Штат Виктория, Австралия: Опубликован проект политики «Данные и управление документами»

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Подборку постов на эту тему можно найти здесь: http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV . Данная новость была опубликована на сайте PROV 6 февраля 2024 года.

В публичном доступе выложен проект новой политики управления документами «Данные и управление документами» (Recordkeeping policy: Data and Recordkeeping). Мы хотели бы услышать Ваше мнение о том, как нам лучше обеспечить удобочитаемость, полезность и практичность этой политики.

Текст проекта данной политики в формате Word можно скачать и просмотреть по адресу  
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Govt%20Services%20General/Data_and_Recordkeeping_Policy_REVIEW_DRAFT_2024.docx .

Политика «Данные и управление документами» была разработана для подтверждения того, что определение понятия «государственный документ» (public record) охватывает также данные. Данные, информация и документы – все они являются государственными документами, которыми необходимо управлять в соответствии с положениями Закона о государственных документах штата Виктория 1973 года (Public Records Act 1973).

• Закон о государственных документах и стандарты управления документами, изданные в соответствии с ним (эти стандарты в штате Виктория являются обязательными для государственных органов и организаций штата – Н.Х.) являются технологически нейтральными и применяются вне зависимости от используемого носителя информации или формата (включая носители информации на бумаге и плёнке, аудиокассеты и цифровые носители и форматы);
  
  
• Данные охватываются данным в Законе определением понятия «документ» (record);
  
  
• Любой документ, созданный или полученный государственным должностным лицом при исполнении своих обязанностей, является государственным документов, который должен управляться в соответствии со стандартами, выпущенными Хранителем государственных документов штата (Keeper of Public Records - руководитель архивно-документационной службы штата – Н.Х.).

В центре внимания данной политики – соответствующие закону управление, хранение в течение установленных сроков и последующее уничтожение / передача данных, которые должны осуществляться в соответствии со стандартами PROV (см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ).

Государственные органы и учреждения штата должны применять политику «Данные и управление документами» вместе с политикой PROV в отношении полезной отдачи и рисков (Value and Risk Policy, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/policies ) ко всем соответствующим решениям и практикам управления документами.

Пожалуйста, присылайте свои отзывы и вопросы г-же Ксандер Хантер (старшему специалисту по стандартам и политике Управления государственных документов штата Виктория) по адресу xander.hunter@prov.vic.gov.au до 1 марта 2024 года.

Мой комментарий: Замечательной особенностью документов PROV является то, что в них нет «воды» и словоблудия. Данная политика – документ объёмом две страницы, основное содержание которого занимает менее страницы. Его полный перевод приведен ниже.

Политика Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) заключается в следующем:

1. Данные, информация и записи – все они являются государственными документами, которыми необходимо управлять в соответствии с положениями Закона о государственных документах штата Виктория 1973 года.

а. Данные охватываются данным в Законе определением понятия «документ».

b. Данное законодательство и изданные в соответствии с ним стандарты ведения документации, изданные в соответствии с ним, являются технологически нейтральными и применяются вне зависимости от используемого носителя информации или формата (включая носители информации на бумаге и плёнке, аудиокассеты и цифровые носители и форматы);

2. Управление данными, как и управление документами в целом, должно осуществляться в соответствии с подзаконными стандартами управления документами, выпущенными Хранителем государственных документов штата.

3. Хранение данных должно осуществляться в соответствии с применимыми актуальными Перечнями видов документов с указанием сроков их хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authority), выпущенными Хранителем государственных документов штата.

4. Уничтожение / передача на архивное хранение данных, равно как и уничтожение / передача на архивное хранение документов, должно быть авторизовано Хранителем государственных документов штата, должно быть законным и проводиться в соответствии с инструментом, авторизующим уничтожение / передачу:

а. Для органов и учреждений, выполняющих функции государственного управления - Перечни видов документов с указанием сроков их хранения и действий по их истечении;

b. Для унаследованных и иных не являющихся актуальными материалов – указания по срокам хранения и действиям по их истечении для конкретных видов материалов (Single Instance Disposal Authorities);

c. В отношении копий, дубликатов и материалов сиюминутной ценности применяется обычная практика административной деятельности.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/data-and-recordkeeping-policy