Вот что меня больше всего озадачивает в управлении документами: [«слушая некоторых коллег, можно подумать, что» – Н.Х.] в настоящее время документы существуют в организациях почти исключительно потому, что этого требуют законы и нормативные акты. Однако документы и управление ими существуют тысячелетия, а регуляторы – по крайней мере, те, что регламентируют создание документов, – около пятидесяти лет.
Мой комментарий: Даже в самых дремучих учреждениях государственного сектора крайне сложно найти людей в своём уме, которые были бы столь оторваны от реальности, чтобы взаправду считать, что документы создаются исключительно во исполнение требований законодательства. В своём эпатаже Карл, как мне кажется, здесь заходит уже слишком далеко.
Ну а смелое утверждение о том, что соответствующие регуляторы существуют лет 50, не лезет ни в какие ворота, даже если мы будем говорить исключительно об Австралии. Карл намекает на органы управления архивным делом, однако и их история куда более длинная.
Так что сегодня организации практикуют управление документами [якобы – Н.Х.] только потому, что их заставляют это делать. Однако на протяжении тысячелетий они делали это без каких-либо указаний со стороны регулирующего органа. На протяжении тысячелетий ведение документов само по себе считалось ценным видом деятельности. Все также понимали, что привлечение специалистов-профессионалов повышает полезность этой деятельности.
А затем кто-то начал регламентировать документы и работу с ними. Управление документами определенным образом было сделано обязательным требованием.
Мой комментарий: Этими «кем-то» были, например, правители всех государств, от древности до наших дней :)
И каким-то образом вместо этого, чтобы сделать документы более ценными, это требование сделало их менее ценными.
Мой комментарий: Я, например, не понимаю, какое непосредственное отношение порядок создания и управления документами имеет к ценности этих документов, которая определяется той ролью, которую они играют в государственном управлении, деловой деятельности и сохранении исторической памяти.
Итак, теперь нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] не нанимают, если только законодательство не предписывает этого. Как это произошло? О каких источниках ценности, полезности и отдачи мы забыли?
Мой комментарий: На самом деле законодательство большинства стран требует от организаций организовать надлежащую работу с документами различных видов (и иногда - создавать архивы), однако при этом в большинстве случаев не предписывает нанимать с этой целью именно специалистов по управлению документами! :) Так что утверждение Карла в предыдущем абзаце сформулировано не вполне точно …
Лично я полагаю, что большая часть отдачи от управления документами связана с систематическими способами документирования информации. Думаю, мы забыли об этом аспекте управления документами. Мы превратились в архивистов (отчасти потому, что деятельностью по управлению документами в основном руководили государственные архивные службы). Мы сосредоточили свои усилия на систематическом описании материалов, созданных другими людьми, как бы плохо они их ни создали.
Ну а там, где мы не стали архивистами, - мы уступили свою роль ИТ-специалистам, которые восприняли центральную идею управления документами и создали деловые системы, которые заставляют пользователей систематическим образом создавать документы.
Затем мы наблюдали со стороны, как вокруг этих систем развивается деятельность по управлению данными – это произошло, когда мы отказались от ответственности за управление документами, созданными в виде данных, потому что мы назвали их «данными».
Что действительно интересно сейчас, так это то, что формируется целое сообщество специалистов, которые занимаются документами и управлением ими (то, что я называю «управление документами», многие другие могли бы назвать «созданием документов»). Сами они так не думают о своей деятельности, но по факту это именно так.
Хорхе Аранго (Jorge Arango – помимо прочего, ведущий серии подкастов «Информированная жизнь» - The Informed Life, https://theinformed.life/ ) только что выпустил свою последнюю книгу под названием «Должным образом зафиксировано: Расширьте свой разум с помощью связанных заметок» (Duly noted: Extend your mind through connected notes, см. https://rosenfeldmedia.com/books/duly-noted-extend-your-mind-through-connected-notes/ ).
О чём эта книга? Я только начал читать её, но на первый взгляд это книга о документах и о том, как создавать их таким образом, чтобы жизнь стала лучше (кстати, он использует ту же платформу Obsidian, что и мой блог).
В аннотации книги отмечается: «Заметки позволяют вам выполнять обязательства, управлять сложными проектами и воплощать свои идеи в жизнь. Цифровые заметки ведут вас дальше: используя правильные инструменты и немного дисциплины, Вы можете вырастить «личный сад знаний», в котором Ваше мышление будет расцветать.»
Здесь речь целиком и полностью идёт о документах и управлении ими.
Как, по вашему мнению, поступил бы цифровой помощник Copilot, если бы имел возможность обучаться на основе набора «личных садов знаний» и корпоративных садов знаний - вместо личных и корпоративных свалок, которые есть у всех нас?
И он не единственный, кто помогает людям вести документы для того, чтобы улучшить свою жизнь.
У Тьяго Форте (Tiago Forte) есть книга и целый бизнес, созданный вокруг идеи «построения второго мозга» - которая, опять же, в основном касается систематических способов документирования информации для улучшения Вашей жизни.
Зайдите в книжный магазин Kindle, поищите по ключевому слову «ведение заметок» (note taking - т.е. по сути «создание документов»), и Вы получите более 3000 результатов. Хотя некоторые из них будут не по теме, в списке результатов есть страницы и страницы названий книг, посвящённых тому, чтобы помочь людям улучшить свою работу и свою жизнь – здесь есть всё, от материалов универсального характера вроде материалов о «втором мозге» и до университетских учебников, книг о том, как лучше документировать истории болезни, материалов об эффективном обучении, о документировании визитов пациента ко врачу.
Суть тут в том, что существует целая отрасль, состоящая из специалистов, осознающих, что изучение конкретных способов создания документов может улучшить их жизнь и деловую деятельность.
И почти всякий раз, когда я пишу пост о том, как мы (специалисты по управлению документами) должны работать совместно с сотрудниками с тем, чтобы создавать более качественные документы (и показывая им более подходящие способы делать это), - меня игнорируют и относятся ко мне так, будто я не знаю, о чём говорю; порой коллеги мне кричат вещи вроде «деловые подразделения несут ответственность за качество» - словно мы сами не являемся частью деловой деятельности…
Мой комментарий: Карл молод (что замечательно), и он не всегда способен донести до коллег по профессии свои – бесспорно, во многом полезные – идеи неконфронтационным образом, чётко сформулировав их во избежание недопонимания (надеюсь, с возрастом и опытом он этому ещё научится, у него всё ещё впереди). Одной из таких идей является идея об ответственности специалистов по управлению документами за качество документов – и меня совсем не удивляет, что в подобной прямолинейной формулировке она вызывает отторжение у подавляющего большинства коллег по профессии.
С моей точки зрения, качество документов зависит от совместных усилий представителей нескольких профессий – как «профильных» специалистов, непосредственно ведущих соответствующую деловую деятельность, так и специалистов поддерживающих служб и подразделений (юристов, ИТ, специалистов по управлению документами, специалистов по менеджменту качества и т.д.).
Глупо даже думать, что специалист по управлению документами сам по себе способен составить более качественные по содержанию бухгалтерские и налоговые документы, чем профессиональный бухгалтер – но он может помочь с организацией более эффективной работы с этими документами, их хранения, повторного использования и уничтожения, особенно если имеет широкий кругозор, позволяющий ему учитывать правовые, организационные и иные аспекты, выходящие за рамки повседневного бухгалтерского учёта.
Влезать в вопросы обеспечения качества документов (и тем самым неизбежно брать на себя лишнюю ответственность и трудозатраты) специалисту по управлению документами – даже когда он способен это сделать - имеет смысл лишь тогда, когда благодаря этому он может заметно повысить свой статус в организации, зарплату и получаемые ресурсы.
Итог: специалистам по управлению документами полезно, где это возможно и очевидно выгодно для них, подключаться к решению вопросов качества документов в качестве одного из участников коллективных усилий. Сказать по правде, очень небольшой процент наших коллег по профессии хочет и может взяться за подобное – для этого нужны знания (в том числе, как минимум, базовые знания в области права, соответствующей деловой деятельности, ИТ и безопасности), авторитет в организации, поддержка высшего руководства и заинтересованность непосредственно работающих с документами специалистов … Ничему этому сейчас не учат, всё приходится осваивать самостоятельно, что особенно проблематично для перегруженных, недооплачиваемых и не имеющих хороших возможностей для повышения квалификации и профессионального роста коллег, работающих «на передовой» - так разве удивительно, что они в штыки воспринимают разговоры аналитиков о том, что им хорошо бы взвалить на себя ещё пару кирпичей?
В конечном счёте всё будет хорошо – ведь в конце концов всё всегда будет хорошо (поскольку в противном случае эти не будет концом).
Если есть смысл в том, чтобы делать документы качественнее и лучше управлять ими, но заинтересованные стороны не смогут получить соответствующей помощи от служб управления документами, - они будут продолжать искать тех, кто сумеет им помочь, пока не найдут кого-нибудь. И тогда эти найденные специалисты получат власть, финансирование и контроль над получением отдачи от документов.
Они получат всё это вне зависимости от того, решат ли регуляторы показать себя и ввести какое-либо регулирование или нет, - потому что деловые организации знают, как им купить повышение качества и производительности.
Интересно, кем по профессии будут эти специалисты? Надеюсь, это всё-таки будут «специалисты по управлению документами». Как это всё получится, во многом зависит от нас.
Что бы ни случилось, растущее осознание того, что более эффективные способы создания документов способны улучшить жизнь людей, - это для нас возможность. Люди воспринимают и поддерживают эту идею даже в отсутствие каких-либо законодательно-нормативных требований поступать именно таким образом. Вероятно, наши организации тоже поддержат это.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/making-records-something-that-organisations
Комментариев нет:
Отправить комментарий