Методология оценки уровня управления документами: Сравнение стандартов ISO 15489 и ISO 30301

До официальной публикации стандартов ISO 30300 и ISO 30301 новой системы менеджмента – системы менеджмента документов (СМД) – осталось совсем немного времени. До сих пор горячего энтузиазма по этому поводу в профессиональной среде не ощущается, и все чаще задаются вопросы типа «кому это нужно», «зачем нам СМД, если у нас есть ISO 15489». Не осталось незамеченным и то, что большая часть текста новых стандартов практически без изменений взята из ISO 15489 и «упакована» в виде, предписанном Международной организацией по стандартизации (ИСО) для стандартов менеджмента.

Думаю, во многом по этой причине один из лидеров проекта СМД Карлота Бустело (Carlota Bustelo Ruesta) в заметке, опубликованной 20 сентября 2011 года на блоге «ISO 30300», попыталась объяснить преимущества новых стандартов перед уже существующими.

Методология всех стандартов системы менеджмента, в том числе и ISO 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), основана на идее непрерывного совершенствования. Одним из столпов этой методологии является формализация оценки уровня соответствия. Сам процесс оценки основывается на обязательных требованиях, представляющих собой «неизбежную» часть системы менеджмента.

Идея заключается в том, что после внедрения системы менеджмента документов действует ряд механизмов, позволяющих оценивать уровень соответствия и эффективности. Наличие такой оценки позволяет начать действия по улучшению. Это непрерывный идущий процесс, и одним из наилучших его представлений является PDCA-цикл Деминга (аббревиатура от Plan, Do, Check, Act – спланировать, выполнить, проверить, исправить).

Выраженная в такой простой форме, эта идея настолько логична, что может быть задан вопрос: а что же тут нового? По правде говоря, новизны здесь, действительно, немного, поскольку подобные методологии стали широко распространены в управлении организациями в результате успеха стандартов ISO 9000 и ISO 14000 (систем менеджмента качества и окружающей среды – Н.Х.). Тем не менее, в области управления документами новое всё же есть.

В первой части («Общие требования») стандарта ISO 15489 (у нас она известна как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - Н.Х.), вопрос об оценке соответствия установленным требованиям (глава 10 «Мониторинг и аудит») рассматривается неглубоко, просто заявляется, что такой мониторинг «должен быть». Во второй части стандарта («Руководство») несколько более подробно объясняется, что должен представлять собой такой надзор: поддержание доказательной силы и мониторинг производительности с использованием показателей-индикаторов. Эти предложения носят очень общий характер, и даже в организациях, которые руководствуются данными стандартами при налаживании управления документами, они вряд ли привели к возникновению системы оценки, позволяющей обеспечить непрерывное совершенствование.

В стандарте ISO 30301, как и в родственных стандартах ISO 9001 и ISO 14001, имеется ряд жестких требований к механизму оценки, которые впоследствии также позволяют проводить сертификацию независимой третьей стороной.

Эти требования можно сгруппировать следующим образом:

• Мониторинг и измерения. Организация должна определить, по каким показателям (индикаторам) будут контролироваться и измеряться достигнутые результаты, тем самым формализуя эту практику.
  
  
• Проведение анализа и оценки ранее достигнутых результатов, позволяющих выявить негативные тенденции, мешающие достижению поставленных целей, и спланировать корректирующие действия по их устранению.
  
  
• Внутренний аудит. Должен существовать формальный процесс регулярного проведения внутреннего аудита нейтральными аудиторами, представляющими отчет о его итогах. К ним относятся: сведения о соответствии и несоответствии, о рисках и возможностях для улучшения, о сильных и слабых сторонах. В случае выявления несоответствий требуется выполнить корректирующие действия и процедуру проверки того, что соответствующие меры были реализованы и привели к желаемому эффекту.
  
  
• Анализ высшим руководством. В дополнение к внутреннему аудиту, и обычно через более длительные интервалы времени, высшему руководству следует проводить анализ состояния системы менеджмента. По итогам такого анализа подтверждается либо обновляется политика и цели управления документами.

Весь этот процесс не следует путать с аудитом, проводимым независимым органом по сертификации, подтверждающим соответствие требованиям ISO 30301. Такой аудит не заменяет внутренний аудит, хотя он и проводится по аналогичной методике. Нужно иметь в виду, что для получения сертификации необходимо соответствовать всем требованиям, в том числе и требованиям к процессу оценки.

Карлота Бустело (Carlota Bustelo Ruesta)

Источник: блог «ISO 30300»
http://www.iso30300.es/metodologia-de-evaluacion-de-la-gestion-documental-iso15489-vs-iso30301