стол с сотрудниками деловых подразделений, определим информационные потребности для транзакций - те, что влияют на эффективность и производительность (т.е. если мы используем подход DIKAR, от Data, Information, Knowledge, Actions, Results – «данные, информация, знания, действия, результаты»), и будем работать совместно с этими коллегами над тем, чтобы удовлетворять выявленные информационные потребности максимально эффективно (т. е. с помощью наименьшего количества инструментов и объектов) - у нас может быть шанс.
Лично я считаю, что новый подъём служб управления документами начнётся тогда, когда организации, в которых такие службы хорошо работают, начнут говорить нечто вроде: «Переизбыток информации? А что это такое?».
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/minimising-vs-managing-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий