Способно ли Ваше решение для управления документами отслеживать реально существующие сроки хранения?

Данная заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) была выложена 28 января 2016 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

В данной серии постов мы обсуждаем детали функционирования программного обеспечения для управления документами с целью помочь Вам понять, на что именно стоит обратить внимание при оценке решений.

В предыдущих постах мы рассматривали функциональные возможности, благодаря которым система становится отличным инструментом поиска документов, а также те, что необходимы для управления электронными и физическими документами в одной и той же программной среде.

На этой неделе предметом нашего внимания будет хранение документов в течение установленных сроков.

Отслеживание сроков хранения является ещё одной из ключевых функциональных возможностей программных решений для управления документами. Этот вопрос столь важен для организаций, что соответствующие функциональные возможности стали появляться в программном обеспечении других видов - например, в системах управления контентом и в информационных порталах типа SharePoint. 

В этих инструментах типичным подходом к отслеживанию сроков хранения является выделение документа к уничтожению по достижении им определенного «возраста». Этот подход прекрасно работает в отношении документов, которые следует хранить фиксированное количество лет после создания соответствующих дел. Есть организации, в которых большинство сроков документов именно такие.

Более сложные виды сроков хранения

Поддержка отслеживания фиксированных сроков хранения является базовым требованием для любого решения. Тем не менее, её одной недостаточно для того, чтобы охватить все варианты сроков хранения. Сроки хранения многих бумажных и электронных дел отсчитываются от наступления определенных событий-триггеров, и это означает, что срок хранения даже не начнёт течь до тех пор, пока предустановленное событие не приведёт к закрытию дела.

Типичными примерами событий-триггеров являются следующие:

• Прекращение трудовых отношений (для кадровых дел);


• Прекращение или истечение срока действия соглашения или контракта (для контрактной документации);


• Завершение ежегодного внутреннего аудита (для дел с ежегодной бухгалтерской отчетностью);


• Закрытие проекта (для проектной документации);


• Вывод из эксплуатации установки или объекта (для ряда инженерных дел);


• Ликвидация организации (для уставов и других ключевых для корпоративного управления документов).

Определение даты уничтожения только на основании времени создания дел чревато риском уничтожить документы даже ещё до начала отсчета их срока хранения, не говоря уже о его истечении.  В лучшем случае сотрудникам Вашей организации придётся анализировать списки потенциально подлежащих уничтожению дел и документов, и откладывать уничтожение многих из них. В худшем случае электронные документы преждевременно автоматически удаляются, а бумажные дела файлы отправляются на переработку, что противоречит внутренней политике организации и нарушает закон.

Отслеживание основанных на событиях (условных) сроков хранения

В качестве прямой альтернативы обоих кошмарным сценариям, убедитесь, что отслеживание основанных на событиях (условных) сроков хранения встроено в архитектуру и конфигурацию Вашего программного обеспечения для управления документами.

В простейшей форме это означает:

• Возможность ссылаться на конкретные события в используемых в системе правилах отслеживания сроков хранения;


• Поддержка «точек ввода», через которые пользователи информируют систему о фактическом наступлении событий;


• Вычисление срока хранения на основе сведений о том, когда произошло соответствующее событие;


• Отправка владельцам документов уведомлений о том, что срок хранения документов истек;


• Поддержка возможности, позволяющей пользователю отложить уничтожение в случае, когда есть соответствующий судебный запрет либо иная существенная деловая причина, оправдывающая дальнейшее хранение документов.

Имея такие базовые функции, Ваше программное обеспечение для управления документами будет куда более готово к том, чтобы управлять всем спектром сроков хранения, с которыми Вам придется столкнуться в реальном мире!

Росс Непин (Ross Nepean)

Мой комментарий: Я бы к сказанному добавила следующее: унаследованные от бумажной эпохи сроки хранения столь многообразны и сложны, что практически нереально создать программное решение, способное поддерживать их все до единого. Опытные коллеги рекомендуют «укрупнять» сроки хранения (чтобы программировать в системе максимум сотни, но не тысячи правил); по возможности, заменять условные сроки, с которыми всегда много проблем (главная из которых – заставить пользователей своевременно информировать систему о событиях) на заведомо их покрывающие более длительные фиксированные сроки; использовать просто отслеживаемые сроки с последующим проведением дополнительной экспертизы ценности документов и т.д.

Таким образом, от программного решения следует требовать определенного разумного набора функциональных возможностей, понимая, что некоторые сложные ситуации придётся «разруливать» за счет «военной хитрости» и организационных мер.

Источник: блог компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/records_management_software/is-your-rm-software-ready-for-real-world-records-retention/