Чего недостает в самом популярном стандарте по управлению документами ISO 15489?

28 февраля 2024 года прошло очередное заседание целевой рабочей группы AHG7 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11. Задача этой группы – проанализировать текущее состояние стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html ), который в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 , и подготовить предложения о том, как его можно было бы актуализировать.

Следует понимать, что данный стандарт был разработан на основе австралийского стандарта AS 4390 (в 6 частях), вышедшего в свет в 1996 году. Международный стандарт ISO 15489 впервые был опубликован в 2001 году (в двух частях), а впоследствии в 2016 году была выпущена новая редакция первой части, в которую были внесены сравнительно небольшие редакционные изменения.

Таким образом, стандарт до сих пор отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в государственных органах и учреждениях при управлении организационно-распорядительной документацией (ОРД). Благодаря тому, что разработчики как австралийского, так и международного стандартов стремились сделать эти документы высокоуровневыми и технологически-нейтральными, стандарт ISO 15489 и сегодня остается достаточно актуальным и полезным, особенно для тех пользователей, которые пока ещё не зашли слишком далеко по пути цифровизации.

Помимо прочего, международные эксперты обменялись мнениями о том, чего недостаёт действующей редакции стандарта ISO 15489. Были упомянуты следующие аспекты:

• Хотя в одном месте стандарт упоминает о том, что практика управления документами применима более широко – в отношении данных и информации, сколько-нибудь детально этот вопрос не раскрывается.
  
  
• Ничего не говорится об имевшем место в ряде стран сдвиге парадигмы управления документами.
  
  Если раньше эталоном было централизованное управление документами с использованием специализированной системы для управления документами, в которую предлагалось перемещать документы, созданные либо полученные деловыми приложениями – то теперь всё чаще говорят о том, чтобы использовать децентрализованное управление документами «по месту» - прямо в тех деловых информационных системах (нередко облачных), в которых они создаются (или поступают).
  
  Как следствие, упал интерес у мощным централизованным СЭД, EDRMS и ECM-системам, и к установлению на государственном уровне функциональных требований к таким системам.
  
  
• Стандарт основан на модели жизненного цикла документа, когда предполагается, что на протяжении своего существования документ проходит (обычно последовательно) ряд четко выделяемых этапов.
  
  Эта модель, как и любая другая, работала и работает там, где она соответствует реальности. К настоящему времени стало ясно, что довольно многие виды документов, а особенно информации и данных, в эту модель не вписываются. В частности, это большая часть научно-технической документации, базы данных и т.п.
  
  В своё время в Австралии была разработана альтернативная модель «континуума документов», признающая, что документ может одновременно проходить обработку, характерную для нескольких этапов. Обо всём этом в ISO 15489 не упоминается.
  
  
• В стандарте не упоминается важная для современного управления документами и его жизнеспособности роль по активной поддержке оперативной деловой деятельности организации, в дополнение к исполнению законодательно-нормативных требований и (пассивному) удовлетворению потребностей самой организации в информации и документах.
  
  
• В стандарте нет сравнительно недавно появившейся концепции «стратегического управления информацией», в которой по сути дела речь идёт об объединении усилий специалистов целого ряда профессий в интересах эффективного и соответствующего требованиям управления документами, данными и информацией.
  
  
• Не обсуждается вопрос о сбалансированном подходе к классификации и упорядочению документов и информации, когда частично вместо традиционных способов упорядочивания могут применяться средства поиска, в т.ч интеллектуального. Также следовала бы отметить возможность использования в электронной следе одновременно нескольких способов упорядочивания и представления одних и тех же документов.
  
  
• Ничего не сказано по поводу такой обсуждаемой тесы, как защита персональных данных.
  
  
• Ничего не говорится о важнейших документах, которые необходимы для поддержки непрерывности деловой деятельности и быстрого восстановление в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф. Всплеск интереса к данной теме был в начале 2000 годов, однако она по-прежнему остается востребованной.
  
  
• Не рассматривается вопрос выявления и представления электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований (э-раскрытия), имеющий колоссальное значение для стран английского права и для тех организаций, которые работают в этих юрисдикциях.
  
  
• В ISO 15489 ничего не говорится об особенностях управления документами в случае использования аутсорсинга (который сегодня уже не ограничивается внеофисным хранением бумажных документов и часто включает хранение и обработку электронных документов и информации), а также при использовании облачных, периферийных и мобильных вычислений. Не упомянута также набирающая популярность в Европе концепция квалифицированных услуг электронной архивации.
  
  
• Ничего не сказано об особенностях коллективной работы с документами нескольких структурных подразделений, организаций и учреждений, обычно реализуем ой на основе облачных технологий. Такой метод работы с документами заставляет по-иному посмотреть на вопросы происхождения, аутентичности, прав интеллектуальной собственности, комплектования документальных и архивных фондов.
  
  
• В стандарте не рассматриваются особенности управления распространенными «трудными» видами документов, таких, как документы в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на веб сайтах и в социальных сетях.
  
  
• В стандарте не рассматриваются особенности управления структурированными документами, доля которых постоянно возрастает (документы в базах данных, XML-отчетность и т.п.).
  
  
• В стандарте не упомянуты находящиеся «на слуху» новые и нарождающиеся технологии (например, блокчейн, искусственный интеллект, виртуальная и дополненная реальность, периферийные вычисления и многое другое), из-за чего документ воспринимается как устаревший; и в нём также нет «политических» ключевых слов, таких как устойчивое развитие, многообразие, борьба с изменением климата (которые полезны, когда нужно в определенных местах продемонстрировать важность управления документами).
  
  
• Не упомянута идеология «запроектированного» (by design) и «по умолчанию» (by default) управления документами и реализации ряда соответствующих функциональных возможностей.
  
  
• Наконец, в стандарте нет ни слова о подготовке документов к архивному хранению и о передаче их на архивное хранение.

Можно назвать и целый ряд вопросов, которые, конечно же, невозможно раскрыть сколько-нибудь подробно – но можно хотя бы упомянуть и дать ссылки на соответствующую литературу. Это, например:

• Современная дипломатика и её влияние на архивную теорию и практику;
  
  
• Обеспечение допустимости электронных документов в качестве надлежащих доказательств в судах;
  
  
• Использование в управлении документами методов компьютерной криминалистики;
  
  
• Методы сохранения пригодности электронных документов к использованию в длительной перспективе (конверсия, миграция, эмуляция);
  
  
• Особенности использования электронных подписей, печатей и отметок времени, и способы подтверждения их верности в долговременной перспективе;
  
  
• Проведение замещающей оцифровки аналоговых документов с последующим удалением оригиналов;
  
  
• Управление документами, имеющими грифы секретности и конфиденциальности.

Радует, однако, то, что сформулированные в ISO 15489 основополагающие принципы вроде бы не устарели – так что, возможно, есть шанс на удачную переработку стандарта и на «подтягивание» его до потребностей сегодняшнего дня. Но, конечно, для получения такого результата потребуется нелёгкая длительная работа.