среда, 3 февраля 2016 г.

Лючия Стефан: Основные проблемы управления документами, которые нужно решить в 2016 году


Данная заметка работающего в Великобритании румынского специалиста Лючии Стефан (Lucia Stefan – на фото), в настоящее время – владельца компании Archiva Ltd, была опубликована 3 января 2016 года в социальной сети LinkedIn.

Каждый год люди составляют планы на новый год. Я для себя давно уже заменила слово «планы» на «пожелания», и ниже приведен мой список проблем в области управления документами, которые нужно было бы решить в 2016 году. Это мои личные идеи, и, соответственно, в них могут быть ошибки, за которые я заранее извиняюсь. Поскольку я живу и работаю в Великобритании, то мои идеи отражают точку зрения британской школы управления документами.

1. Управление документами следует интегрировать в концепцию ITIL® версии 3

Мой комментарий: ITIL (от Information Technology Infrastructure Library – «библиотека методов организации ИТ-инфраструктуры», см. http://www.itil.co.uk ) – известная концепция управления информационными технологиями.

ITIL выступает за то, чтобы ИТ-услуги и сервисы соответствовали потребностям деловой деятельности и поддерживали её основные процессы. ITIL предлагает организациям и частным лицам рекомендации по использованию информационных технологий в качестве инструмента, упрощающего изменения в деловой деятельности и способствующего трансформации и росту.

В настоящее время наилучшая практика ITIL описана в  пяти ключевых публикациях:
  • «Стратегия оказания услуг» (ITIL Service Strategy);

  • «Проектирование услуг и сервисов» (ITIL Service Design);

  • «Трансформация услуг и сервисов» (ITIL Service Transition);

  • «Оперативное предоставление услуг и сервисов» (ITIL Service Operation);

  • «Непрерывное улучшение качества услуг и сервисов» (ITIL Continual Service Improvement).
Наилучшая практика ITIL легла в основу международного стандарта из нескольких частей ISO/IEC 20000 «Информационные технологии – Управление услугами» (Information technology - Service management, разработанного на базе британского стандарта BS 15000). В России стандарт адаптирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000 «Информационная технология. Управление услугами».

Специалисты по управлению документами часто жалуются на неопределенный статус электронных документов в ИТ-сфере. ИТ-подразделениями управление документами никогда не рассматривается как критически-важный сервис, и, как результат, к специалистам по управлению документами часто обращаются только после того, как  аудит выявляет серьезные проблемы с соблюдением законодательно-нормативных требований. В прочих ситуациях ИТ-персонал смотрит на них как на парий или не считает чем-либо для себя полезными.

Я никак не могла понять, почему так происходит, пока не пошла на курсы обучения для  получения базового сертификата владения ITIL® версии 3. В Википедии ITIL (ранее это сокращение расшифровывалось как «библиотека методов организации ИТ-инфраструктуры») определяется как набор практик управления ИТ-услугами (IT Service Management, ITSM), основное внимание в которых обращается на соответствие ИТ-услуг потребностям деловой деятельности.

С июля 2013 года права на ITIL принадлежит компании Axelos Ltd., которая лицензирует использование организациями интеллектуальной собственности ITIL, аккредитует лицензированные проверяющие учреждения (Examination Institutes) и управляет процессом обновления концепции.

Все ИТ-подразделения управляются в соответствии с ITIL, и каждый ИТ-директор и руководитель ИТ-подразделения знаком с ITIL. В данном случае важно знать, что частью ITIL® версии 3 является управление знаниями – но не управление документами. Из-за невключения в концепцию ITIL управление документами не признается в качестве составной части ключевых ИТ-услуг, и следствием этого является его низкий статус в глазах сотрудников ИТ-подразделений.

Как для британских профессиональных ассоциаций, таких как IRMS (Information and Records Management Society - Британское общество специалистов по управлению документами и информацией) и ARA (Archives and Records Association – Ассоциация специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела), так и для международных ассоциаций AIIM и ARMA International критически-важное значение имеет борьба за интеграцию управления документами в концепцию ITIL® версии 3  - либо независимо, либо в составе сервисов управления знаниями.

Только став составной частью концепции ITIL, управления документами может получить соответствующий статус в ИТ-подразделениях. Сделать это несложно, и теоретическая основа для этого уже была заложена в стандарте MoReq2010 ( http://www.moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf  ). Гениальность MoReq2010, плохо понятого и сильно критикуемого традиционными специалистами по управлению документами (на самом деле MoReq2010 куда жёстче критикуют именно высококлассные современные специалисты, которые в нём прекрасно разобрались; а «традиционные» (читай – «бумажные») специалисты его не читали и не читают – Н.Х.), заключается в описании всех функций управления документами как услуг и сервисов. MoReq2010 является тем инструментом, который может способствовать интеграции управления документами в концепцию ITIL® версии 3, поскольку в нём управление документами представлено как услуга.

Мой комментарий: Никогда не входя в число горячих поклонников MoReq2010, я всегда говорила и писала о том, что в него заложено немало новых ценных идей, которые было бы жалко потерять. Однако авторитетным, широко признанным документом MoReq2010 так и не стал – и уже никогда не станет. Его время ушло, да и ситуация в мире и в отрасли с 2011 года изменилась…

2. Создание и укрепление взаимосвязи между управлением документами и электронной  архивацией (digital archiving)

В управлении документами используется модель жизненного цикла документов, представляющая собой динамический подход на базе жизненного цикла - в то время, как  электронная архивация опирается на модель OAIS («открытой архивной информационной системы», см., например публикацию Брайана Лавуа, http://www.dpconline.org/docs/lavoie_OAIS.pdf ). Проблема в том, что между двумя областями существует разрыв в теоретическом плане. Управление документами завершается этапом окончательного решения судьбы документов, что понимается как уничтожение либо передача на архивное хранение. Электронная архивация начинается со ввода избежавших уничтожения материалов в OAIS-хранилище. Нет под рукой ни теории, ни руководств, ничего, что помогло бы обеспечить «сквозную» передачу электронных архивных объектов от специалистов по управлению документами электронным архивистам. В реальной жизни передача массивов электронных документов из организаций в OAIS-хранилища случается редко,  и своими глазами я пока что такого не видела.

Как можно преодолеть этот разрыв? По моему личному мнению, отказавшись от модели жизненного цикла и заменив её моделью OAIS, модифицированной для активных (т.е. активно используемых в оперативной деятельности организации – Н.Х.) документов и материалов. Такой подход позволил бы объединить две области под «зонтиком» единой теоретической модели. В таком случае процесс приема на хранение начнется уже не со ввода электронных объектов в архивное OAIS-хранилище, но со ввода (путем создания, захвата или декларирования) электронного объекта в текущее (оперативное) хранилище. Расширение концепции OAIS и охват ею активных документов обеспечил бы согласованность в управлении электронными активами. Этот подход уже начал прорабатываться в рамках проекта e-Ark ( http://www.eark-project.com/about - от European Archival Records and Knowledge Preservation – «Обеспечение долговременной сохранности архивных документов и знаний Европы»; или же просто «Электронный ковчег». Подробнее о проекте см. посты на моём блоге http://rusrim.blogspot.ru/search/label/e-Ark - Н.Х.), который выполняет DLM-Forum. Надеюсь, что 2016 год принесёт нам долгожданную единую модель для текущих и архивных хранилищ документов.

3. Начало реального общения между специалистами по управлению документами и поставщиками ИТ-систем и приложений

Поставщики ИТ-решений редко прислушиваются к мнению специалистов по управлению документами. Результатом этого является хаотическое развитие систем для управления информацией, которые в большинстве случаев не соответствуют основным законодательно-нормативным требованиям.

Сообщения в социальных сетях могут стать документами, как это продемонстрировало судебное дело «Макальпин против Беркоу» (McAlpine v Bercow, 2013, см. https://en.wikipedia.org/wiki/McAlpine_v_Bercow ), - однако большинство приложений для работы в социальных сетях неспособны сохранять сообщения в формате, гарантирующем их целостность и аутентичность.

Большинство основных систем управления базами данных не соответствуют требованиям законодательства о защите персональных данных (Data Protection Act) (сомнительное, с моей точки зрения утверждение, постольку британский закон, как и наш, устанавливает требования не к техническим средствам, а к процессам обработки персональных данных – Н.Х.).

Соответствие законодательно-нормативным требованиям на практике является главной головной болью для многих финансовых и прочих коммерческих организаций, являясь  результатом того, что ИТ-отрасль не общается с профессионалами в области управления документами / данными и с другими специалистами по комплайенсу.

В Великобритании, единственный период реального взаимодействия между ИТ-отраслью и специалистами по управлению документами /данными был в золотые дни сертификации информационных систем на соответствие требования Национальных Архивов страны TNA 2002. Поставщикам приходилось создавать удовлетворявшие требованиям законодательства системы управления документами, поскольку в противном случае они могли не получить от Национальных Архивов Великобритании столь желанных сертификатов.

Эти дни, однако, давно миновали. В ситуации, когда на подходе гораздо более ограничительное новое законодательство Евросоюза о защите персональных данных, поставщикам и занимающимся вопросами соответствия законодательно-нормативным требованиям специалистам по управлению документами / данными, следует снова встретиться и поговорить. Это действительно срочное дело.

Лючия Стефан (Lucia Stefan)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/my-records-management-new-year-wish-list-lucia-stefan-mphil-

Комментариев нет:

Отправить комментарий