Очень часто, когда мы разговариваем с потенциальными клиентами и спрашиваем о том, как они справляются с «электронным архивированием», в ответ слышим: «Мы это предусмотрели! У нас есть решение для архивирования электронной почты» - или «У нас уже есть решение для резервного копирования».
На самом деле эти решения, хотя они и могут быть нужными и полезными для Вашей организации, не являются решениями для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов. И что ещё хуже, существует множество решений, которые называют себя решениями для «электронного» или «цифрового архивирования».
Далее для простоты вместо термина «квалифицированное электронное архивирование» (Qualified Electronic Archiving, QeA) я буду использовать термин «электронная сохранность» (Digital Preservation). Давайте рассматривать квалифицированное электронное архивирование (QeA) как электронную сохранность с некоторыми «дополнениями» для укрепления доверия.
Электронная сохранность или квалифицированное электронное архивирование
В случае квалифицированного электронного архивирования (QeA) применяются те же принципы, но в сочетании с некоторыми дополнительными потребностями в контексте европейского закона eIDAS. QeA больше фокусируется на хранении документов и информации в течение законодательно установленных сроков хранения (которые могут быть длительными), при этом добавляются дополнительные требования в отношении гарантий аутентичности и целостности информации. В QeA-услуги также включается управление хранением в течение установленных сроков и уничтожение / передача документов по их истечении.
Конечно, на самом деле сопоставление выглядит несколько сложнее, но эти аспекты я уже объяснил в предыдущей статье ( https://www.linkedin.com/pulse/qualified-electronic-archiving-vs-digital-earchiving-frederik-rosseel/ ).
Ещё больше усложняет дело то, что я рассматриваю электронную сохранность как вид деятельности, а не как решение.
Мой комментарий: В своей предыдущей статье Фредерик Россел, по сути, отнёс (с моей точки зрения, вполне справедливо) решения для электронной сохранности к решениям для длительного и постоянного архивного хранения, а QeA-решения – к решениям скорее для оперативного и среднесрочного хранения документов.
Основные функциональные возможности решения для обеспечения электронной сохранности:
Ниже перечислены требования, которым должно соответствовать хорошее решение по обеспечению электронной сохранности:
- Активное управление и поддержка цифровых активов,
- Решение таких проблем, как устаревание файловых форматов,
- Обеспечить постоянной доступности и пригодности к использованию электронного (цифрового) контента,
- Поддержание метаданных и сохранение контекста, необходимого для использования данных,
- Поддержка аутентичности цифровых активов с целью обеспечения их надёжность и возможности им доверять.
Итак, что же не относится к решениям для электронной сохранности:
1. Резервное копирование
Цель: Предотвратить потерю данных из-за сбоя оборудования, случайного удаления или вследствие иных непосредственных угроз.
Что оно делает: Создает копии данных для восстановления в случае потери.
Чего ему недостаёт:
- Не решает проблемы обеспечения долговременной сохранности,
- Не предлагает решения проблемы устаревания файловых форматов,
- Ограничено в плане сохранения контекста и метаданных.
2. Электронное архивирование
Цель: собирать, упорядочивать, хранить цифровые активы и управлять ими в течение длительных сроков хранения.
Что оно делает: Упорядочивает и защищает электронный (цифровой) контент, включая документы, изображения, видеозаписи и т.д.
Чего ему недостаёт:
- Может не поддерживать миграцию и эмуляцию форматов,
- Ограничено в плане обеспечения долговременной доступности и возможности использования.
3. Облачное хранение
Цель: Предоставить масштабируемые и гибкие решения для хранения цифровых активов.
Что оно делает: Даёт пользователям возможность хранить данные на удаленных серверах и получать к ним доступ через Интернет. Мы можем рассматривать большинство решений по архивированию электронной почты как решение именно такого типа.
Чего ему недостаёт:
- Возможны ограничения при решении проблемы устаревания файловых форматов,
- Может не сохранять контекст и метаданные, которые необходимы для будущего использования материалов.
4. Решения для конверсии файловых форматов
Цель: Обеспечить совместимость цифровых активов с современным программным и аппаратным обеспечением.
Что они делают: Преобразует файлы из одного формата в другой.
Чего им не хватает:
- Возможна потеря информации в ходе конверсии,
- Не обеспечиваются постоянный доступ и удобство использования.
5. Система управления контентом (Document Management System, DMS)
Цель: Хранить электронные документы и контент, управлять ими и отслеживать их.
Что она делает: Обеспечивает организованный способ обработки электронных документов и цифрового контента, отвечающий текущим потребностям организации.
Чего ей не хватает:
- В первую очередь уделяет внимание текущим потребностям организации,
- Ограничена в плане решения проблемы устаревания файловых форматов и обеспечения долгосрочной доступности,
- Может не поддерживать необходимые метаданные и контекст.
6. Система управления документами (Records Management System, RMS)
Цель: Управление документами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до уничтожения либо передачи на архивное хранение.
Что она делает: Упорядочивает документы и управляет ими, обеспечивая исполнение политик в отношении сроков хранения документов.
Чего ей не хватает:
- Проектируется в расчёте на удовлетворение текущих потребностей организации и на исполнение законодательно-нормативных требований,
- Ограничена в плане удовлетворении требований к обеспечению долговременной сохранности электронных документов,
- Может не охватывать все аспекты миграции форматов, эмуляции и обеспечения доступности.
Короче говоря, большинство вышеупомянутых решений являются частью хорошей среды обеспечения электронной сохранности, при этом система управления контентом (DMS) может быть источником информации и может интегрироваться в качестве поставщика материалов с решением для электронной сохранности. Однако решение по управлению документами (RMS) становится излишним, когда к ландшафту добавляется квалифицированное решение для электронного архивирования.
Фредерик Россел (Frederik Rosseel)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/what-isnt-qualified-electronic-archiving-digital-frederik-rosseel-l5ite/
Комментариев нет:
Отправить комментарий