Данное сообщение Мейка Пирс-Оуэна (Meic Pierce Owen – на фото), было размещено 29 февраля 2024 года на британском форуме специалистов по управлению документами RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK . Тема, которую оно затрагивает, как мне кажется, интересна и для наших специалистов.
Мейк Пирс Оуэн (Meic Pierce Owen), в 2014-2016 годах – председатель Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS)
Приветствую Вас, коллеги по форуму,
В настоящее время мы испытываем некоторые трудности при взаимодействии с паспортным управлением Великобритании (UK Passport Office). Подозреваю, что такого же рода трудности возможны при взаимодействии и с другими министерствами и органами исполнительной власти Великобритании.
Наша конкретная проблема заключается в следующем.
Документы местного органа власти (совета) по вопросам здравоохранения и социального обеспечения (Health and Social Care, HSC) по умолчанию являются электронными. Это означает, что полученные бумажные документы сканируются, после чего бумажный оригинал уничтожается. Пару лет назад было проведено ретроспективное сканирование имевшихся дел.
У нас реализованы надлежащие процессы обеспечения безопасности и ведения журналов аудита в отношении проводимого нами сканирования и отсканированных документов для целей обеспечения допустимости этих документов в качестве доказательств.
Единственными исключениями, которые мы сейчас делаем для документов по вопросам здравоохранения и социального обеспечения, являются документы, классифицируемые как «вещи, которыми мы дорожим» (семейные письма, фотографии, рисунки и т.п.), которые сохраняются и предоставляются клиентам в подходящее для них время.
Что, однако, происходит, когда мы действуем от имени физического лица, и в паспортное управление нужно представить такой документ, как судебный приказ о постоянном пребывании (permanence order – приказ, получаемый местным органом власти на ребёнка, который не может проживать с родителями, с целью его правовой защиты - Н.Х.)?
С моей точки зрения, заверенной бумажной копии документа, - распечатанной скан-копии, заверенной как аутентичной архивистом местного органа власти, - должно быть достаточно. Однако нам сложно убедить в этом сотрудников паспортного управления. В этой связи из-за сжатых сроков, связанных с конкретным делом, мы решили запросить копию приказа из соответствующего суда. Однако это далеко не идеальное решение.
Решением вопроса на будущее может стать создание перечня документов, которые нам необходимо сохранять в бумажном виде. Однако мы не хотим без крайней необходимости идти по этому пути в отношении документов, которые в остальном являются допустимыми доказательствами в надлежащим образом заверенном отсканированном формате, в котором мы их храним. Мы сохраняем небольшое количество бумажных оригиналов после их сканирования, однако критерии соответствующего отбора очень узкие и в настоящее время не включают «оригинальные бумажные документы, единственно принимаемые государственными органами Великобритании».
Есть ли у кого-нибудь из Вас соответствующий опыт представления заверенных копий в государственные органы Великобритании (хороший или плохой), которым Вы могли бы поделиться?
С уважением,
Мейк Пирс Оуэн (Meic Pierce Owen)
Источник: форум специалистов по управлению документами
RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK .
Комментариев нет:
Отправить комментарий