Мы прилагаем очень много усилий для захвата документов, отражающих принятые решения. Но что насчёт документов, которые приводят к принятию решений?
И вот большой вопрос: Если бы у нас был выбор - сфокусировать внимание или на обеспечении наличия документов, показывающих, что произошло что-то плохое; или же повлиять на документы, которые к этому привели, чтобы плохое вообще не происходило, - что нам следовало бы выбрать?
Мой комментарий: По сути, Карл предлагает выбор – быть здоровым либо богатым. Мне кажется, что правильный выбор – быть здоровым и богатым! :) Ну а если без шуток, то события деловой деятельности (в том числе негативные) в любом случае нужно тщательно документировать; а если представится возможность с помощью методов и инструментов управления документами предотвратить негативные события и способствовать позитивным, то ею тоже следует воспользоваться при условии, что эти усилия будут адекватно вознаграждены организацией.
Следует ли нам быть пассивными получателями - возможно, собирающими доказательства того, что что-то пошло не так? Или лучше принять активное участие в обеспечении получения более хороших результатов?
В своей среде специалистов по управлению документами мы говорим о том, что захват документов и управление ими уже ведут к хорошим результатам. И тому (конечно же) есть некоторые доказательства.
Существует также множество следующих из результатов работы почти всех королевских следственных комиссий свидетельств того, что люди на самом деле не очень хорошо умеют создавать документы и часто очень плохо их используют.
Хорошо, что королевские следственные комиссии смогли пробраться через все документы (которые были доступны) о жестоком обращении и смерти детей. Если бы только создававшие эти документы люди были действительно опытными в этом и действительно умелыми в их потреблении… Если бы только были под рукой были нужные документы, которые способствовали бы принятию правильных решений….
Такое качество документов могло бы привести к тому, что королевские следственные комиссии и не потребовались бы.
Если бы только рядом с сотрудниками, которые должны были производить и потреблять эти документы, была группа профессионалов, чья работа заключается в том, чтобы хорошо создавать и хранить документы, и которые могли бы научить этих сотрудников, как создавать и вести действительно хорошие документы!
Мой комментарий: С моей точки зрения, большая ошибка Карла в том, что он никак не хочет понять – качество деловых документов в первую очередь зависит от усилий профессионалов, ведущих конкретную деловую деятельность и отвечающих за неё (и в том числе за качество документов!), а возможная помощь со стороны специалистов по управлению документами в большинстве случаев имеет вторичное значение (и достаточно часто воспринимается как нежелательное вмешательство в чужие дела). Непонимание того, что обеспечение качества документов и информации – это всегда результат коллективных усилий представителей многих профессий, и что в этих усилиях специалисты по управлению документами редко играют «первую скрипку», к сожалению, приводит к тому, что интересные и во многом правильные идеи Карла вызывают отторжение у коллег по профессии …
Мы ни в коем случае не должны делать вид, что документы могут решить проблемы сами по себе, однако создание и ведение «правильных» документов (а не создание и хранение мусора – неправильных документов), очевидно, делает организации более эффективными.
Очень многие неудачи случаются просто из-за недоступности ресурсов – часто потому, что эти ресурсы тратятся впустую на поиски информации, которую должно быть бы легко находить.
И в каждой организации, в каждом процессе имеются документы, играющие роль катализаторов и вызывающие реакцию. Когда имеются «правильные» документы-катализаторы, позволяющие инициировать правильную реакцию, могут произойти правильные вещи.
Ну а когда это не так - поскольку люди не рождаются создателями и хранителями документов, и рядом с ними не оказалось никого, кто бы их научил, - ход событий отдаётся на произвол судьбы (чего просто не должно быть, и удача капризна). Это часто невероятно жестоко по отношению к людям, у которых нет других вариантов, кроме тех, которые им предоставлены.
Так как же нам следует поступать?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-biggest-question-i-can-think
Комментариев нет:
Отправить комментарий