Одним из естественных следствий сосредоточения внимания на документированных вещах является склонность полагать, что, поскольку информация как бы «замирает» на мгновение для осуществления её документирования, то ценность имеет то, что не движется.
Это всё равно что сказать, что ценность книги в том, что она стоит на полке.
Однако ценность любой информации заключается в её потреблении - в её движении: в систему, обратно через человека, в действие. Это постоянная трансформация документов в знания и действия.
Движение создает ценность.
Всякий раз, когда осуществляется управление не находящимся в движении документом, это одни лишь затраты. Связанные с этим услуги, программное обеспечение и люди, которые будут осуществлять управление - в таком случае это всё затраты.
Затраты, затраты, затраты, затраты, затраты, затраты …
Если мы хотим «управлять» такими документами «лучше» - мы увеличиваем затраты ещё больше.
Единственный способ повысить ценность и полезность нашей деятельности, это сосредоточить внимание на том, что даёт отдачу - на движении.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Смысл сказанного, как я его понимаю, в том, что для того, чтобы быть максимально полезными для своей организации (и, как следствие, получить возможность побороться за повышение своего статуса, зарплаты и располагаемых ресурсов) специалистам по управлению документами следует повышенное внимание обращать на те документы и информацию, которые используются в оперативной деловой деятельности и позволяют получать ощутимую деловую отдачу – в отличие, скажем, от тех документов, которые хранятся во исполнение существующих законодательно-нормативных и иных требований, для истории или просто на всякий случай.
Если Карл именно это имел в виду, то рассуждения о «движении» (вместо «использования в деловой деятельности»), на мой взгляд, лишь запутывают читателя :(
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-and-value-in-motion
Комментариев нет:
Отправить комментарий